نمودار سازمانی

در این مقاله به بررسی موضوع نمودار سازمانی پرداخته ایم. در ابتدا تعریفی از نمودار سازمانی ارائه نموده ایم. سپس برای درک نمودار سازمانی، انواع آن را مورد بررسی و تحلیل قرار داده ایم. در ادامه مزایا و محدودیت های نمودار سازمانی را به صورت مفصل و با ذکر راه حل، شرح داده ایم. در نهایت نیز به چگونگی و نحوه ایجاد نمودار سازمانی پرداخته ایم. می توان گفت با مطالعه این مقاله به فهم مناسبی در زمینه موضوع نمودار سازمانی دست خواهید یافت. در آخر می توانید دیدگاه ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

مقدمه ای بر نمودار سازمانی

شما در حال صرف شام خانوادگی هستید که مادربزرگتان درخت خانواده را بیرون می‌آورد. او کاغذ را صاف می‌کند و نام خود را در امتداد خط دنبال می‌کند. در حین جستجو، انگشت او روی یک نام می‌ایستد. “ببین! او اینجاست، درست کنار عموی تو !” او به نام پسر عموی سوم شما اشاره می‌کند و ثابت می‌کند که این نام با نام یک شاعر معروف مطابقت دارد. مانند درختان خانوادگی، چارت‌های سازمانی به تجسم موقعیت شما و اعضای تیم‌تان نسبت به یکدیگر کمک می‌کنند. یک چارت سازمانی، که به عنوان یک ارگانوگرام نیز شناخته می‌شود، نموداری است که ساختار تیم شما را ترسیم می‌کند و روابط گزارش‌دهی بین نقش‌های تیمی را نشان می‌دهد. یک چارت سازمانی نحوه عملکرد شرکت شما را در زمان واقعی نشان می‌دهد. این نمودار روابط گزارش‌دهی بین عناوین شغلی و نقش‌های موجود در سازمان شما را نشان خواهد داد. در این مقاله، نحوه ساخت یک چارت سازمانی، انواع مختلف چارت‌های سازمانی را توضیح خواهیم داد تا بتوانید چارت خود را سفارشی‌سازی کرده و بسازید.

 

 

نمودار سازمانی چیست؟

نمودار سازمانی دیاگرامی است که به صورت بصری ساختار داخلی یک شرکت را با جزئیات نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط بین افراد در یک سازمان نشان می‌دهد. این کار یکی از راه‌های تجسم یک بوروکراسی است. به نمودارهای سازمانی، “چارت های سازمانی” یا “نمودارهای سازمان” نیز گفته می‌شود.

 

 

 

درک نمودار سازمانی

نمودارهای سازمانی یا به طور گسترده کل سازمان را نشان می‌دهند یا به یک بخش یا واحد خاص می‌پردازند. نمودارهای سازمانی به صورت گرافیکی وضعیت سلسله مراتبی یک کارمند را نسبت به سایر افراد در شرکت نشان می‌دهند. به عنوان مثال، یک معاون مدیر همیشه مستقیماً زیرمجموعه یک مدیر در نمودار قرار می‌گیرد و نشان می‌دهد که اولی به دومی گزارش می‌دهد. نمودارهای سازمانی از نمادهای ساده مانند خطوط، مربع‌ها و دایره‌ها برای اتصال عناوین شغلی مختلف که به هم مرتبط هستند استفاده می‌کنند. صرف نظر از ساختار یک سازمان، نمودارهای سازمانی زمانی که یک سازمان در حال بازسازی نیروی کار خود یا تغییر مجموعه مدیریتی خود است، بسیار مفید هستند. مهم‌تر از همه، نمودارهای سازمانی به کارمندان اجازه می‌دهند به طور شفاف ببینند که نقش‌های آن‌ها چگونه در ساختار کلی شرکت جای می‌گیرد.

 

 

انواع نمودارهای سازمانی

چهار نوع رایج نمودار سازمانی وجود دارد. هر یک از این نمودارها از طراحی چارت متفاوتی استفاده می‌کنند و روش متفاوتی را که یک شرکت ممکن است عمل کند، نشان می‌دهند.

نمودار سازمانی سلسله مراتبی

از آنجایی که یک نمودار سازمانی اساساً یک نمودار سلسله مراتبی است؛ یک ترجمه بصری از ساختار داخلی شرکت شما، نوع نموداری که استفاده می‌کنید باید روابط گزارش‌دهی و رویه‌های تصمیم‌گیری سازمان شما را منعکس کند. این مدل رایج‌ترین، افراد با بالاترین رتبه را در بالای نمودار قرار می‌دهد و افراد با رتبه پایین‌تر را در زیر آن‌ها قرار می‌دهد. سلسله مراتب سازمانی معمولاً به صنعت، موقعیت جغرافیایی و اندازه شرکت بستگی دارد. به عنوان مثال، یک شرکت عمومی معمولاً سهامداران را در بالاترین جعبه نشان می‌دهد، به دنبال آن موارد زیر به ترتیب نزولی عمودی قرار دارند:

• رئیس هیئت مدیره 
• نایب رئیس هیئت مدیره
• اعضای هیئت مدیره
• مدیر عامل (CEO)
• سایر مدیران ارشد (با خطوط افقی به یکدیگر متصل شده‌اند)

سایر عناوین شغلی که ممکن است پس از مدیران ارشد قرار گیرند عبارتند از:

•    رئیس 
• معاون ارشد
• معاون
• معاون دستیار
• مدیر ارشد
• مدیر دستیار
• مدیر
• مدیر دستیار
• کارمندان تمام وقت
• کارمندان پاره وقت
• پیمانکاران

بسیاری از سازمان‌های رسمی به صورت سلسله مراتبی سازماندهی شده‌اند و می‌توان آن‌ها را به صورت نمودار نشان داد. اینها شامل شرکت‌ها، سازمان‌های غیرانتفاعی، دولت‌ها، مدارس و دانشگاه‌ها و ارتش می‌شوند.

 

 

نمودار سازمانی مسطح
نمودار سازمانی مسطح منحصر به فرد است زیرا سطوح کمی یا بدون مدیریت را نشان می‌دهد. این نوع ساختار سازمانی ممکن است در یک کسب و کار کوچک یا یک کسب و کار مدرن که در حال آزمایش بدون زنجیره فرماندهی است، وجود داشته باشد. با این نوع ساختار سازمانی، شرکت خودمدیریتی گسترده و تصمیم‌گیری اعضای تیم را ترویج می‌کند.

 

 

نمودار سازمانی ماتریسی

این ساختار سازمانی پیچیده‌تر، افراد را بر اساس مهارت‌های مشترک، بخش‌هایی که در آن‌ها کار می‌کنند و افرادی که ممکن است به آن‌ها گزارش دهند، گروه بندی می‌کند. نمودارهای ماتریسی اغلب کارمندان و تیم‌ها را با بیش از یک مدیر مرتبط می‌کنند، مانند یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار که روی دو پروژه کار می‌کند؛ یکی با مدیر تیم معمولی خود و دیگری با یک مدیر محصول جداگانه. در این سناریو، نمودار ماتریسی توسعه‌دهنده نرم‌افزار را به هر مدیری که با او کار می‌کند، با خطوط عمودی متصل می‌کند.

 

 

نمودار سازمانی تقسیم‌بندی شده

این نمودار شرکت را بر اساس معیارهای خاصی تقسیم می‌کند. این می‌تواند بر اساس خطوط محصول ارائه شده یا مناطق جغرافیایی باشد. به عنوان مثال، یک خودروساز می‌تواند شرکت خود را بر اساس نوع محصول سازماندهی کند. بخش‌های مربوطه خودمختاری خاصی خواهند داشت اما این احتمالاً هزینه‌های سربار اضافی را به همراه خواهد داشت.

بیشتر بخوانید: تحلیل سناریو

مزایای استفاده از یک نمودار سازمانی

می‌توانید با استفاده از یک ساختار سازمانی، شرکت خود را بهره‌مند کنید زیرا نمایش بصری از بخش‌های مختلف و عناوین شغلی در عمل را ارائه می‌دهد. این چارت می‌تواند به اعضای تیم یاری رساند تا درک کنند که چگونه با یکدیگر همکاری نمایند و به نقش و مسئولیت‌های خود اعتماد کنند.

• تجسم روابط گزارش‌دهی
  به عنوان یک مدیر، می‌توانید از یک نمودار سازمانی برای نشان دادن مسئولیت‌های کاری و روابط گزارش‌دهی به اعضای جدید تیم استفاده کنید. هنگام استخدام کارمندان جدید، نمودار سازمانی به اعضای تیم کمک می‌کند تا هم‌تیمی‌های خود را بشناسند و بدانند که چه کاری انجام می‌دهند. همچنین به اعضای تیم جدید کمک می‌کند تا به یاد بیاورند چه کسی در شرکت چه نقشی دارد.
  

• مدیریت رشد و تغییر
  نمودارهای سازمانی همچنین می‌توانند به تیم رهبری کمک کنند تا سازماندهی شده بمانند و رشد یا تغییر را در شرکت مدیریت نماید. به عنوان مثال، اگر رئیس یک بخش متوجه شود که یک تیم بزرگ‌تر از تیم‌های دیگر شده است، می‌تواند اعضای جدیدی را جابه‌جا یا استخدام نماید تا تعادل ایجاد کند.
  

• مشاهده جایگاه همه
  یک نمودار سازمانی با نشان دادن جایگاه همه در شرکت در ساختار سازمانی، شفافیت ایجاد می‌کند. اگر یک عضو جدید به تیم ملحق شود، می‌تواند به نمودار سازمانی نگاه کرده و درک نماید که پنج عضو دیگر در تیم خود دارد، دو دستیار زیر نظر او هستند و یک مدیر پروژه بالای سر اوست. همچنین می‌توانند ببینند که مدیر پروژه آنها به یک مدیر بخش گزارش می‌دهد.
  

• بهبود ارتباطات
  داشتن یک ساختار سازمانی مشخص برای شرکت شما می‌تواند ارتباطات را بهبود بخشد زیرا روابط گزارش‌دهی را واضح می‌کند. بدون وجود یک نمودار سازمانی، ممکن است اعضای تیم ندانند در صورت داشتن سوال به کجا مراجعه نمایند. نمودار سازمانی مشخص می‌کند چه کسی رهبری چه چیزی را بر عهده دارد، بنابراین اعضای تیم می‌توانند احساس قدرت کنند تا سوال بپرسند و با دیگران همکاری نمایند.
  

• ایجاد دایرکتوری بصری
  یک نمودار سازمانی اساساً یک دایرکتوری بصری از سازمان شما است. می‌توانید چارت را زمانی که اعضای تیم ارتقا می‌یابند یا زمانی که ترک می‌کنند، به‌روزرسانی کنید. به‌روز نگه داشتن یک دایرکتوری بصری باعث می‌شود همه از افرادی که در شرکت کار می‌کنند و موقعیت فعلی آن‌ها آگاه باشند.

بیشتر بخوانید: همکاری متقابل عملکردی

 

 

محدودیت‌های استفاده از یک چارت سازمانی

در حالی که چارت‌های سازمانی می‌توانند ارتباط بین تیم‌ها را افزایش دهند، محدودیت‌هایی در استفاده از آن‌ها وجود دارد. آگاهی از این محدودیت‌ها می‌تواند به شما یاری رساند تا راه‌حل‌هایی برای هرگونه مشکل احتمالی قبل از وقوع آن‌ها پیدا کنید.

• می‌تواند به سرعت قدیمی شود
  نمودارهای سازمانی می‌توانند به سرعت قدیمی شوند زیرا شرکت‌ها بازسازی می‌شوند و نقش‌های تیمی تغییر می‌کنند. اعضای تیم باید هوشیار باشند و چارت سازمانی را با ساختار شرکت و نام‌های کارکنان فعلی به‌روز نگه دارند.
  راه‌حل: برای حفظ این منبع ارزشمند، شخصی را برای به‌روزرسانی و توزیع منظم نمودار سازمانی خود تعیین کنید.

• فقط روابط رسمی را نشان می‌دهد
  نمودار سازمانی یک سند یک بعدی است، بنابراین توضیح زیادی فراتر از ساختار گزارش‌دهی که ارائه خواهد داد، ارائه نمی‌دهد. در حالی که در تجسم ساختار اساسی شرکت مفید است، فقط روابط رسمی را نشان می‌دهد. بسیاری از شرکت‌ها بر اساس روابط گزارش‌دهی غیررسمی مختلفی عمل و رشد می‌کنند که در یک نمودار سازمانی سنتی نشان داده نمی‌شود.
  راه‌حل: از یک نمودار سازمانی به عنوان نقطه شروع استفاده کنید، اما به خاطر داشته باشید که ممکن است روابط کاری دیگری نیز وجود داشته باشد که نمودار سازمانی آن را نشان نمی‌دهد.

• سبک مدیریت را نشان نمی‌دهد
  در حالی که نمودار سازمانی مدیران و اعضای تیمی را که به آن‌ها گزارش می‌دهند نشان می‌دهد، سبک هر مدیر را نشان خواهد داد. به عنوان مثال، نمودار سازمانی ممکن است نشان دهد که یک مدیر دو عضو تیم دارد و مدیر دیگری پنج عضو تیم دارد. ممکن است فرض شود که مدیر با اعضای تیم بیشتر یک رهبر قوی‌تر است، اما نمودار سازمانی نشان نمی‌دهد که مدیر با اعضای تیم کمتر سبک مدیریتی عملی‌تری دارد.
  راه‌حل: از نمودار سازمانی خود به عنوان اولین نقطه مرجع استفاده کنید، اما به خاطر داشته باشید که تماس رو در رو بهترین راه برای درک روابط گزارش‌دهی بین تیم‌های داخلی است.
  

• به‌روزرسانی می‌تواند دشوار باشد
  نه تنها برگه‌های کاری نمودار سازمانی قابل چاپ یا نمودارهای سازمانی ترسیم شده می‌توانند به سرعت قدیمی شوند، بلکه به‌روزرسانی آن‌ها نیز می‌تواند دشوار باشد. از این گذشته، اگر چارت شما در یک ابزار ثابت ایجاد شده باشد، هر بار که ساختار سازمان شما تغییر کند، باید از ابتدا شروع کنید.
  راه‌حل: به جای ایجاد چارت خود در یک فضای کاری ثابت، یک ابزار پویا را انتخاب کنید. پلتفرم‌هایی مانند پاورپوینت (PowerPoint)، ورد (Word) و اکسل (Excel)  به‌راحتی به‌ روزرسانی می‌شوند. یا یک قدم جلوتر بروید و از نرم‌افزار چارت سازمانی یا یک ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید که از ادغام‌ها و برنامه‌های کاربردی برای اتصال تیم شما به تجسم‌کننده‌های داده استفاده می‌کند که جریان‌های کاری را ترسیم می‌کنند، مانند لوسید چارت (LucidChart) و میرو (Miro).

بیشتر بخوانید: مدیریت پروژه

 

یک نمودار سازمانی چه چیزی را باید نشان دهد؟

یک نمودار سازمانی باید به صورت بصری وضعیت سلسله مراتبی یک کارمند خاص را نسبت به سایر افراد در شرکت نشان دهد. به عنوان مثال، یک معاون مدیر همیشه مستقیماً زیرمجموعه یک مدیر در نمودار قرار می‌گیرد و نشان می‌دهد که اولی به دومی گزارش می‌دهد.

چرا نمودار سازمانی مهم است؟

نمودارهای سازمانی سلسله مراتب یک سازمان را نشان می‌دهند که می‌تواند به وضوح ارشدیت و خطوط اختیاری که باید دنبال شود را شناسایی کند. همچنین می‌تواند نشان دهد که کدام نقش‌ها مسئول چه وظایفی، بخش‌ها، دپارتمان‌ها یا مناطقی هستند. این کار می‌تواند ابهام را برطرف کند و ارتباطات را بهبود بخشد.

رایج‌ترین نمودارهای سازمانی کدامند؟

دو نوع قالب نمودار سازمانی که اغلب استفاده می‌شوند، سلسله مراتبی و تخت هستند. سلسله مراتبی رایج‌ترین است و رتبه افراد را بر اساس نقش آن‌ها در شرکت به ترتیب نزولی عمودی نشان می‌دهد. یک قالب تخت، همچنین به عنوان یک نمودار سازمانی “افقی” شناخته می‌شود، همه افراد را در فقط چند سطح یا فقط یک سطح قرار می‌دهد و نشان‌دهنده توانایی تصمیم‌گیری خودمختار است که در آن این قدرت به طور مساوی تقسیم می‌شود.

انواع دیگر نمودارهای سازمانی چیست؟

نمودارهای سازمانی ماتریسی و تقسیم‌بندی شده کمتر استفاده می‌شوند، اما همچنان در تعریف نقش‌ها موثر هستند. نمودار سازمانی ماتریسی افراد را بر اساس مهارت‌های مشترک، بخش‌هایی که در آن‌ها کار می‌کنند و افرادی که به آن‌ها گزارش می‌دهند، گروه بندی می‌کند. به آن “ماتریسی” می‌گویند زیرا کارمندان و تیم‌ها را با بیش از یک مدیر مرتبط می‌کند. تقسیم‌بندی شده سازماندهی یک شرکت را بر اساس معیارهای خاصی مانند خط محصول یا منطقه جغرافیایی نشان می‌دهد. به عنوان مثال، یک خودروساز ممکن است بر اساس انواع مختلف محصولات ارائه شده سازماندهی شود.

چگونه یک نمودار سازمانی بسازیم؟

یک نمودار سازمانی راهی برای تجسم ساختار شرکت شما است. برای ایجاد یک چارت سازمانی، باید اطلاعات اعضای تیم را جمع‌آوری کنید و تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید چارت را بسازید. هنگامی که روابط گزارش‌دهی را در سازمان خود در نظر می‌گیرید، می‌توانید چارت خود را از بالا به پایین برنامه‌ریزی کنید.

۱. تعریف محدوده
می‌توانید چارت سازمانی خود را مانند هر پروژه جدید دیگری که روی آن کار می‌کنید، در نظر بگیرید. تعریف محدوده چارت سازمانی شما می‌تواند به اطمینان از نمایش واضح ساختار تیم شما کمک کند. محدوده، هدف کلی چارت سازمانی شما را تعیین می‌کند. برای شروع، به این سوالات فکر کنید:

• آیا چارت سازمانی شما به عنوان منبعی برای اعضای تیم خواهد بود تا بدانند چه کسی در شرکت چه نقشی دارد؟
• آیا چارت سازمانی خود را با ذینفعان یا شرکای خارجی به اشتراک خواهید گذاشت؟
  
• آیا برای سطوح مختلف شرکت به چندین چارت نیاز خواهید داشت؟
  پرسیدن این سوالات از ابتدا می تواند به شما کمک کند اطلاعات درست را جمع آوری کرده و چارت خود را ترسیم کنید.
  

۲. جمع آوری اطلاعات
جمع آوری اطلاعات مهمترین مرحله ساخت یک چارت سازمانی است زیرا بدون اطلاعات صحیح، نمی توانید پیش بروید. می توانید با نظرسنجی از اعضای تیم از طریق ایمیل یا کار با بخش منابع انسانی خود، اطلاعات جمع آوری کنید. شما به اطلاعات به روز در مورد افراد در شرکت خود، از جمله نام کارمندان و آخرین عناوین شغلی آنها نیاز دارید. همچنین باید روابط گزارش‌دهی را در سراسر شرکت خود درک کنید، مانند سلسله مراتب بین مدیران و گزارش‌های مستقیم. در نظر بگیرید که برای شخصی‌سازی بیشتر، عکس‌های اعضای تیم خود را جمع‌آوری کنید.

۳. تصمیم گیری در مورد نحوه ساخت چارت
تصمیم گیری در مورد نحوه ساخت چارت سازمانی بسیار مهم است زیرا ابزارهای مختلف می توانند این فرآیند را آسان تر کنند. ترسیم چارت سازمانی به صورت دستی کارآمد نیست و نتایج شما را سخت به اشتراک می‌گذارد، بنابراین در نظر بگیرید که از قدرت یک ابزار برای این فرآیند استفاده کنید.

۴. برنامه ریزی برای به‌روزرسانی‌ها
پس از ایجاد چارت سازمانی خود، از یک تقویم تیم برای برنامه‌ریزی به‌روزرسانی‌های منظم استفاده کنید. پس از همه، احتمالاً ساختار شرکت و پویایی تیم شما اغلب تغییر خواهد کرد. افراد در موقعیت‌های مختلف جابه‌جا می‌شوند، کارمندان جدید استخدام می‌شوند و روابط گزارش‌دهی تغییر می‌کند. با یک چارت سازمانی دیجیتال، به‌روزرسانی ساختار و توزیع مجدد آن بین اعضای تیم آسان است.

بیشتر بخوانید: تعریف دقیق ذی نفع یا ذینفعان چیست؟ تحلیل ذینفعان در سازمان و پروژه چگونه انجام می شود؟

 

 

 

 

نتیجه گیری

نمودارهای سازمانی به فرد اجازه می‌دهند ساختار و سلسله مراتب یک سازمان را به صورت بصری درک کند. این می‌تواند نمای کلی از نحوه استقرار اطلاعات و دستورالعمل‌ها در سازمان‌ها را ارائه دهد که می‌تواند از نهادهای دولتی تا شرکت‌ها و ارتش متغیر باشد. ارشدترین موقعیت‌ها در بالای نمودار ظاهر می‌شوند و نقش‌های فرعی زیر آن‌ها قرار می‌گیرند. ظاهر و جریان نمودار بسته به اندازه سازمان و نحوه چیدمان نقش‌های آن متفاوت خواهد بود. انواع نمودارهای سازمانی شامل:

نمودار سازمانی سلسله مراتبی

از آنجایی که یک نمودار سازمانی اساساً یک نمودار سلسله مراتبی است؛ یک ترجمه بصری از ساختار داخلی شرکت شما، نوع نموداری که استفاده می‌کنید باید روابط گزارش‌دهی و رویه‌های تصمیم‌گیری سازمان شما را منعکس کند. این مدل رایج‌ترین، افراد با بالاترین رتبه را در بالای نمودار قرار می‌دهد و افراد با رتبه پایین‌تر را در زیر آن‌ها قرار می‌دهد. سلسله مراتب سازمانی معمولاً به صنعت، موقعیت جغرافیایی و اندازه شرکت بستگی دارد.

نمودار سازمانی مسطح

همچنین به عنوان یک نمودار “افقی” شناخته می‌شود، نمودار سازمانی مسطح افراد را در یک سطح یا فقط چند سطح قرار می‌دهد و نشان‌دهنده برابری قدرت و توانایی تصمیم‌گیری خودمختار بیشتری نسبت به کارمندان در شرکت‌های سلسله مراتبی است.

نمودارسازمانی ماتریسی

این ساختار سازمانی پیچیده‌تر افراد را بر اساس مهارت‌های مشترک، بخش‌هایی که در آن‌ها کار می‌کنند و افرادی که ممکن است به آن‌ها گزارش دهند، گروه بندی می‌کند. نمودارهای ماتریسی اغلب کارمندان و تیم‌ها را با بیش از یک مدیر مرتبط می‌کنند، مانند یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار که روی دو پروژه کار می‌کند – یکی با مدیر تیم معمولی خود و دیگری با یک مدیر محصول جداگانه. در این سناریو، نمودار ماتریسی توسعه‌دهنده نرم‌افزار را به هر مدیری که با او کار می‌کند، با خطوط عمودی متصل می‌کند.

نمودارسازمانی تقسیم‌بندی شده

این نمودار شرکت را بر اساس معیارهای خاصی تقسیم می‌کند. این می‌تواند بر اساس خطوط محصول ارائه شده یا مناطق جغرافیایی باشد. به عنوان مثال، یک خودروساز می‌تواند شرکت خود را بر اساس نوع محصول سازماندهی کند. بخش‌های مربوطه خودمختاری خاصی خواهند داشت اما این احتمالاً هزینه‌های سربار اضافی را به همراه خواهد داشت.

 

 

 

جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع نمودار سازمانی برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است. شما میتوانید با ارائه درخواست مشاوره از طریق ارسال فرم، مشاوره رایگان در خصوص کسب و کار خود دریافت نمایید. پس از ارسال درخواست، کارشناسان شریف استراتژی در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.