ماتریس RACI

در این مقاله به موضوع ماتریس RACI پرداخته ایم. در ابتدا ضمن ارائه تعریفی از ماتریس RACI به تحلیل اجزای تشکیل دهنده آن نیز اشاره نموده ایم. در ادامه به زمان استفاده ماتریس RACI، مزایا ومعایب و ماتریس های جایگزین آن نیز توضیحاتی ارائه داده ایم. در نهایت نیز به نحوه ایجاد یک ماتریس RACI پرداخته ایم. با مطالعه این مقاله به اطلاعات مناسبی در زمینه ماتریس RACI دست خواهید یافت. در آخر می توانید دیدگاه ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

مقدمه ای بر ماتریس RACI

ماتریس RACI مدت‌هاست که به عنوان یک ابزار محبوب در میان مدیران پروژه در سراسر جهان شناخته می‌شود. همچنین به عنوان چارت و نمودار RACI نیز شناخته می‌شود، این ابزار برای روشن‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان برای هر وظیفه، نقطه عطف و تصمیمی که در طول یک پروژه رخ می‌دهد، استفاده می‌شود. این ماتریس طراحی شده است تا ارتباطات شفاف و گردش کار روان را در تمام بخش‌های یک تیم تضمین کند. مدیریت مؤثر پروژه برای موفقیت هر پروژه‌ای ضروری است، اما پیچیدگی‌های موجود اغلب می‌تواند منجر به سردرگمی و ناکارآمدی شود. یکی از چالش‌های رایج، عدم وضوح در نقش‌ها و مسئولیت‌ها است که می‌تواند باعث تأخیر و خطا شود. در نهایت، مدیران پروژه باید به دنبال فرآیندی باشند که در آن همه بدانند چه انتظاری از آن‌ها می‌رود و توسط چه کسی، که منجر به یک جریان کار ساده و کارآمد می‌شود.

ماتریس RACI چیست؟

یک ماتریس RACI، که همچنین به عنوان چارت و نمودار RACI شناخته می‌شود، نوعی ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM) در مدیریت پروژه است. در عمل، این یک جدول ساده یا صفحه گسترده است که تمام ذینفعان یک پروژه و سطح مشارکت آن‌ها در هر وظیفه را با حروف R، A، C یا I مشخص می‌کند. پس از تعریف این نقش‌ها، می‌توان وظایف را به نقش‌ها نسبت داد و کار را آغاز کرد. R، A، C، I مخفف موارد زیر است:

• مسئول (Responsible): این شخص (یا گروهی از افراد) مستقیماً مسئول انجام وظیفه است. فرد مسئول کسی است که کار را برای تکمیل وظیفه یا ایجاد تحویل‌پذیر انجام می‌دهد. هر وظیفه باید حداقل یک فرد مسئول داشته باشد و می‌تواند شامل چندین نفر باشد. افراد مسئول معمولاً در تیم پروژه هستند و معمولاً توسعه‌دهندگان یا سایر خالقان هستند. یک وظیفه ممکن است بیش از یک فرد مسئول داشته باشد.
  
  
•  مسئول اصلی (Accountable): فرد مسئول اصلی در معادله RACI، کارهای مربوط به پروژه را واگذار می‌کند و بررسی می‌کند. وظیفه آن‌ها اطمینان از این است که فرد یا تیم مسئول، انتظارات پروژه را می‌دانند و کارها را به موقع انجام می‌دهند. هر وظیفه فقط باید یک مسئول اصلی داشته باشد و نه بیشتر. افراد مسئول اصلی معمولاً در تیم پروژه هستند و اغلب در نقش‌های رهبری یا مدیریت قرار دارند.

• مشورت شده(Consulted):
  افراد مشورتشده، ورودی و بازخورد در مورد کاری که در یک پروژه انجام می‌شود، ارائه می‌دهند. آن‌ها در نتایج یک پروژه سهم دارند زیرا می‌تواند بر کار فعلی یا آینده آن‌ها تأثیر بگذارد. مدیران پروژه و تیم‌ها باید قبل از شروع یک کار با این ذینفعان مشورت کنند تا ورودی آن‌ها را در مورد نیازهایشان دریافت کنند و دوباره در طول کار و در پایان یک کار برای دریافت بازخورد در مورد نتیجه، با آن‌ها مشورت کنند. هر وظیفه یا نقطه عطف نیازی به یک طرف مشورت شونده ندارد، اما مدیر پروژه باید تمام ذینفعان ممکن را هنگام ایجاد چارت RACI در نظر بگیرد و تعداد افراد مشورت شونده را تا حد ممکن مناسب در نظر بگیرد. با این حال، باید این را فقط به ورودی‌های ضروری محدود کنید. به عنوان مثال، به طور کلی بهترین روش این است که برای هر تیم تحت تأثیر، یک طرف مشورت شونده در نظر گرفته شود تا از گرفتگی فرآیند با ورودی‌های بیش از حد جلوگیری شود. افراد مشورت شونده ممکن است افرادی در تیم پروژه باشند که روی یک کار مشخص کار نمی‌کنند اما کار آن‌ها تحت تأثیر نتیجه خواهد بود. آن‌ها همچنین اغلب هم‌تیمی‌هایی خارج از تیم پروژه هستند – حتی در بخش‌های مختلف – که کار آن‌ها تحت تأثیر نتایج پروژه خواهد بود.

• آگاه (Informed):
  افراد آگاه نیاز دارند که در جریان پیشرفت یک پروژه قرار بگیرند اما نباید با جزئیات هر کار مشورت یا سرشار شوند. آن‌ها باید بدانند چه اتفاقی در حال رخ دادن است زیرا ممکن است بر کار آن‌ها تأثیر بگذارد، اما آن‌ها تصمیم‌گیرنده در این فرآیند نیستند. افراد آگاه معمولاً خارج از تیم پروژه هستند و اغلب در بخش‌های مختلف قرار دارند. آن‌ها ممکن است شامل سرپرستان یا مدیران تیم‌های تحت تأثیر و رهبری ارشد در یک شرکت باشند.

بیشتر بخوانید: تخصیص منابع

چه زمانی باید از ماتریس RACI استفاده کنید؟

چارچوب یک ماتریس RACI برای تقریباً هر پروژه‌ای مفید است، اگرچه برخی از تیم‌ها ممکن است آن را مفیدتر از دیگران بدانند. به عنوان مثال، من می‌دانم که در ایجاد این مقاله، من طرف مسئول هستم، زیرا کار نوشتن را انجام می‌دهم. ویراستار من مسئول واگذاری و بررسی کار است. و آن‌ها احتمالاً با افراد دیگری مانند یک مدیر ویراستار و یک متخصص سئو مشورت و آن‌ها را آگاه کرده‌اند. اما این پروژه نسبتاً ساده است. فقط چند مرحله طول می‌کشد و شامل تعداد انگشت‌شماری از ذینفعان است. یک چارت RACI رسمی برای پروژه‌های پیچیده و طولانی‌مدت که شامل بسیاری از ذینفعان، وظایف و نقاط عطف است، مفید است، به خصوص اگر کارها همپوشانی داشته باشند.
به عنوان مثال، بازطراحی وب‌سایت یک شرکت نیاز به تیم‌های طراحی، کپی‌رایتینگ و توسعه برای کار همزمان روی وظایف دارد. هر وظیفه بر کار در فروش، بازاریابی، مالی و توسعه کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد. تغییرات ساختاری، جدول زمانی و هزینه‌های عمده نیاز به ورودی و تأیید مدیریت ارشد دارد. نیازها به راحتی نادیده گرفته می‌شوند و الزامات در چنین پروژه‌های پیچیده‌ای حذف می‌شوند. یک مدیر پروژه معمولاً برای جلوگیری از از دست دادن این جزئیات مهم و اطمینان از ارتباطات شفاف در طول پروژه، یک چارت RACI ایجاد می‌کند.

درک زمان و نحوه استفاده از نمودار RACI می‌تواند به طور قابل‌توجهی کارایی و وضوح پروژه را افزایش دهد. در زیر زمان‌های حیاتی برای استفاده از چارچوب RACI آورده شده است:

• در ابتدای پروژه: تعریف مسئول، پاسخگو، مشورت‌شده و اطلاع‌رسانی‌شده از همان ابتدا، انتظارات و کانال‌های ارتباطی شفاف را تعیین می‌کند. این وضوح با اطمینان از درک نقش‌های همه، ترویج همکاری، کاهش ابهام و افزایش احتمال رعایت مهلت‌ها، به جلوگیری از مشکلات کمک می‌کند.

• برای پروژه‌های پیچیده با اعضای تیم متعدد: با وجود ذینفعان متعدد، خطر همپوشانی مسئولیت‌ها و سوء ارتباط افزایش می‌یابد. نمودار RACI با ترسیم وظایف خاص و مسیرهای ارتباطی برای هماهنگی روان و کاهش سردرگمی، این پیچیدگی‌ها را ساده می‌کند.

• در طول تغییرات سازمانی: نمودار RACI نقش‌ها را در طول بازسازی یا تغییر پرسنل روشن نگه می‌دارد. با مشخص کردن مسئولیت‌ها و ادغام در نقشه راه پروژه، ثبات ایجاد می‌کند، اعضای جدید تیم را با اهداف پروژه همسو می‌کند و یک ابزار موثر برای ورود به کار است.

بیشتر بخوانید: مدیریت پروژه

 

استفاده از RACI با سایر روش‌های مدیریت پروژه

 در حالی که RACI برای مدیریت پروژه چابک قابل اجرا است، مدارس فکری در مورد اینکه آیا برای یک زمینه چابک ضروری است، متفاوت هستند. علاوه بر این، روش‌های مدیریت پروژه اسکرام (Scrum) و اسکرام بان (Scrumban)، مالکیت پروژه (مسئولیت) را در چارچوب خود ایجاد می‌کنند و برای تسهیل ارتباطات منظم بین تیم‌های پروژه و ذینفعان خارجی طراحی شده‌اند. این باعث می‌شود که یک چارت RACI برای این روش تکراری و احتمالاً استفاده ضعیفی از زمان یک مدیر پروژه باشد. با این حال، ارتباطات و شفاف‌سازی اضافی – به شیوه‌ای سیستماتیک – تمایل دارند که برای هر پروژه بیشتر از یک ضرر، یک مزیت باشند، بنابراین برخی از مدیران پروژه RACI را برای روشن کردن نقش‌ها برای پروژه‌های فردی یا فرآیند کلی آن‌ها مفید می‌دانند.

بیشتر بخوانید: اسکرام

 

مزایا و معیاب ماتریس RACI

از دیدگاه مدیریت پروژه، مواردی مانند سازماندهی بیشتر و ارتباطات شفاف‌تر معمولاً بهتر هستند، بنابراین مزایای استفاده از یک چارت RACI در یک پروژه در اکثر موارد بر معایب آن غلبه می‌کند. با این حال، تیم‌ها باید از سرمایه‌گذاری اولیه زمان برای ایجاد یک چارت RACI و انعطاف‌ناپذیری نقش‌ها آگاه باشند.

نمودارهای RACI مزایای بسیاری برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهند، از جمله:

• وضوح بیشتر در نقش‌ها و مسئولیت‌ها: نمودارهای RACI با شناسایی مسئول، پاسخگو، مشورت‌شده و اطلاع‌رسانی‌شده برای هر کار، نقش‌ها را روشن می‌کنند و سردرگمی و همپوشانی را به حداقل می‌رسانند.
• ارتباطات متمرکز: نمودارهای RACI یک مرکز اصلی برای اطلاعات مرتبط با نقش و ساده‌سازی ارتباطات هستند.
• افزایش پاسخگویی: نمودارهای RACI با اختصاص یک طرف خاص برای هر کار و زیرکار، پاسخگویی را روشن می‌کنند.
• برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه بهتر: نقش‌ها و مسئولیت‌های روشن به ایجاد جدول زمانی واقع‌بینانه و تخصیص موثر منابع کمک می‌کنند. دانستن اینکه چه کسی مسئول هر قسمت از پروژه است، به مدیران اجازه می‌دهد تا به طور فعالانه به مشکلات احتمالی رسیدگی کنند.

معایب:
* ممکن است برای پروژه‌های ساده، وقت خود را صرف ایجاد چارت به‌طور غیرضروری کنید.
* نقش‌ها سفت و سخت هستند و ممکن است سهم کامل یک عضو تیم در یک پروژه را به طور کامل نشان ندهند.
* ممکن است معایب اضافی را در استفاده از یک چارت RACI برای پروژه خود مشاهده کنید اگر تیم شما به برخی از دام‌های رایج گرفتار شود، از جمله:
  * اگر ذینفعان تفاوت بین اصطلاحات را درک نکنند، به ویژه بین مسئول و مسئول اصلی و مشورت شونده و آگاه، گیج خواهند شد.
  * اگر پس از تأیید، هیچ کس به آن مراجعه نکند، یک تشریفات و اتلاف وقت است.

در حالی که نمودارهای RACI مزایای زیادی دارند، اما برخی محدودیت‌ها نیز دارند.

• تیم‌ها ممکن است بیش از حد به آن‌ها اعتماد کنند و از سایر جنبه‌های حیاتی ارتباطات و مدیریت پروژه غافل شوند.
• نمودارهای RACI درگیری در کار را روشن می‌کنند اما راهنمایی در مورد انجام کارها ارائه نمی‌دهند، که منجر به ناسازگاری‌هایی می‌شود که ناشی از تفسیرهای مختلف از مسئولیت‌ها است.
• نمودارهای RACI مسئولیت‌ها را مشخص می‌کنند اما ماهیت پویای پروژه‌ها را در نظر نمی‌گیرند.

برای رفع این محدودیت‌ها، باید از نمودارهای RACI همراه با سایر روش‌های چابک مانند ایستادگی روزانه، بازبینی و بهبود مستمر استفاده کنید. می‌توانید آن‌ها را با مستندات فرآیند دقیق یا الگوهای RACI برای مراحل خاص پروژه یا تحویل‌پذیرها تکمیل کنید.

بیشتر بخوانید: تعریف دقیق ذی نفع یا ذینفعان چیست؟ تحلیل ذینفعان در سازمان و پروژه چگونه انجام می شود؟

جایگزین‌های ماتریس RACI

برخی از تیم‌ها متوجه می‌شوند که نقش‌های تعیین‌شده از طریق مدل RACI برای پروژه‌های آن‌ها مناسب نیست. ممکن است گزینه‌های بهتری را در این جایگزین‌های کمتر رایج پیدا کنید، همه از یک چارت با وظایف و ذینفعان مانند RACI استفاده می‌کنند، اما از اصطلاحات مختلفی در تلاش برای تعریف دقیق‌تر نقش‌ها استفاده می‌کنند.

• RASCI:
  این جایگزین RACI از مدل RACI به علاوه S برای حمایتی استفاده می‌کند. این کسی است که با حمایت از طرف‌های مسئول، در انجام کار یک وظیفه شرکت می‌کند.
  CARS:
  این مدل ذینفعان را به عنوان زیر تعیین می‌کند:
  ارتباط(Communicate): اینها طرف‌های مشورت شونده و آگاه هستند.
  تأیید (Approve): این تصمیم‌گیرنده است.
  مسئول (Responsible ): این شخص کار را انجام می‌دهد.
  حمایت (Support): این طرف‌ها از فرد مسئول در انجام کار حمایت می‌کنند.
  
  
• DACI:
  این مدل نقش‌هایی مشابه RACI را شامل می‌شود:
  مجریان(Drivers): افرادی که کار را انجام می‌دهند.
  تأییدکنندگان (Approvers): تصمیم‌گیرندگان.
  مشارکت‌کننده (Contributor): افرادی که در مورد کار مشورت می‌شوند.
  آگاه (Informed): افرادی که از پیشرفت پروژه مطلع هستند.
  

 

نحوه ایجاد یک ماتریس RACI

ایجاد یک نمودار RACI شامل مراحل برای انعکاس دقیق نقش‌ها و مسئولیت‌های هر عضو تیم است. برای افزایش کارایی پروژه و وضوح تیم، مراحل زیر را دنبال کنید.

مرحله ۱: شناسایی وظایف

ابتدا وظایف اصلی را مشخص کنید. بیایید سناریویی را تصور کنیم که یک تیم در حال راه‌اندازی یک وب‌سایت جدید است. این اولین مرحله ممکن است شامل طراحی یک طرح اولیه برای صفحه اصلی، ایجاد گرافیک و انیمیشن، شناسایی کلمات کلیدی سئو (SEO)، تنظیم دامنه و سرور و نوشتن متن صفحه اصلی باشد. شما باید با تیم خود همکاری کنید تا زیروظایف را شناسایی کنید تا از مشکلاتی که می‌تواند جریان کار شما را مختل نماید و تحویل‌پذیرها را به تأخیر بیندازد، جلوگیری کنید.

مرحله ۲: شناسایی نقش‌ها

نقش‌ها و مسئولیت‌ها را با تیم خود به صورت مشارکتی بررسی کنید. یک الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌تواند این فرآیند را ساده کند. در سناریوی وب‌سایت، وظایف طراحی گرافیک ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• ایجاد گرافیک و انیمیشن (شخص ۱)
• طراحی تصویر قهرمان وب‌سایت (شخص ۲)
• بررسی و تأیید تصویر قهرمان (شخص ۳)
• انیمیشن‌سازی تصویر قهرمان و تبدیل آن به .mp4 (شخص ۴)
• ادغام تصویر قهرمان نهایی در طرح اولیه (شخص ۱)

برای این وظایف خاص، برخی اشخاص بر مشارکت در طراحی و انیمیشن تمرکز می‌کنند، شخصی اطمینان حاصل می‌کند که تصویر اولیه با دستورالعمل‌های برند همسو است و دیگری بر پروژه نظارت می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که محصول نهایی با طرح اولیه مطابقت دارد.

مرحله ۳: ساخت نمودار خود

با درک واضح از مسئولیت‌های هر فرد، می‌توانید این وظایف و نقش‌ها را در یک نمودار سازماندهی کنید تا به درستی با تیم ارتباط برقرار کنید و پیشرفت خود را پیگیری کنید.

مرحله ۴: تجزیه و تحلیل نمودار خود و شناسایی شکاف‌ها

جلسه‌ای با تیم خود برگزار کنید تا شکاف‌ها یا همپوشانی‌ها در نمودار را شناسایی کنید. این کار از کار تکراری جلوگیری می‌کند و هرگونه مانعی را قبل از وقوع شناسایی می‌کند. دستورالعمل‌های کلی برای مدل RACI خود را دنبال کنید، از شناسایی شکاف‌ها و همپوشانی‌ها تا تجزیه و تحلیل تعادل بین افراد تعیین‌شده. انتظار برخی همپوشانی‌ها و وابستگی‌ها را داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که همیشه یک فرد پاسخگو برای هر کار وجود دارد. این فرد به عنوان “سرپرست پروژه” در سطح کار عمل می‌کند و فرآیند را هدایت می‌کند تا از وجود بیش از یک نفر در مسئولیت جلوگیری کند. تعداد افراد مسئول و مشورت‌شده را محدود کنید. تعداد زیاد R می‌تواند باعث سردرگمی شود و منجر به سهل‌انگاری در وظایف شود. تعداد زیاد C می‌تواند منجر به نظرات متناقض شود، بنابراین اطمینان حاصل کنید که افراد مسئول دستورالعمل‌های روشنی دریافت می‌کنند. برعکس، داشتن تعداد کمی “I” نشان‌دهنده کمبود ارتباط رو به بالا و شفافیت است، بنابراین اطمینان حاصل کنید که رهبری و ذینفعان کاملاً مطلع و حامی هستند تا تسهیل تصویب و اجرای روان را تسهیل کنند.

 

بهترین روش های ماتریس RACI

بهترین روش های ماتریس RACI شامل ساده نگه داشتن نمودار، مشارکت اعضای تیم در فرآیند، بررسی منظم نمودار، مستند کردن تغییرات و اطمینان از ثبات آن است.

• ساده نگه دارید

نمودار RACI باید ساده و کاربرپسند باشد. نمودار را مختصر نگه دارید و فقط وظایف و مسئولیت‌های مهم را برجسته کنید 

• اعضای تیم را درگیر فرآیند کنید

هنگام به‌روزرسانی نمودار، همه اعضای تیم درگیر در پروژه را تگ کنید تا همه از تغییرات آگاه باشند و نقش‌های خود را درک کنند. 

• به‌طور منظم بررسی و به‌روزرسانی کنید

نمودارهای RACI خود را به‌طور منظم بررسی و به‌روزرسانی کنید تا وضعیت فعلی پروژه را منعکس کند. تأیید کنید که نقش‌ها به‌روز هستند، وظایف تکمیل شده‌اند و وابستگی‌ها روشن هستند. 

• تغییرات را مستند کنید

تغییرات در نمودار RACI را مستند کنید، از جمله تاریخ، فرد مسئول و دلیل تغییر برای اطلاع رسانی به همه و آگاهی از منطق پشت به‌روزرسانی‌ها.

• ثبات را تضمین کنید

اطمینان حاصل کنید که نمودارها و انتصابات شما سازگار هستند. دستورالعمل‌های روشنی برای استفاده از نمودار تعیین کنید و اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم آن‌ها را درک می‌کنند. 

 

 

نتیجه‌گیری
پروژه‌ها می‌توانند پیچیده، گیج‌کننده و آشفته باشند. به همین دلیل است که ما به اعضای تیم با مهارت‌های مدیریت پروژه لازم برای کنترل قطعات مختلف یک پروژه و تمرکز مستقیم بر سازماندهی آن‌ها در حین پیشرفت پروژه اعتماد می‌کنیم. یک ماتریس RACI یکی از ابزارهایی است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا یک پروژه را در مسیر خود نگه دارند. با فهرست کردن تمام ذینفعان و اختصاص سطح مشارکت برای هر کار، این چارت به تیم‌ها کمک می‌کند تا به وضوح ارتباط برقرار کنند و افراد مناسب را در حلقه نگه دارند. ماتریس RACI مخفف کلمات زیر است:

مسئول: فرد مسئول، یک مسئولیت را از فرد پاسخگو دریافت می‌کند و باید آن مسئولیت را در پارامترهای توافق‌شده و مهلت زمانی توافق‌شده تکمیل کند. یک وظیفه ممکن است بیش از یک فرد مسئول داشته باشد.

مسئول اصلی: مسئول اصلی اطمینان حاصل می‌کند که همه اعضای مسئول وظیفه را تکمیل می‌کنند. پاسخگویی نباید واگذار شود؛ بهتر است وظیفه را به یک فرد واحد واگذار کنید که می‌تواند به عنوان تصمیم‌گیرنده و راهنما عمل کند.

مشورت‌شده: فرد مشورت‌شده، دارنده دانش تیم است. آن‌ها برای کمک، زمینه اضافی و مشاوره در مورد کار در دسترس هستند. این افراد را از همان ابتدا شناسایی کنید تا بتوانید آن‌ها را در پروژه و جریان کار آن ادغام کنید.

آگاه: طرف اطلاع‌رسانی‌شده معمولاً یک ذینفع، تیم رهبری یا تأییدکننده است که می‌خواهد و نیاز به اطلاعاتی در مورد پروژه تیم دارد. اطمینان از وجود یک طرف آگاه، شفافیت داخلی، همسو بودن تیم و زمان‌بندی دقیق پروژه را ترویج می‌کند.

 

 

جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع ماتریس RACI  برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است. شما میتوانید با ارائه درخواست مشاوره از طریق ارسال فرم، مشاوره رایگان در خصوص کسب و کار خود دریافت نمایید. پس از ارسال درخواست، کارشناسان شریف استراتژی در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.