هوشمند سازی سازمان چیست و سازمان هوشمند چه ویژگی هایی دارد؟

در این مقاله به تعریف هوشمند سازی سازمان میپردازیم و هدف اصلی آن است تا در سازمان هوشمند و یادگیرنده، انواع دانشهای پدید آمده از نهاد متخصصین این حوزهمورد بررسی قرار گیرد تا از طریق آن بتوان راهی برای هوشمند سازی سازمان پدید آورد. در ادامه نیز به استراتژی های دخیل در هوشمند سازی سازمان و دیدگاه های متفاوت در این خصوص خواهیم پرداخت.

تعریف هوشمند سازی سازمان چیست؟

عصری که در آن زندگی میکنیم در حال تکوین تمدن نوینی است. این تمدن نوین با ورود فناوری اطلاعات در تمام عرصه های زندگی شکلی را پدید آورده که با دوره های قبل قابل مقایسه نیست.

فناوری اطلاعات در واقع با خود اشکال جدید سازمان، کار، خانواده و نظام جدید اقتصادی، تعارضهای جدید سیاسی و مهمتر از همه آگاهی دگرگون بافتهای را به همراه آورده است؛ از این رو، بیشتر سازمانهای مدرن با چالشهای جدیدی روبرو هستند. افزایش تأثیر مشتری، شدت رقابت، کوتاه شدن چرخه تولید و استمرار و شتاب در تغییر فناوری از جمله مسائلی هستند که سطوح جدیدی از پویایی و پیچیدگی را برای سازمانها بوجود آورده اند. کاربرد فناوری اطلاعات می تواند مزیت رقابتی، افزایش خدمات مشتری و یا ایجاد محیط تولید انعطاف پذیری را فراهم نماید.

تغییرات زیاد عامل ایجاد استراتژی های هوشمند سازی سازمان

افزایش روز به روز حجم اطلاعات و تغییرات شتابان محیطی و ضرورت ایجاد ارتباط مستمر با محیط پیچیده و پویا، نیازمند مدیریت دانش جهت کسب دانش، توزیع دانش سازماندهی و تحلیل و تفسیر مناسب آنها می باشد. مدیریت دانش به مدیران کمک می کند تا در تحلیل اطلاعات و انتخاب درست آنها تصمیمات سنجیده تری را اتخاذ نمایند و سازمان خود را جهت بقاء و رشد با محیط سازگار کنند.
دانش در سازمانهای امروزی به عنوان یک دارایی با ارزش و مدیریت دانش به عنوان اولین و اساسی ترین اولویت مورد تاکید قرار می گیرد. برای تحقق چنین امری، سازمانهای عصر حاضر به اجرای استراتژی هایی می پردازند که به هوشمند سازی سازمان کمک می کند.

استراتژی اقدام به هوشمند سازی سازمان در واقع واکنش سنجیده و مناسب را در مقابل تغییر و تحولات محیطی دنبال می کند. بنابراین دانش سازمانی این امکان را به سازمانها می دهد که دانش و اطلاعات مهم را ایجاد، گزینش، سازماندهی و منتشر نمایند و تخصصی را که برای فعالیتهایی همچون حل مشکلات، یادگیری پویا و مستمر، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری ضروریست، یاد بگیرند و مدیریت استراتژیک را سر لوحه کار خود قرار دهند..

امروزه بسیاری از سازمانها دریافته اند که جهت کسب موفقیت در اقتصاد چه در دنیای کنونی و چه آتی به چیزی بیش از دستیابی اتفاقی و ناآگاهانه به دانش یکپارچه نیاز دارند. برای مدیریت این دانش که به مثابه یک منبع حیاتی در سازمان هوشمند تلقی می شود به افرادی نیاز هست که دانش را شناسایی و درک کرده و به ترتیبی تأثیر واقعی دانش را در سازمان مستندسازی نمایند.
اکنون در عصر دانش ورزان قرار داریم، مدیران و متخصصان آگاه، اقدام به مدیریت دانش می نمایند تا سازمان هوشمند و یادگیرنده ایجاد کنند و بدین ترتیب عملکرد سازمان را افزایش دهند و در نهایت گامی در جهت هوشمند سازی سازمان بردارند.

سازمان هوشمند و یادگیرنده چه ویژگی دارد؟

سازمان به عنوان سیستم باز؛ اطلاعات، مواد و انرژی را از محیط دریافت میکند و آنگاه آنها را پردازش کرده و به دانایی، کالا و خدمات تبدیل می نماید تا در محیط مورد استفاده قرار می گیرد؛ بنابراین، رابطه محیط و سازمان یک رابطه دوطرفه و حیاتی است. سازمانها برای توجیه موجودیت مستمرشان به محیط وابسته اند و می دانند که محیط پیچیده و نا پایدار برای رشد و بقای سازمانها جهت یادگیری موقعیتهای احتمالی حال و آینده ضروری است و این آگاهی کسب شده را برای تغییر به هنگام رفتارشان لازم می دانند.

تفاوت سازمان هوشمند با سازمان های سنتی

هوشمندی سازمان های سنتی وابسته به هوشمندی انسانهایی است که در آن کار میکنند و به ویژه وابستگی به هوشمندی مدیران آن سازمانها دارند. از عوامل دیگری که به نوعی در هوشمند سازی سازمان های سنتی مؤثرند ساختار و فرهنگ سازمانی می باشند. اما سازمان هوشمند نوین با سازمان سنتی تفاوت ماهینی دارند. این سازمانها سیستمهای هوشمند اطلاعاتی را ایجاد و مورد استفاده قرار میدهند (الهی و آذر، ۱۳۷۸) و علاوه بر بهره گیری از هوشمندی عناصر داخلی به نوعی هوشمندی فراگیر می رسند که مستقل از هوشمندی اجزای آنهاست. نوع اخیر هوشمندی در پیوند میان اجزای داخلی و خارجی سازمان و در بستر تعاملی آنها پدید می آید. نخستین مشخصه این سازمانها تغییر پذیری آنهاست. این تصور بسیار خوش بینانه است که سازمانهایی که بدون فناوری سازمان هوشمند، اداره می شوند حداکثر به اندازه تغییر پذیری مدیرانشان انعطاف دارند. چرا که مدیران باید برای اعمال هرگونه تغییر در سازمان، وفت و منابع زیادی را صرف تحلیل، برنامه ریزی، توجبه کارکنان و جلب مشارکت آنان نمایند.

سازمان هوشمند از فناوریهای نوین که به صورت یکپارچه طراحی و ایجاد می شود بهره می گیرند تا در تعامل با محیط عملکرد خود را ارزیابی و اصلاح نماید.

هوشمند سازی سازمان رو بنای سازمان یادگیرنده

از سوی دیگر سازمان هوشمند برای دستیابی به اهدافش براساس دانشی که از محیط داخلی و خارجی دارد، سازگاری را به وجود می آورد. بنابراین، سازمان هوشمند یک سازمان یادگیرنده است. سازمانهای یادگیرنده دارای پنج مشخصه اصلی می باشند که عبارتند از:

1. تسلط فردی
2. الگوهای ذهنی
3. چشم انداز مشترک
4. یادگیری گروهی
5. تفکر سیستمی
   

از سوی دیگر سازمان یادگیرنده مهارتهایی را در ایجاد کسب و انتقال دانش دارد و رفتارش را جهت منعکس کردن دانش و بینش جدید اصلاح می کند.

فرآیند اصلی در هوشمند سازی سازمان چیست؟

مارچ و اولسن، براین عقیده اند که هوشمند سازی سازمان دو فرآیند اساسی را به وجود می آورد

الف – محاسبه عقلائی

ب – یادگیری از تجربه و محاسبه عقلانی

انتخاب یک گزینه بر اساس ارزیابی آنچه که پیش بینی شده و آنچه که به دست آمده صورت می گیرد، اما یادگیری از تجربه انتخاب یک گزینه بر اساس انبوهی از تجربیات گذشته و قوانین به وجود آمده می باشد که نگاهی به گذشته و تاریخ دارد تا اینکه راهنمایی برای عملکرد آینده خویش بیابد. سازمان هوشمند در واقع سازمانی است که نخست اطلاعات و هوشمندی را برای برآورد نیازهای مشتریان، هماهنگ و اداره کند. دوم به ایجاد و تبدیل منابع هوشمند بیش از مدیریت فیزیکی و دارائیهای موجود وابسته باشد. وقتی این وظایف به هم گره می خورند و متراکم می شوند خوشه های هوشمند قابل کنترل را به وجود می آورد که فعالیتهای خدماتی خوانده می شود.

نقش فناوری اطلاعات در هوشمند سازی سازمان چیست؟

فناوری اطلاعات امکان واگذاری فعالیتهای خدماتی به سازمانهای دیگر به وجود می آورد. این سازمانها با بکارگیری فناوری اطلاعات توجه خود را بر روی محصولات دانش محور متمرکز می کنند، که در عرصه رقابت موجب برتری آنها می گردد. آنگاه سازمان هوشمند، سیستمهای هوشمند مدیریت اطلاعات را برای هماهنگ کردن بسیاری از مراکز فعالیتی که به طور پراکنده نیازهای مشتریان را برآورده میکنند به کار می گیرد.

صاحب نظران هوش سازمان را به عنوان توانایی جهت سر و کار داشتن با پیچیدگی تعریف می کنند، از این دیدگاه هوش سازمانی یعنی توانایی کسب، مشارکت و انتقال دانش است.

از نظر گریگوری مفهوم هوش دو معنی را نشان می دهد ۱- تملک دانش ۲- دانش آفرینی
تملک دانش، انباشت دانش را فراهم می آورد که ما آن را به منظور درک و با رفع مشکل به کار می گیریم. ایجاد دانش زمانی اتفاق می افتد که نوآوری برای حل مشکلات جدید به وجود آید طوریکه نتوان آن را در انباشت دانش یافت. بنابراین می توان گفت که ایجاد نوآوری، نشانه رفتار هوشمندانه استو هوشمندی استراتژیک ار در پی خواهد داشت.
شاید بتوان هوش را کیفیت رفتار تصور کرد. رفتاری که روشهای مؤثر را برای سازگاری جهت برآوردن نیازها با توجه به تغییرات محیط نشان دهد ولی پیچیدگی با پاسخ به پرسشهای ذیل معین می شود.

• چرا به منابع اطلاعاتی زیادی نیاز داریم؟
• چگونه بسیاری از عناصر کاری با هم هماهنگ می شوند؟
• چه نوع و چه مقدار روابط این عناصر را به هم پیوند می زند؟

براساس تجزیه و تحلیل این پرسشها، هوش سازمانی از سه طریق معین و محاسبه می گردد:

1. توانایی جهت دسترسی به دانش و اطلاعات (اتصال)
2. توانایی برای ترکیب و توزیع اطلاعات (مشارکت)
3. توانایی برای گزینش مفهومی داده ها (ساختدهی) همچنین فرایند یادگیری سازمانی نیز مبتنی بر کسب دانش، توزیع دانش و تفسیر دانش می باشد

کسب دانش: ابزار ارتباط دهی منابع اطلاعات عبارتند از: رسانه ها، موقعیت ها و کاربران در کسب دانش اطلاعات دقیق متشکل میگردد و در زمان مناسب و موقعیت مناسب در اختیار کاربران مناسب قرار می گیرد.

توزیع دانش؛ افراد می توانند در تفسیر و اجرای داده ها شریک شوند و داده ها را به خوبی پردازش نمایند. در توزیع اطلاعات، سازمان به همراه واحدها و اعضای خود در اطلاعات کسب شده شریک می شوند.

تفسیر دانش: ساختدهی و با تفسیر اطلاعات نیز به معنی مفهوم بخشیدن و با درک معنایی اطلاعات است. طبقه بندی مقوله ها، فهرستها، جداول و پالایش آنها تفسیر محسوب می شود. افراد به دلیل ساختارهای اعتقادی متفاوت و بینشهای خاص خود تفسیرهای گوناگونی دارند. بنابراین مرحله تفسیر اطلاعات بیشترین توان را برای بهره برداری استراتژیک از اطلاعات دربر دارد. درباره مدیریت دانش بیشتر بدانید.

نقش حلقه های یادگیری در سازمان یادگیرنده و هوشمند سازی سازمان

یادگیری موثر نه تنها باید به طور مستمر بلکه حتی فراتر از مراحل تشخیص و اصلاح اشتباهات گذشته صورت گیرد. گاهی پرسش های اساسی در مورد هنجارهای خط مشی ها و اهداف سازمان نیازمند پاسخ جدید می باشند که با در هوشمند سازی سازمان به آن توجه ویژه داشت.

یادگیری سازمانی زمانی اتفاق می افتد که اعضای سازمان نسبت به تغییرات محیط داخلی و خارجی واکنش نشان دهند و این مسأله از طریق تشخیص و اصلاح اشتباه بین نتایج به دست آمده و آنچه که مورد انتظار بود و یا از طریق اصلاح استراتژی ها، پیش فرضها و هنجارها صورت می گیرد

یادگیری تک حلقه ای

زمانی که اصلاح اشتباه بدون درگیر شدن با هنجارهای سازمانی موجود صورت گیرد، وجود یک حلقه بازخور بین عمل و نتیجه برای تعدیل رفتار سبب می شود که عملکرد در یک حد معین با توجه به هنجارهای سازمان حفظ گردد. هدف از این نوع یادگیری افزایش اثربخشی سازمان در میان هنجارهای موجود است.

یادگیری دو حلقه ای

این یادگیری نه تنها به اصلاح اشتباه مربوط می شود بلکه به اصلاح هنجارها نیز ارتباط دارد. هدف از این نوع یادگیری اطمینان بخشیدن به رشد و بقای سازمان از طریق حذف هنجارهای ناسازگار، تنظیم اولویت های جدید، و با تجدید ساختار هنجارها و پیش فرضهایی است که به راهبردهایشان مربوط می شود.
اگرچه هر دو نوع یادگیری، سازگاری را از طریق غلبه بر انحرافات به وجود می آورند اما یادگیری دو حلقه ای، خلاقیتها و ذهنیتهای جدیدی را به همراه دارد. بیشتر سازمانها یادگیری تک حلقه ای دارند یعنی عملکردشان را بر طبق اهداف میسنجند و آنگاه انحرافات را از طریق تغییر رویه های عملیاتی اصلاح میکنند.

یادگیری سه حلقه ای

یادگیری سه حلقه ای زمانی واقع می شود که سازمانها یاد بگیرند که چگونه یادگیری تک حلقه ای و دو حلقه ای را اجرا کنند. یادگیری سه حلقه ای توانایی یاد گرفتن درباره یادگیری است. در یادگیری سه حلقه ای مدلهای ذهنی افراد و متغیرهای هدایت تعویض می شوند و در نتیجه عملیات و نتایج تغییر می کنند. یادگیری سازمانی نباید با تغییر سازمانی یکسان گرفته شود. تغییر تدریجی بر اساس مفروضات و پارامترهای موجود، یادگیری را به وجود می آورد. ولی سازمان هوشمند یاد می گیرد که تغییر کند و همانطوری که تغییر می کند یاد می گیرد و این گام مهمی در هوشمند سازی سازمان تلقی میشود.

نگرش های نظام یافته

تنها تفاوت اساسی سازمانها در توانایی شان جهت کسب، ایجاد و به کارگیری دانش است. دانش را می توان مخلوط سیالی از تجربیات، ارزشها و نگرشهای نظام یافته دانست که چهارچوبی برای ارزشیابی و بهره گیری از تجربیات و اطلاعات جدید بدست می دهد. از اینرو دانش مفهومی ساده و روشن نیست بلکه ترکیبی از چند عامل متفاوت است. سیالی است که در عین داشتن ساختهای مشخص، ابهامی و شهودی است و به همین علت به راحتی نمی توان آنرا در قالب کلمات و به صورت تعریفی منطقی عرضه کرد.

عده ای از دانشمندان رفتار هوشمند را در هدایت اهداف و سازگاری آن می بینند (مینسکی، ۱۹۸۶)

هوشمند سازی سازمان با دیدگاهی جامعه نگر

جهان فراصنعتی معاصر، پیچیدگی ها و ویژگی های خود را دارد، به نحوی که محیط اطراف ما را به کلی دگرگون ساخته، باورهای ما را با پرسش روبرو کرده، هنجارها را به چالش کشیده و روابط ما را به سختی تحت تأثیر قرار داده است. این پدیده، محصول سه حوزه کاملا تخصصی از علوم اجتماعی است. این حوزه ها عبارتند از سیاست، اقتصاد و ارتباطات.
سیاست، ابزار کار کارگزاران سیاسی است و بازی های ریاضی گونه خاص خود را دارد و ما هم خواه ناخواه، تابع سیاست های پیچیده جهانی هستیم، گاه در مقابل یکدیگر می ایستیم و گاه هم راستا می شویم و به منافع مشترک می رسیم.
در طرف دیگر، علم اقتصاد را داریم که علم منابع کمیاب و رفتارهای سیری ناپذیر است، رفتارهایی که مانع حرکت آزاد سیاست های جهانی می شوند، ودر سوی دیگر، علم ارتباطات قرار دارد، علمی که امکان پیوند و تعامل سازنده بین علم اقتصاد و سیاست را فراهم می سازد. این گزاره، هم در ابعاد کلان معتبر است و هم با نگرش خرد سنخیت دارد و در هر دو حال هم کاربردی است.
از طرف دیگر، جهان صنعتی در مقابل صف آرایی کشورهای فراصنعتی، واکنش نشان می دهد و رفتارهای خاص خود را دارد و برای بهره برداری از دستاوردهای دانش بشری در زمینه های فوق الذکر، لازم می بیند که از الگوی آزادسازی استفاده کند و به دنبال رشد هوشمند سازی سازمانهای خود باشد تا در عمل فرایند تعامل سازنده را تعالی ببخشد.

مدارهای هوشمندگرایی

هوشمندگرایی (Smarticism) در چهار مدار قابل تعریف است و چهار زاویه مختلف را در برمی گیرد که هر یک در نوبه خود، اساس یک تحول هوشمند است:
الف) انسان های هوشمند.
ب) آزادسازی هوشمند.
پ) اطلاعات هوشمند.
ت) مدیران هوشمند.
انسان های هوشمند، پیشگامان توسعه هستند، انسان هایی که گلوگاه های توسعه نیافتگی را می شناسند، به جریان انتقال از یک جامعه متمرکز به جامعه غیرمتمرکز باور دارند و مسؤولیت پذیر عمل می کنند. این انسان ها، ضرورت تعامل سازنده با محیط را با تمام وجود خویش حس می کنند و از همین رو، به طور هوشمند، عمل می کنند.

نتیجه گیری

سازمان هوشمند، قابلیت و مهارت خاصی را جهت کسب، سازماندهی و به اشتراک گذاردن انواع دانش های سازمان خود دارند. این سازمانها با مدیریت دانش قادرند همواره رفتارشان را با محیط متغیر و پویا منطبق نمایند و بر عملکردشان بیافزایند.

افزایش روز به روز حجم اطلاعات، تغییرات شتابان محیطی و ضرورت ارتباط مستمر با محیطی که همواره در حال تغییر و دگرگونی است نیازمند هوشمند سازی سازمان از طریق کسب دانش دقیق، صحیح و به موقع و سازماندهی و تحلیل مناسب آنهاست. مدیریت دانش، به مدیران سازمانها کمک می کند تا به تحلیل مناسبی از مسائل سازمان دست یابند و تصمیمات سنجیده تری اتخاذ کنند و سازمان هوشمند از طریق پیوند دانش سه گروه از متخصصان (متخصصان حرفه ای، متخصصان اطلاعات و متخصصان فناوری اطلاعات) و با تکیه بر دانشهای موجود در سازمان (ضمنی، صریح، زمینه ای و فرادانش) بر عملکردش می افزاید، دانش و مهارت متخصصان اطلاعات در واقع زیربنای دانش سازمان هوشمند تلقی می گردد که رکن اساسی هوشمند سازی سازمان را شامل میشود.
این متخصصان به طور مشترک به سازمان دادن خط مشی های اطلاعات و دانش، ساختارها، فرآیندها و سیستمهایی که یادگیری سازمانی را توسعه می بخشند، کمک می نمایند.
سازمانهای قرن بیست و یکم به همکاری هر چه بیشتر و مؤثرتر متخصصان اطلاعات نیاز دارند تا بتوانند گامهای اساسی به سوی سازمان هوشمند بردارند. دنیای کاری جدید نیازمند قابلیت درک مشکلات جدیدی است که با موقعیتهای محیطی تغییر می کند. از این رو، سازمان هوشمند نه تنها به دنبال بافتن پاسخهای درست جهت سازگاری خود با محیط است بلکه به دنبال دستیابی به پرسشهای درست نیز تلاش می کنند. در این دیدگاه لازم است تمامی فرآیندهای کاری جهت نوآوری، ایجاد، توزیع، نوسازی و به کارگیری دانشهای موجود در سازمان به منظور بقا و رشد سازمانی شکل گیرد تا هوشمند سازی سازمان به طرزی شگرف محقق گردد.