مدیریت قراردادها چیست؟ مدیریت چرخه عمر قرارداد
در این مقاله به بررسی موضوع مدیریت قراردادها پرداخته ایم. در ابتدا ضمن ارائه تعریفی از مدیریت قراردادها، دلایل اهمیت آن را تشریح نمودیم. سپس توضیحاتی در زمینه مدیریت چرخه عمر قراردادها و مراحل آن ارائه دادیم. در ادامه نرم افزار مدیریت قراردادها و مزایای مربوط به آن را بررسی نمودیم. در نهایت نیز چالش ها و آینده مدیریت قراردادها را شرح دادیم. می توان گفت با مطالعه این مقاله به فهم مناسبی در زمینه موضوع مدیریت قراردادها دست خواهید یافت. در آخر می توانید دیدگاه ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.
مقدمه ای بر مدیریت قراردادها
برای فهم بهتر مدیریت قراردادها در ابتدا باید توضیحاتی مختصر در زمینه عناصر اساسی یک قرارداد بدهیم.
- پیشنهاد: چیزی که کسب و کار شما یا طرف مقابل می‌خواهد و چه کسی مسئول آن خواهد بود.
- پذیرش: پاسخی به پیشنهاد. اگر پذیرفته شود، این می‌تواند شامل پذیرش مشروط، پذیرش از طریق عمل یا توافق گزینه نیز باشد.
- آگاهی: تأیید متقابل توافق‌نامه. با قرارداد دیجیتال، این دیگر مرحله‌ای نیست که نیاز به ارسال یک نسخه از قرارداد برای امضا داشته باشد. CLMها به هر دو طرف اجازه می‌دهند نسخه یکسانی از توافق‌نامه را تأیید و امضا کنند، بدون نیاز به ایمیل یا پست.
- مابه‌ازا: ارزش، پولی یا …، کالاها یا خدماتی که قرارداد ارائه می‌دهد.
- ظرفیت: همه امضاکنندگان باید نشان دهند که قرارداد را قبل از امضای آن به وضوح درک می‌کنند.
- قانونی بودن: تأیید اینکه قرارداد تابع قوانین حوزه قضایی است که در آن فعالیت می‌کند. از آنجا که این بندها برای هر حوزه قضایی متفاوت است، قرارداد دیجیتال می‌تواند با داشتن قالب‌ها و گردش‌های کاری از پیش تأیید شده با زبان صحیح به شما کمک کند.
مدیریت قرارداد یک وظیفه ضروری است که نحوه ایجاد، اجرای، نظارت و تمدید توافقات قانونی را تعیین می‌کند. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها هنوز به مدیریت دستی قرارداد متکی هستند که منجر به ناکارآمدی، خطرات انطباق و فرصت‌های از دست رفته می‌شود. مطالعات اخیر نشان می‌دهد که مدیریت ضعیف قرارداد می‌تواند منجر به از دست رفتن درآمد تا ۹.۲٪ شود. وظایف مرتبط با قرارداد حداقل نیمی از کار روزانه مشاوران حقوقی شرکت‌ها را تشکیل می‌دهد. این مقاله مدیریت قراردادها، اصول مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM)، چالش‌های استفاده از فرآیندهای دستی CLM و چگونگی بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت قرارداد سازمان شما از طریق خودکارسازی و اعمال بهترین شیوه‌ها به نفع تیم‌های حقوقی و تدارکاتی آن را بررسی می‌کند.
مدیریت قراردادها چیست؟
مدیریت قرارداد فرآیند نظارت بر توافقات قانونی از ایجاد تا اجرا، نظارت و تمدید است. این امر تضمین می‌کند که همه طرفین به تعهدات قراردادی خود پایبند هستند و در عین حال خطرات را به حداقل می‌رسانند و ارزش را به حداکثر می‌رسانند. مدیریت مؤثر قرارداد، توافقات را با اهداف تجاری هماهنگ می‌کند، انطباق را افزایش می‌دهد و کارایی عملیاتی را بهبود می‌بخشد. به‌طور سنتی، مدیریت قرارداد یک فرآیند پر زحمت بوده و نیاز به پیگیری دستی گسترده، پیمایش سیستم‌های پراکنده و سطوح بالای کار اداری داشته است. در واقع مدیریت قرارداد چارچوبی برای نگهداری دیجیتالی توافقات تجاری منعقده با مشتریان، فروشندگان، شرکا یا کارکنان است. این شامل ایجاد، مدیریت، اشتراک و بایگانی قراردادها می‌شود که به بخش‌های حقوقی داخلی و سایر کاربران اجازه می‌دهد فرآیندهای مدیریتی را خودکار کرده و در عین حال هوش تجاری را از آن قراردادها استخراج کنند. به عبارت دیگر، این فرصتی برای صرفه‌جویی در زمان، افزایش درآمد و کسب بینش است. تیم‌های حقوقی که امروزه با کمبود نیرو مواجه‌اند و مسئولیت مدیریت قراردادها و کاهش ریسک‌های تجاری مرتبط را بر عهده دارند، اغلب قادر به همگام شدن نیستند. به جای توجه به بهترین منافع کسب‌وکار مذاکره برای معاملات بهتر، پیشی گرفتن از تمدید توافق‌نامه‌ها یا برجسته کردن بندهای پرخطر قرارداد آنها زمان زیادی را صرف پیگیری کاغذبازی، پیگیری امضا و بررسی خطوط قرمز می‌کنند. ۵۰% از رهبران کسب‌وکار گزارش می‌دهند که ناکارآمدی‌های قراردادی منجر به از دست رفتن کسب‌وکار شده است. به طور خلاصه، مدیریت قراردادها فرصت تجاری بزرگی را ارائه می‌دهد.
چرا مدیریت قرارداد مورد نیاز است؟
از آنجایی که از تیم‌های حقوقی داخلی و سایر تیم‌های تجاری خواسته می‌شود با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند، شناسایی و پیاده‌سازی ابزارها، تکنیک‌ها و فناوری مناسب می‌تواند تفاوت بین عقب‌ماندگی‌های غیرقابل مدیریت و عملیات کارآمد را ایجاد کند. مدیریت قرارداد و سیستم‌های مدیریت قرارداد در اوایل دهه ۲۰۰۰ شروع به افزایش کردند. پیش از این، تیم‌های حقوقی راه‌حل‌های مدیریتی موقت خود را مانند زنجیره‌های ایمیل و صفحات گسترده کنار هم می‌گذاشتند یا از سیستم‌های پیچیده مدیریت پایگاه داده برای مدیریت قراردادهای خود استفاده می‌کردند. از آنجایی که تیم‌های حقوقی به طور تاریخی قراردادهایی در همه جا پراکنده داشتند در بایگانی، در درایوها و جاهای دیگر این تمرکززدایی شرکت‌ها را در معرض خطرات قابل توجهی قرار می‌داد. به همین دلیل است که در روزهای اولیه، مدیریت قرارداد فقط بر بخش پس از اجرا، یعنی ذخیره توافق‌نامه‌ها در یک مکان متمرکز، متمرکز بود. با این حال، قراردادها همچنان به عنوان اسناد ایستا در نظر گرفته می‌شدند که نیاز به یک راه‌حل ایستا داشتند، که اغلب به یک راه‌حل “فایل و فراموش کن” تبدیل می‌شد، یعنی یک سفر یک طرفه به بایگانی. پاسخ منطقی پایگاه داده قرارداد بود. همانطور که هر کسی که با قراردادها کار می‌کند می‌داند، قراردادها اسناد زنده هستند که نیاز به راه‌حل‌های زنده دارند.
بیشتر بخوانید: مدیریت هوش تجاری چیست و چه مزایایی دارد؟
مدیریت چرخه عمر قراردادها چیست؟
مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) مفهوم مدیریت قرارداد را یک قدم فراتر می‌برد. اضافه شدن کلمه “چرخه عمر” نشان دهنده مدیریت سرتاسری قراردادها در تمام مراحل فرآیند است. “مدیریت قرارداد” و “CLM” اغلب به جای یکدیگر و بیشتر به عنوان مخفف نرم‌افزار مدیریت قرارداد استفاده می‌شوند.
مراحل مدیریت چرخه عمر قراردادها و چالش‌های سنتی
مدیریت چرخه عمر قراردادها برای هر توافق شامل هفت مرحله سطح بالا است:
۱. آغاز: شناسایی الزامات قرارداد و ذینفعان
در این مرحله، سازمان شما باید تعیین کند که از یک قرارداد چه می‌خواهد و چه کسی باید در آن دخیل باشد. بدون یک فرآیند ساختاریافته، الزامات می‌تواند نامشخص باشد و ذینفعان کلیدی ممکن است نادیده گرفته شوند. این می‌تواند منجر به گستره‌های مبهم یا ناقص قرارداد و تأییدیه‌های ناکارآمد شود که باعث تأخیر و سوءتفاهم قبل از شروع قرارداد می‌شود.
۲. مذاکره قرارداد: پیش‌نویس و توافق در مورد شرایط
فرآیندهای مذاکره دستی اغلب منجر به تبادلات طولانی رفت و برگشتی، رشته‌های ایمیل از دست رفته و مشکلات کنترل نسخه می‌شود. عدم وجود قالب‌های استاندارد قرارداد، خطر عدم هماهنگی بین طرفین را افزایش می‌دهد، در حالی که گلوگاه‌های قانونی می‌تواند توافقات حیاتی کسب‌وکار را کند نماید.
۳. اجرا: امضا و نهایی کردن توافقات
اگر اجرا به صورت دستی مدیریت شود، اسناد قرارداد ممکن است گم شوند یا ناقص باشند. اگر کسب و کار شما به امضای فیزیکی متکی باشد، می‌تواند زمان‌های گردش طولانی را تجربه نماید، در حالی که عدم وجود پیگیری متمرکز، تأیید نهایی را دشوار می‌کند و تضمین دسترسی همه طرفین به آخرین نسخه را با مشکل مواجه می‌سازد.
۴. شروع: استخراج و مستندسازی فراداده قرارداد
بدون خودکارسازی قرارداد، کسب‌وکارها برای ثبت و ضبط شرایط، تاریخ‌ها و تعهدات کلیدی قرارداد به طور مؤثر با مشکل مواجه می‌شوند. ثبت دستی جزئیات قرارداد در صفحات گسترده یا سیستم‌های پراکنده، خطر خطا را افزایش می‌دهد و منجر به شکاف‌های انطباق و تعهدات از دست رفته می‌شود.
۵. نظارت: پیگیری انطباق قرارداد، تعهدات و عملکرد
هنگامی که تعهدات قرارداد و نقاط عطف کلیدی از طریق سیستم‌های پراکنده مدیریت می‌شوند، به راحتی نادیده گرفته می‌شوند. بدون پیگیری بی‌درنگ، سازمان‌ها فاقد دید نسبت به عملکرد هستند که می‌تواند منجر به جریمه‌ها، تعهدات انجام نشده یا اختلافات با فروشندگان و شرکا شود.
۶. تمدید قرارداد: بررسی توافقات و مذاکره مجدد در مورد شرایط
هنگامی که تمدید قراردادها به صورت دستی انجام می‌شود، سازمان‌ها خطر از دست دادن مهلت‌های حیاتی را دارند که منجر به تمدید خودکار ناخواسته یا فرصت‌های از دست رفته برای مذاکره مجدد می‌شود. بدون یک استراتژی تمدید ساختاریافته، کسب‌وکارها ممکن است به شرایط قراردادی نامطلوب که می‌توانستند بهینه شوند، ادامه دهند.
۷. خاتمه: بایگانی قراردادها و نگهداری سوابق انطباق
نهایی کردن و بایگانی دستی قراردادها می‌تواند ناپایدار و بی‌نظم باشد. سوابق انطباق ممکن است ناقص باشد و ممیزی‌ها را دشوار کند. بدون یک مخزن مرکزی، بازیابی توافقات گذشته برای مرجع یا اهداف قانونی می‌تواند زمان‌بر و غیرقابل اعتماد باشد.
بیشتر بخوانید: مشاوره قراردادها
نرم‌افزار مدیریت قراردادها چیست؟
نرم‌افزار مدیریت قراردادها یک پلتفرم دیجیتال است که برای کمک به بخش‌های حقوقی و سایر بخش‌های کسب و کاری طراحی شده تا به راحتی توافق‌نامه‌ها را ایجاد، مذاکره، نگهداری و تمدید نمایند. نرم‌افزار مدیریت قراردادها، چرخه عمر مدیریت قراردادها شما را ساده می‌کند. این نرم‌افزار در هر مرحله از فرآیند مدیریت قرارداد به شما یاری می رساند و تلاش‌های شما را در طول مسیر ساده می‌کند. چگونه این کار را انجام می‌دهد؟ این ابزارها فرآیندها را خودکار کرده و به شما امکان دسترسی به فراداده‌های حیاتی را می‌دهند که میتوانید از آنها برای افزایش سود خود استفاده کنید.
مذاکره و همکاری
بخش‌های کسب و کار شما می‌توانند از نرم‌افزار مدیریت قراردادها برای مذاکره و همکاری در طول چرخه عمر قرارداد استفاده کنند. یک ابزار ویرایشگر به شما این امکان را می‌دهد که قراردادها را در یک مکان بدون مجبور کردن طرف‌های مقابل خود به انجام همین کار، خط بزنید و اصلاح نمایید. شما میتوانید روی یک پلتفرم مذاکره نمایید یا به دیگران اجازه دهید با فناوری که به آن عادت دارند، کار کنند. نرم‌افزار همکاری، انجام موارد زیر را آسان می‌کند:
- ویرایش و اصلاح مفاد قرارداد
- پیگیری تغییرات ایجاد شده توسط کاربران مختلف و طرف‌های مقابل
- استفاده از منشن کردن و نظرات داخلی برای اطلاع‌رسانی به همکاران
- پذیرش یا رد تغییرات پیگیری شده
- استانداردسازی جایگزینی بندها
- تسریع مذاکرات با زبان استاندارد که ممکن است به راحتی تطبیق داده شود
مخزن پویای قرارداد
یک مخزن پویا چیزی بیش از یک مکان برای ذخیره قراردادهای شما است. این مخزن داده‌های ارزشمند موجود در آنها را روشن می‌کند و به تیم حقوقی شما و سایر بخش‌ها امکان دسترسی به ابزارهای حیاتی را می‌دهد که:
- امکان جستجوی بصری، از جمله جستجوهای ساختاریافته و تمام متن را فراهم می‌نماید
- معیارهای فرآیند را اندازه‌گیری می‌کند
- گزارش‌دهی داده‌های قرارداد را ارائه می‌دهد
- توافق‌نامه‌ها را فوراً ضبط و ایمن می‌نماید
- از فناوری واردات هوشمند برای دریافت آسان قرارداد استفاده می‌کند
- به سوالات قرارداد در عرض چند ثانیه پاسخ می‌دهد (مثلاً تاریخ تمدید X چه زمانی است؟)
بسیاری از شرکت‌ها هنوز از روش‌های قدیمی مانند کاغذ یا ذخیره‌سازی سرور استفاده می‌کنند. این امر باعث می‌شود که اسناد به راحتی گم شوند و تاریخ‌های مهم موجود در آنها از دست بروند. مخزن پویا به مشکل پراکندگی سوابق پایان می‌دهد. یک راه حل هوشمند، که توسط هوش مصنوعی پشتیبانی می‌شود، ابزارهایی را برای کاهش ریسک در اختیار شما قرار می‌دهد. دانستن اینکه چه چیزی در قراردادهای شما وجود دارد و کجا آنها را پیدا کنید، در زمان صرفه‌جویی می‌نماید و خطر دعوی قضایی احتمالی را کاهش می‌دهد.
امنیت قرارداد و داده‌ها
نرم‌افزار مدیریت قرارداد همچنین از توافق‌نامه‌ها و داده‌های ارزشمند شما محافظت می‌کند. شما می‌خواهید بدانید که این اسناد حیاتی در حین ذخیره، انتقال و پردازش محافظت می‌شوند. همچنین به شما کمک می‌کند تا سیاست‌هایی را برای ایجاد فرهنگ امنیتی در تیم خود توسعه و اجرا نمایید. نرم‌افزار مناسب، امنیت را در اولویت قرار می‌دهد و دارای ویژگی‌های مهمی مانند موارد زیر است:
- یک سیاست جامع نگهداری داده‌ها
- مدیریت مجوز کاربر کنترل شده
- رمزگذاری برای همه داده‌های در حال انتقال و در حالت استراحت
- آزمایش منظم نفوذ و آسیب‌پذیری
توافق‌نامه‌های کلیک رپ (Clickwrap)
توافق‌نامه‌های Clickwrap یک روش آسان و تک کلیک برای تضمین پذیرش قرارداد هستند. آنها در انواع بی‌شماری از قراردادها برای ساده‌سازی نحوه پذیرش یک توافق‌نامه توسط مصرف‌کننده یا طرف مقابل استفاده می‌شوند. کاربران به سادگی روی یک کادر، دکمه یا کلماتی که نشان دهنده “من موافقم” هستند کلیک می‌کنند. یک کلیک جایگزین عمل فیزیکی امضا یا امضای الکترونیکی دست و پا گیر می‌شود. این توافق‌نامه‌ها بهترین راه برای کسب و کار شما برای محدود کردن ریسک بدون تأثیر منفی بر تجربه مشتری هستند. اینها معمولاً به صفحات ثبت نام، صفحات ورود و جریان‌های پرداخت اضافه می‌شوند. با این حال، تقریباً هر نوع توافق‌نامه‌ای می‌تواند از آنها استفاده کند. پذیرش قرارداد یکی از بخش‌های ضروری چرخه عمر مدیریت قرارداد است. شما برای قراردادهای خود به یک روش آسان و در عین حال قابل اجرا نیاز دارید.
بیشتر بخوانید: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
چگونه نرم‌افزار مدیریت قراردادها، کارایی را افزایش می‌دهد؟
تیم‌های حقوقی و تدارکاتی با فشار فزاینده‌ای برای مدیریت کارآمد قراردادها در عین کاهش ریسک و تضمین انطباق مواجه هستند. نرم‌افزار مدیریت قراردادها، نحوه رسیدگی سازمان شما به توافقات را با خودکارسازی فرآیندهای کلیدی و بهبود کارایی در طول چرخه عمر قرارداد تغییر می‌دهد.
بازیابی دید
- یک مخزن متمرکز تضمین می‌کند که همه قراردادها ذخیره، پیگیری و به راحتی در زمان واقعی در دسترس هستند.
- جستجوی پیشرفته و خلاصه‌های هوش مصنوعی، بینش‌های فوری در مورد عملکرد قرارداد، نقاط عطف کلیدی و میزان ریسک ارائه می‌دهند.
- هشدارها و گردش‌های کاری خودکار، تیم‌ها را از مهلت‌های حیاتی مطلع می نمایند و تضمین می‌کنند که هیچ قراردادی نادیده گرفته یا به درستی مدیریت نشود.
بازپس‌گیری کنترل
- گردش‌های کاری استاندارد و بهترین شیوه، سازگاری در تأییدیه‌ها، مذاکره و اجرای قرارداد را تضمین می‌کنند.
- کنترل‌های دسترسی مبتنی بر نقش، تیم‌های مناسب را قادر می‌سازد تا مجوزهای مناسب را داشته باشند و در عین حال خطرات امنیتی را کاهش دهند.
- ادغام با ابزارهای تدارکات، مالی و حقوقی از طریق ای پی آی (API)، همکاری و انطباق یکپارچه را تضمین می‌کند.
حفاظت از انطباق
- گردش‌های کاری خودکار تأیید قرارداد، دیدگاهی از گلوگاه‌های تأیید ارائه می‌دهند، امکان افزایش خودکار را در صورت لزوم فراهم می‌کنند و تضمین می‌نمایند که ذینفعان مناسب، قراردادها را در زمان مناسب بررسی می‌کنند.
- گردش‌های کاری خودکار انطباق، خطر جریمه‌ها و نقض‌های قراردادی را کاهش می‌دهند و می‌توانند فروشنده را مستقیماً درگیر کنند.
- مسیرهای ممیزی کامل و قابل دفاع، دید کاملی از اصلاحات و تأییدیه‌های قرارداد ارائه می‌دهند و ممیزی‌های قانونی را ساده می‌کنند.
بهترین شیوه های مدیریت قراردادها
اجرای مدیریت مؤثر قرارداد نیازمند برنامه‌ریزی پیشگیرانه و فرآیندهای ساختاریافته است. تیم‌های حقوقی و تدارکاتی باید بر روی گام‌های عملی برای بهبود کارایی، کاهش ریسک و دستیابی به نتایج بهتر قرارداد تمرکز کنند.
برای تیم‌های حقوقی
- وضوح قرارداد را از ابتدا تضمین کنید: شرایط کلیدی قرارداد، تعهدات و نقاط عطف را به وضوح تعریف نمایید تا از ابهام جلوگیری شود.
- یک فرآیند بررسی منظم ایجاد نمایید: بررسی‌های دوره‌ای قرارداد را برای شناسایی ریسک‌ها، تمدیدهای آینده و فرصت‌های بالقوه برای مذاکره مجدد برنامه‌ریزی کنید.
- تیم‌ها را در مورد انطباق و تعهدات قانونی آموزش دهید: اطمینان حاصل کنید که تیم‌های داخلی در مورد الزامات قرارداد، تغییرات قانونی و نقش‌های خود در اجرای قرارداد آموزش دیده‌اند.
- همه مذاکرات و تغییرات را مستند نمایید: سابقه روشنی از اصلاحات و تأییدیه‌های قرارداد برای تضمین شفافیت و کاهش اختلافات حقوقی حفظ کنید.
- یک طرح احتمالی برای قراردادهای کلیدی ایجاد نمایید: قراردادهای حیاتی را شناسایی کنید و در صورت شکست تأمین‌کننده، تغییرات قانونی یا اختلافات حقوقی، طرح‌های عملیاتی تهیه نمایید.
- یک منبع واحد از حقیقت بسازید: اطمینان حاصل کنید که همه قراردادها و اسناد پشتیبان در یک مخزن متمرکز با کنترل‌های دسترسی مبتنی بر نقش ذخیره می‌شوند.
- قالب‌های قرارداد را استاندارد کنید: یک کتابخانه مورد تأیید قانونی از بندها و قالب‌های قرارداد برای به حداقل رساندن خطاهای پیش‌نویس و ناکارآمدی‌های مذاکره ایجاد نمایید.
- به طور پیشگیرانه ریسک‌ها را کاهش دهید: تعهدات قراردادی، غرامت‌ها و بندهای مسئولیت را به طور مرتب بررسی کنید تا از قرار گرفتن در معرض اختلافات حقوقی کاسته شود.
- بررسی‌های انطباق قانونی را کامل کنید: یک سیستم خودکار برای پیگیری مقررات قضایی و اطمینان از به‌روز ماندن قراردادها با قوانین در حال تکامل پیاده‌سازی نمایید.
برای تیم‌های تدارکاتی
- گردش‌های کاری تأیید واضح را تعریف کنید: فرآیندهای تأیید ساختاریافته را برای حذف گلوگاه‌ها و کاهش زمان‌های مذاکره ایجاد نمایید.
- شرایط قرارداد را در برابر استانداردهای بازار محک بزنید: قیمت، شرایط و ضوابط قرارداد را به طور مرتب با سایرین مقایسه کنید تا از توافقات رقابتی اطمینان حاصل نمایید.
- فرآیند تمدید و خاتمه را ساده کنید: تاریخ‌های بررسی را خیلی قبل از انقضای قراردادها تعیین نمایید تا از فرصت‌های از دست رفته برای مذاکره مجدد یا تمدیدهای غیرضروری جلوگیری شود.
- همکاری داخلی را بهبود بخشید: ارتباط واضح بین تیم‌های تدارکات، مالی و حقوقی را برای هماهنگ کردن اهداف قرارداد با اهداف تجاری گسترده‌تر تسهیل کنید.
- عملکرد فروشنده را نظارت نمایید: از کارت‌های امتیازی عملکرد برای ارزیابی قابلیت اطمینان فروشنده، جدول‌های زمانی تحویل و پایبندی به توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLA) استفاده کنید.
- دسترسی به قرارداد را در بخش‌ها اولویت‌بندی نمایید: اطمینان حاصل کنید که تیم‌های تدارکات، مالی و حقوقی به داده‌های قرارداد در زمان واقعی دسترسی دارند تا تصمیم‌گیری آگاهانه را تسهیل نمایند.
- از هشدارهای خودکار برای تاریخ‌های کلیدی قرارداد استفاده کنید: اعلان‌ها را برای تمدیدهای آینده، انقضاها و فرصت‌های مذاکره مجدد تنظیم نمایید تا از وقفه‌های پرهزینه جلوگیری شود.
بیشتر بخوانید: چرخه عمر محصول
مزایای مدیریت قراردادها چیست؟
شرکت‌های نوآور با اهداف بلندمدت بلندپروازانه به پلتفرم‌های CLM روی می‌آورند زیرا این تنها راه واقعی برای اطمینان از این است که فرآیند قرارداد آنها با سرعت کسب و کار مدرن همگام باشد. در اینجا برخی از مزایایی است که این سازمان‌ها تجربه می‌کنند.
- صرفه جویی در وقت
با قرارداد دیجیتال، شما با اجرای یک پلتفرم قدرتمند که هر کسی می‌تواند از آن استفاده کند، سردرد و فرهنگ عجله و انتظار پیرامون قراردادها را حذف خواهید کرد.
- کاهش حجم قرارداد
قرارداد دیجیتال به شما امکان می‌دهد بخش بزرگی از فرآیند قرارداد را مقیاس و خودکار کنید، که به این معنی است که تعداد قراردادهای فردی برای ایجاد و بررسی را کاهش می‌دهید.
- تشویق به همکاری
نرم‌افزار CLM همکاری در یک پلتفرم واحد را آسان می‌کند، ویرایش‌هایی را که همه می‌توانند ببینند انجام می‌دهد و خطوط قرمز را برای همیشه می‌پذیرد. همچنین به شما امکان می‌دهد سریع‌تر کار کنید و به سؤالات فوری رهبری خود پاسخ دهید.
- کاهش ریسک
بسیاری از کسب و کارها بر این باورند که صرفه‌جویی در زمان فرآیند قراردادشان معادل با کوتاه کردن گوشه‌ها است که آنها را بیشتر از ایجاد و بررسی دستی هر قرارداد در معرض خطر قرار می‌دهد. اما با راه‌حل CLM مناسب، این اصلاً جای نگرانی نخواهد داشت در واقع، قرارداد دیجیتال تیم شما را پاسخگو نگه می‌دارد، شفافیت ایجاد می‌کند و هشدارهایی را برای حفظ و افزایش امنیت و انطباق شما ایجاد می‌نماید.
چالش‌های مدیریت قراردادها چیست؟
انواع مختلفی از قراردادها در تجارت استفاده می‌شود، مانند توافق‌نامه‌های عدم افشا (NDA)، توافق‌نامه‌های فروشنده، فرم‌های سفارش، توافق‌نامه‌های خدمات اصلی (MSA)، اظهارنامه‌های کار (SOW) و بسیاری موارد دیگر. در حالی که وکیل حقوقی داخلی معمولاً قراردادها را بررسی یا تأیید می‌کند، آنها برای هر بخش دیگری از کسب و کار نیز ضروری هستند، از تدارکات و امور مالی گرفته تا منابع انسانی، فروش و بازاریابی. دقیقاً به همین دلیل است که مدیریت قراردادها بسیار دشوار است: هر بخش آنها را به طور متفاوتی مدیریت می‌کند و یک سیستم مجزا و ناپیوسته ایجاد می‌نماید که سرعت کسب و کار را کاهش می‌دهد و آن را در معرض خطر قرار می‌دهد.
قراردادها کسب و کار شما را کنار هم نگه می‌دارند. آنها در هسته اصلی هر بخش مهم شرکت شما قرار دارند و هر تصمیم، رابطه، پروژه و معامله را هدایت می‌کنند. قراردادها بیش از هر بخش دیگری از تجارت مدرن، حاوی ریسک و پاداش بیشتری هستند و با این وجود، آنها اغلب آشفته‌ترین و بدترین مدیریت‌شده‌ترین بخش‌ها هستند. تقریباً فرآیندهای مدیریت قرارداد هر کسب و کاری سخت و وقت‌گیر است و باعث اصطحکاک و تأخیر می‌شود که مانع از توانایی شرکت شما برای بستن معاملات و اجرای عملیات تجاری مهم می‌شود. در نهایت، این منجر به پیامدهای منفی بسیاری برای کسب و کار شما می‌شود، از جمله تصمیمات مجزا، افزایش ریسک و نشت درآمد که ممکن است از مدیریت بد مانند از دست دادن تاریخ تمدید رخ دهد.
تیم‌های حقوقی داخلی تمام وقت و انرژی خود را صرف تلاش برای مدیریت قراردادها می‌کنند به جای تمرکز بر ابتکارات استراتژیک که به پیشبرد کسب و کار یاری می رسانند.
قراردادها به عنوان اسناد ایستا و یکباره دیده می‌شوند، نه آنچه که واقعاً هستند: اسناد پویا و غنی از داده که پتانسیل باز کردن ارزش عظیم برای کسب و کارها را دارند.
وارد شوید: مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM)، که برای کمک به قراردادها و هر کسی که آنها را مدیریت می‌کند، از جمله تیم‌های حقوقی داخلی و عملیات حقوقی، ایجاد شده است تا پتانسیل کامل خود را در ایجاد ارزش تجاری تحقق بخشند.
بیشتر بخوانید: ماتریس ریسک چیست؟
چه کسی از نرم‌افزار مدیریت قراردادها استفاده می‌کند؟
شرکت‌های نوآور با اهداف بلندمدت بلندپروازانه به پلتفرم‌های CLM روی می‌آورند زیرا این تنها راه واقعی برای اطمینان از این است که فرآیند قرارداد آنها با سرعت کسب و کار مدرن همگام باشد. در این بخش برخی از گروه هایی که در این سازمان‌ها از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده می‌کنند؛ شرح داده شده اند:
حقوقی
مشاور عمومی و تیم حقوقی داخلی، که ممکن است شامل عملیات حقوقی باشد، معمولاً مالک فرآیند قرارداد در یک سازمان هستند. آنها به صورت روزانه از نرم‌افزار مدیریت قرارداد حقوقی برای نظارت بر کل چرخه عمر قرارداد، از ایجاد تا تمدید، استفاده می‌کنند. به احتمال زیاد تیم‌های حقوقی در حال ایجاد قالب‌های گردش کار، نوشتن بندها، مذاکره در مورد شرایط یا بررسی اصلاحات در نرم‌افزار مدیریت قرارداد یافت می‌شوند.
منابع انسانی
منابع انسانی قراردادهای زیادی را در فرآیند استخدام پردازش می‌کند، به همین دلیل است که دسترسی آنها به نرم‌افزار مدیریت قرارداد ضروری است. شما میتوانید آنها را در حال ارسال قراردادهای استاندارد که توسط بخش حقوقی از قبل تأیید شده‌اند، مانند نامه‌های پیشنهاد، توافق‌نامه‌های عدم افشا و اظهارنامه‌های کار، بیابید.
تدارکات
از آنجا که تیم‌های تدارکات مسئول تهیه کالاها و خدمات برای شرکت از اشخاص ثالث هستند، مدیریت قرارداد تدارکات جنبه مهمی است که هنگام ارزیابی CLMها باید در نظر گرفته شود. تیم‌های تدارکات اغلب می‌توانند در حال ارسال درخواست‌های قرارداد به بخش حقوقی یافت شوند، بنابراین انتخاب یک پلتفرم CLM که در آن بتوانند قراردادهای خود را به صورت سلف سرویس انجام دهند، کلیدی است.
امور مالی
تیم‌های مالی برای کمک به آنها در اطلاع از بودجه، پیش‌بینی درآمد و یافتن اطلاعات صورت‌حساب، به نرم‌افزار مدیریت قرارداد متکی هستند.
فروش
تیم‌های فروش باید به سرعت حرکت کنند تا معاملات را ببندند، و نرم‌افزار مدیریت قرارداد به آنها کمک می‌کند دقیقاً همین کار را انجام دهند.
بازاریابی
تیم‌های بازاریابی درخواست‌های قراردادی زیادی می‌دهند، برخی برای خدمات، مانند توافق‌نامه‌های فروشنده برای یک نرم‌افزار یا ابزار جدید، و برخی دیگر برای روابط کاری، مانند پیمانکارانی که نیاز به توافق‌نامه اینفلوئنسر یا مجوزهای عکاسی دارند. آنها کمپین‌هایی برای راه‌اندازی و اهدافی برای رسیدن دارند، بنابراین ضروری است که یک CLM داشته باشند که بتواند با آنها همگام باشد.
بیشتر بخوانید: ابتکارات استراتژیک
آینده مدیریت قراردادها چیست؟
تا همین اواخر، پلتفرم‌های مدیریت قرارداد و تکنیک‌های مدیریت قرارداد به طور محدود بر نیازهای حقوقی قبل یا بعد از قرارداد مانند ذخیره‌سازی به ضرر کسب و کار متمرکز بوده‌اند. کسب‌وکارها و شرکت‌های مدرن امروزی به ابزارهایی نیاز دارند که از کل چرخه عمر مدیریت قرارداد پشتیبانی کنند برای بخش حقوقی داخلی و عملیات حقوقی و همچنین سایر بخش‌ها مانند فروش و امور مالی که قراردادها را ایجاد یا مدیریت می‌کنند. در این دنیا، مدیریت تماس دیگر نمی‌تواند به عنوان یک فرآیند جانبی، ایستا و یک طرفه دیده شود. در عوض، قرارداد باید به عنوان مرکز اتصال و هدایت سایر واحدهای تجاری عمل نماید. از ساخت تا مدیریت و ذخیره‌سازی، یک سیستم مدیریت قرارداد قوی باید همه قراردادها، از ساده‌ترین تا پیچیده‌ترین، را خودکار و ساده کند و همکاری و مذاکره را برای همه ذینفعان قرارداد تسهیل کند.
برخلاف راه‌حل‌های CLM و مدیریت قرارداد قدیمی، مدیریت قرارداد دیجیتال (و قراردادهای دیجیتالی که نگه می‌دارد) به این نیاز پاسخ می‌دهد و کاربران تجاری خود را با یک راه‌حل مدرن و شهودی درگیر می‌کند. شما می‌خواهید یک راه‌حل CLM را انتخاب نمایید که با کسب و کار شما رشد کند و یک شریک بلندمدت قابل اعتماد باشد. پلتفرم‌هایی را که برای همه کاربران تجاری آسان هستند، با ویژگی‌هایی مانند طراح گردش کار، ویرایشگر و مخزن، در اولویت قرار دهید.
آینده مدیریت قرارداد، قرارداد دیجیتالی است که به شما امکان می‌دهد همه قراردادهای خود، از مذاکره بالا تا بدون مذاکره، را تسریع، کنترل و درک کنید. به طور خلاصه، کارایی مدیریت قرارداد می‌تواند مشاور حقوقی و تیم‌های عملیات حقوقی را از فعالیت‌های تکراری، تکراری و وقت‌گیر به نفع تبدیل شدن به مشاوران تجاری مورد اعتماد و استراتژیک برای سازمان آزاد نماید.
بیشتر بخوانید: مدیریت تدارکات چیست؟
نتیجه گیری:
مدیریت قرارداد فرآیند نظارت بر توافقات قانونی از ایجاد تا اجرا، نظارت و تمدید است. این امر تضمین می‌کند که همه طرفین به تعهدات قراردادی خود پایبند هستند و در عین حال خطرات را به حداقل می‌رسانند و ارزش را به حداکثر می‌رسانند. چرخه عمر مدیریت قرارداد شامل ذینفعان و مراحل بسیاری است، بنابراین مهم است که یک CLM را انتخاب کنید که فرآیند را ساده نماید تا کاربران مجبور به نگرانی در مورد آن نباشند. مرحله فرآیند مدیریت قراردادها شامل : ایجاد، مذاکره، تأیید، پذیرش، اجرا، تجزیه و تحلیل، بهینه‌سازی و تمدید می باشد.
.جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع مدیریت قراردادها برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است. شما میتوانید با ارائه درخواست مشاوره از طریق ارسال فرم، مشاوره رایگان در خصوص کسب و کار خود دریافت نمایید. پس از ارسال درخواست، کارشناسان شریف استراتژی در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
در گفتگو ها شرکت کنید.