مدیریت پروژه

در این مقاله، به موضوع مدیریت پروژه پرداخته‌ایم؛ بنابراین ضمن ارائه تعریفی از مدیریت پروژه به موضوعات مهمی چون اصول اولیه مدیریت پروژه، ۵ مرحله چرخه عمر آن و نقاط عطف مدیریت پروژه به تفصیل توضیح داده‌ایم. در ادامه به ذینفعان پروژه، مسئولیت‌ها و مهارت‌های یک مدیر پروژه همراه با مثال اشاره نموده‌ و در نهایت کارهایی که باید در مدیریت پروژه انجام گیرد را شرح داده‌ایم. در آخر نیز می‌توانید دیدگاه‌ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

 

مقدمه‌ای بر مدیریت پروژه 

مدیریت پروژه مثل نقشه راهی است که یک سازمان یا تیم را از نقطه شروع به مقصد نهایی می‌رساند. بدون این نقشه، پروژه‌ها ممکن است از مسیر اصلی خارج شوند، زمان و منابع زیادی هدر رفته و در نهایت به موفقیت نرسند. با برنامه‌ریزی دقیق، نظارت مداوم و مدیریت موثر منابع، احتمال موفقیت پروژه به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد. مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا از منابع موجود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و از هدر رفتن زمان، پول و نیروی انسانی جلوگیری نمایید از طرفی با تقسیم کارها به وظایف کوچکتر و تعیین مسئولیت‌ها، بهره‌وری تیم افزایش می‌یابد و هر فرد می‌داند که دقیقا چه کاری باید انجام دهد. مدیریت پروژه به ایجاد ارتباطات موثر بین اعضای تیم، ذینفعان و مشتریان یاری می‌رساند و از بروز سوءتفاهمات جلوگیری می‌کند. در واقع با داشتن یک برنامه زمان‌بندی دقیق و نظارت مداوم بر پیشرفت پروژه، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که پروژه در زمان تعیین شده تحویل داده می‌شود، با شناسایی و مدیریت ریسک‌های احتمالی، می‌توانید از بروز مشکلات غیرمنتظره جلوگیری کرده و پروژه را در مسیر درست نگه دارید. به طور خلاصه، مدیریت پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به صورت موثر، کارآمد و با کیفیت بالا به پایان برسانند.  یک مدیر پروژه توانمند با استانداردها و شیوه‌های مدیریت پروژه آشنا است اما فقط کسانی که مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود بخشیده‌اند، بارها و بارها در نقش خود موفق می‌شوند. در سال‌های آینده تقاضا برای مدیران پروژه افزایش خواهد یافت؛ بنابراین، درک اینکه چگونه مهارت‌های ارتباطی پیشرفته مدیران پروژه را متمایز می‌کند، به شما یک مزیت رقابتی می‌دهد.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه فرآیند هماهنگ کردن یک تیم و منابع آن برای اجرای موفقیت‌آمیز یک وظیفه خاص از ابتدا تا انتها است. این شامل برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، اندازه‌گیری پیشرفت، تخصیص منابع، شناسایی محدودیت‌ها و تکمیل وظیفه با رعایت آن محدودیت‌ها است. در این مرحله نکته بسیار مهمی وجود دارد که در تعاریف به آن اشاره نمی‌شود، بخش بزرگی از هماهنگ‌سازی در مدیریت پروژه، ارتباط است. اکثر مدیران پروژه در این زمینه مشکل دارند زیرا اهمیت و سختی برقراری ارتباط صحیح با افراد مناسب در زمان مناسب را دست کم می‌گیرند. انسان‌ها در مرکز مدیریت پروژه قرار دارند و هدف اصلی مدیریت پروژه، تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه با تسهیل کار افراد است. به طور مشابه، تمام ابزارها، روش‌ها، نرم‌افزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه این هدف واحد را دنبال می‌کنند؛ بنابراین، مدیر پروژه مسئول تکمیل پروژه نیست بلکه او مسئول افرادی است که پروژه را تکمیل خواهند کرد. این تفاوت است که یک مدیر پروژه بزرگ را از یک مدیر پروژه خوب جدا می‌کند. از آنجایی که درک قابل اعتمادی از تعریف مدیریت پروژه داریم، بیایید به بنیادی‌ترین مفاهیم و بازیگران کلیدی آن بپردازیم.

بیشتر بخوانید: تخصیص منابع

اصول اولیه مدیریت پروژه

از مهم‌ترین اصول اولیه مدیریت پروژه، ۵ مرحله چرخه عمر مدیریت پروژه می‌باشد:

۵ مرحله چرخه عمر مدیریت پروژه

موسسه مدیریت پروژه (PMI) این چرخه عمر مدیریت پروژه را به عنوان یک لایه اضافه کرد تا یک روش متحد و رسمی برای ساختاردهی و سازماندهی عناصر مختلف پروژه‌ها ایجاد نماید. در اصل، این پنج مرحله یک نقشه راه برای تکمیل موفق‌تر پروژه‌ها ایجاد می‌کنند. بیایید نگاهی کوتاه و متمرکز به پنج مرحله مدیریت پروژه داشته باشیم:

۱. آغاز
این اولین مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه است؛ مرحله‌ای که اکثر مردم دوست دارند آن را نادیده بگیرند که اغلب به ضرر خودشان می‌باشد. این مرحله جایی است که پروژه‌ها آغاز می‌شوند، در واقع این مرحله  زمینه را فراهم می‌کند و پروژه‌ها را با استراتژی همسو می‌نمایند. برای درک اینکه پروژه‌ها در یک برنامه استراتژی قرار می‌گیرند، الگوی برنامه‌ریزی استراتژیک را بررسی کنید. این مرحله ممکن است شامل طوفان فکری (Brainstorming) برای ارائه چندین ایده پروژه باشد. سپس، هر پروژه از فرآیند «آغاز» خود عبور می‌نماید که در آن جنبه‌های کلیدی آن، مانند موارد زیر را تعیین می‌کنید:

•  وسعت
• مهلت
• ریسک
  
• منابع
  
• افراد مورد نیاز

این مرحله نباید برنامه‌ریزی کاملی برای پروژه باشد زیرا این کار بعداً انجام می‌شود، می‌توان گفت یک تخمین دقیق از اینکه آیا ارزش زمان و منابع مورد نیاز برای دستیابی به هدف شما را دارد، می‌باشد. در این مرحله، مدیر پروژه نیز تعیین می‌شود.

 

۲.برنامه‌ریزی
مرحله‌ای است که اکثر مردم فرآیند مدیریت پروژه خود را از آن شروع می‌کنند. با این حال، فقط پروژه‌هایی که با موفقیت از مرحله آغاز عبور کرده‌اند، باید به این مرحله برسند چون نمی‌خواهید در نیمه راه یک پروژه را رها کنید، یا حتی بدتر، با محصولی که با کسب و کارتان بی‌ارتباط یا آسیب‌رسان است، مواجه شوید. مرحله برنامه‌ریزی جایی است که شما یک طرح شماتیک از پروژه را می‌سازید و پروژه را به وظایف و نقاط عطف کوچک‌تر تقسیم می‌کنید، که هر کدام زمان‌های مربوط به خود را دارند. مسئولیت‌ها به افراد تخصیص داده می‌شود و اگر سازمان افراد لازم برای تکمیل پروژه را نداشته باشد (و تصمیم به تعهد به آن گرفته باشد)، شامل استخدام نیز می‌شود. معیارهایی که پیشرفت تیم را تعیین می‌کنند نیز در این مرحله تعریف می‌شوند، این مورد برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه بسیار مهم است. ماهیت عادت بررسی خود را در ابتدای چرخه عمر مدیریت پروژه تعیین کنید؛ آیا این یک جلسه یا یک گزارش خواهد بود؟ روزانه، هفتگی، ماهانه و معیارها و موضوعات دقیقی که بررسی خواهید کرد. چرخه واقعی مدیریت پروژه ممکن است از اینجا شروع شود  و این به ماهیت پروژه و روش‌شناسی که مدیر پروژه انتخاب می‌کند بستگی دارد.

 

۳. اجرا
به محض پایان یافتن مرحله برنامه‌ریزی و شروع کار افراد به وظایف خود، مرحله اجرا آغاز می‌شود. افراد در جهت هدف نهایی پیشرفت می‌کنند و مدیر پروژه پیشرفت‌های غیرمنتظره را مدیریت می‌نماید و از افراد خود حمایت می‌کند. اجرا و نظارت دو مرحله متمایز در چرخه عمر مدیریت پروژه نیستند در واقع آنها یکدیگر را پشتیبانی و تکمیل می‌کنند. مرحله اجرا شامل موارد زیر است:

•  ساخت فرآیندها
•  توسعه محصول 

 

۴. نظارت
نظارت و کنترل پیشرفت پروژه، یکی از مسئولیت‌های حیاتی مدیران پروژه است زیرا به آنها امکان می‌دهد در جریان تولید قرار گیرند و به طور فعال آن را برای برآورده کردن الزامات مدیریت کنند. حتی اگر تخمین‌های پروژه در مرحله برنامه‌ریزی دقیق نبود، یک نظارت عملی، این نادرستی‌ها را زود تشخیص می‌دهد و فرصتی برای بازنگری مجدد بقیه پروژه فراهم می‌کند. به همین دلیل است که در ابتدای پروژه تصمیم گیری در مورد نیازهای گزارش‌دهی و تعهد به آنها بسیار ضروری است. اگرچه روش‌های بررسی شما ممکن است با گذشت زمان تکامل یابند، اما هرگز نباید کاهش یافته و یا به عنوان یک مورد اختیاری تلقی شوند. حتی به‌روزرسانی ساده در یک گفتگو می‌تواند در حفظ سرعت و اجرای متمرکز بسیار مفید باشد.

 

۵. اختتام 
اختتام، مرحله نهایی چرخه عمر مدیریت پروژه است و در واقع در این مرحله تیم کار را تحویل می‌دهد. دو گزارش باید با تکمیل پروژه تهیه شود، یکی برای سرپرستان و دریافت‌کنندگان پروژه و دیگری برای عملکرد تیم، یک گزارش ارزیابی پایان کار و در کنار آنها، تیم گزارشی در مورد نتیجه پروژه ارائه می‌دهد که شامل موارد زیر است:

• الزامات: کدام برآورده شد و کدام برآورده نشد.
• نقاط تصمیم‌گیری کلیدی که برخی معاملات در آن رخ داد و دلیل آنها چه بود؟
• اهداف برآورده شده و برآورده نشده.

• گزارش ارزیابی پایان کار شامل:
• چه چیزی اشتباه پیش رفت
• چه چیزی درست پیش رفت
• بردهایی برای جشن گرفتن
• درس‌هایی که باید آموخته شود

در مجموع، چرخه عمر مدیریت پروژه یک چارچوب موثر است که ساختار و رسمی‌سازی مراحل و فرآیندهای مختلفی که یک پروژه از آن عبور می‌نماید را فراهم می‌کند. در ادامه دو عنصر حیاتی مدیریت پروژه، نقاط عطف پروژه و ذینفعان پروژه را بررسی خواهیم کرد.

بیشتر بخوانید: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟

نقاط عطف مدیریت پروژه چیست؟

یک پروژه می‌تواند هر چیزی باشد. این می‌تواند توسعه یک مقاله، ساخت یک ساختمان جدید، جستجوی یک شغل جدید یا توسعه یک استراتژی بازاریابی باشد. صرف نظر از ماهیت پروژه، شروع پروژه و تکمیل آن در یک مرحله، به ندرت اتفاق می‌افتد. اغلب، آن را به نقاط عطف کوچک‌تر و کمتر دلهره‌آور تقسیم می‌کنید، زیرا از حجم پروژه و میزان تلاش مورد نیاز برای تکمیل آن مرعوب نمی‌شوید و کار را سازماندهی کرده و قدم به قدم برای رسیدن به مقصد نهایی خود حرکت می‌کنید، هر بار که به یک نقطه عطف پروژه می‌رسید، می‌توانید جشن بگیرید. به تیم‌تان (و خودتان) جایی که شایسته است اعتبار دهید و روحیه آنها را بالا ببرید. هر پیروزی کوچکی که جشن می‌گیرید، روحیه تیم شما را تقویت کرده و تلاش‌های آنها را دوباره متمرکز می‌کند.

مثال‌های نقاط عطف

ساختمان‌سازی:

•  تأمین بودجه
•  یافتن و تأمین یک سایت مناسب
•  ایجاد یک طراحی معماری دقیق
• استخدام یک شرکت ساختمانی
•  پی‌ریزی
•  و…

توسعه یک کمپین بازاریابی:

•  انجام تحقیقات بازار
•  تصمیم گیری در مورد کانال‌های بازاریابی خود
•  ساخت پیام خود
• توسعه تبلیغات
• و….

برای پروژه‌های بزرگ، هر نقطه عطف نیز می‌تواند به عنوان یک پروژه جدید با نقاط عطف فرعی خود لحاظ شود. لازم به ذکر است که نقاط عطف پیشرفت پروژه را نشان می‌دهند، نه پیشرفت در جهت هدف پروژه. به عنوان مثال، تیم شما ممکن است وظایف را به موقع تکمیل نماید، اما کمپین بازاریابی شما لزوماً در برابر اهداف خود عمل نمی‌کند. نقاط عطف خود را با معیارهای مناسب جفت کنید تا مطمئن شوید کارهایی را انجام می‌دهید که بیشترین اهمیت را دارند.

بیشتر بخوانید: برنامه عملیاتی چیست؟

ذینفعان پروژه

هر پروژه سه گروه از ذینفعان را دارا می‌باشد. هر گروه در سطوح مختلف نتیجه پروژه سرمایه‌گذاری کرده است، به زبان ساده، سهام برای هر گروه از ذینفعان مدیر پروژه یکسان نیست. مدیریت ارتباط بین ذینفعان، مسئولیت مدیر پروژه است.

• سرپرستان
  سرپرستان مستقیماً یک پروژه را اجرا نمی‌کنند. تمرکز اصلی آنها رسیدن به اهداف سطح بالاتر و حرکت دادن معیارهای مرتبط با پروژه‌های متعدد است. برای آنها، پروژه‌ها، فعالیت‌هایی هستند که معیارها و پیشرفت در جهت اهداف مربوطه را هدایت می‌نمایند. پروژه‌ها برنامه عملیاتی را پر می‌کنند،‌ بنابراین، سرپرستان در اصل مدیران پرتفولیوی پروژه هستند. در نتیجه، اگر یک پروژه به طور قابل توجهی به یک معیار یا هدف خاص کمک نکند، آنها به راحتی آن را کنار می‌گذارند. معمولاً سرپرستان رهبر ارشد، مدیران اجرایی، هیئت مدیره یا مدیران برنامه هستند.

• مدیران
  یک مدیر تمرکز محدودتری دارد، آنها تیمی را رهبری می‌کنند که یک پروژه خاص را انجام داده است. مدیریت منابع، هماهنگی افراد و اطمینان از رعایت مشخصات پروژه، همه مسئولیت‌های مدیر هستند. یک مدیر در پروژه سرمایه‌گذاری زیادی کرده است و باید بر ارتباط بین گروه‌های ذینفعان کنترل کاملی داشته باشد. مدیران مهم‌ترین گروه در فرآیند مدیریت پروژه هستند. معمولاً گروه مدیران شامل نقش‌هایی مانند مدیر پروژه، رهبر تیم و هماهنگ‌کننده پروژه می‌شود.

• اجراکنندگان
  اجراکنندگان افرادی هستند که پروژه را زنده می‌کنند، آنها افرادی هستند که کار را انجام می‌دهند و مسئول پیشرفت روزانه پروژه هستند. اجراکنندگان بر تحویل نقاط عطف پروژه تمرکز دارند. به طور کلی آنها در تکمیل وظایف خود و همچنین پروژه سرمایه‌گذاری می‌کنند و معمولاً اجراکنندگان اعضای تیم هستند.

بیشتر بخوانید: تعریف دقیق ذی نفع یا ذینفعان چیست؟ تحلیل ذینفعان در سازمان و پروژه چگونه انجام می شود؟

مسئولیت‌های مدیر پروژه چیست؟

مدیران پروژه بیشترین سرمایه‌گذاری را در نتیجه پروژه دارند. اگرچه موفقیت یا شکست یک مدیر پروژه معمولاً فقط با نتیجه پروژه تعیین می‌شود، اما اگر فقط به پیشرفت معیارها اهمیت دهند، نمی‌توانند موفق شوند. بخش بسیار بزرگی از نقش مدیر پروژه، وظایف اداری، سازماندهی و انتقال اطلاعات است. آنها نه با انجام خود کار بلکه با آسان‌تر کردن کار اعضای تیم موفق می‌شوند، مدیران پروژه موفق به طور مداوم این را تشخیص می‌دهند. به همین دلیل آنها اینقدر روی بهبود مهارت‌ها و فرآیندهای ارتباطی خود تمرکز می‌کنند. بیایید مهم‌ترین مسئولیت‌های یک مدیر پروژه را ببینیم:

۱. مدیریت ادغام پروژه

مدیریت ادغام پروژه مجموعه تصمیماتی است که مدیر پروژه هنگام بررسی تمام اجزا و اهداف پروژه به طور جامع اتخاذ می‌کند. این شامل مسئولیت‌های اصلی مدیر پروژه است که نمی‌توان و نباید آنها را واگذار کرد. این تصمیمات در یک مرحله خاص از چرخه عمر مدیریت پروژه رخ نمی‌دهند بلکه ادغام فرآیندها و فعالیت‌ها از ابتدا تا پایان پروژه به طور مکرر انجام می‌شود. برخی از مسئولیت‌های مدیریت ادغام پروژه عبارتند از:

•  همسو کردن اهداف و محدودیت‌های پروژه با ابتکارات استراتژیک سازمان.
• توسعه یک برنامه برای دستیابی به این اهداف
• نظارت و مدیریت فعالیت‌ها و وظایف پروژه
• جمع‌آوری و برقراری ارتباط اطلاعات مربوطه به هر گروه از ذینفعان
• انجام معاملات بین اهداف متناقض

الزامات و انتظارات پیچیده می‌توانند به راحتی سختی و پیچیدگی مدیریت ادغام پروژه را افزایش دهند. به همین دلیل، مدیران پروژه از ابزارهای مختلفی برای آسان‌تر کردن کار خود استفاده می‌کنند، مانند:

• ابزارهای خودکار برای جمع‌آوری، سازماندهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات
• ابزارهای بصری‌سازی و ارتباطی برای ارائه سریع و مؤثر اطلاعات
• چارچوب‌ها و روش‌های سفارشی شده با نیازها و مشخصات پروژه

تقریباً در هر مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه، مدیر پروژه مجبور خواهد شد تصمیماتی در مورد مسائل متناقض مانند کیفیت در مقابل مهلت، بودجه در مقابل کیفیت، ایمنی در مقابل سرعت و بسیاری موارد دیگر اتخاذ کند. این معاملات بخش بزرگی از مدیریت ادغام پروژه هستند.

بیشتر بخوانید: چشم انداز پورتفولیو چیست؟

 

۲. ارتباط
ارتباط چیزی است که بیشتر مردم آن را دست کم می‌گیرند. آنها تلاش زیادی را که برای آن صرف می‌شود و میزان بزرگ بودن آن در فرآیند مدیریت پروژه را نادیده می‌گیرند. این دلیل بسیاری از مدیران پروژه ناامید و ناپایدار در نقش‌های خود می‌باشد. خوب یا بد، جریان روان اطلاعات بین همه گروه‌های ذینفعان در مسئولیت مدیر پروژه قرار می‌گیرد. به همین ترتیب، آنها از ابزارها و فرآیندهایی برای جمع‌آوری و نمایش اطلاعات مرتبط استفاده می‌کنند.

• سرپرستان
  سرپرستان نیازی ندارند که در جزئیات هر پروژه عمیق شوند. این چیزی است که شما به عنوان مدیر پروژه باید با آنها ارتباط برقرار کنید:
•  سطح تلاش و منابع مورد نیاز هر پروژه
•  هدفی که هر پروژه با آن گره خورده است
• میزان اهمیت پروژه برای کسب و کار
• مرحله‌ای که پروژه در حال حاضر روی آن است
• وسعت پروژه
• مزایا یا نتایج حاصل از پروژه
• وضعیت هر پروژه
  می‌توانید این فرآیند را با یک گزارش شاخص کلیدی عملکرد (KPI) خودکار کنید که تنها بر جمع‌آوری مهم‌ترین اطلاعات تمرکز دارد.

• مدیران
  مدیران پروژه به هر چیزی از پروژه‌ای که آن را رهبری می‌کنند، نزدیک هستند. آنها باید درک خوبی از هر وظیفه‌ای که تیم روی آن کار می‌کند داشته باشند تا بتوانند پشتیبانی لازم را ارائه دهند و کار را سازماندهی کنند. علاوه بر این مدیران مسئولیت‌های اداری دارند، بنابراین باید دید روشنی نسبت به پروژه داشته باشند. در اصل،تقریباً  مدیران همه چیز را در مورد پروژه می‌دانند و می‌فهمند، از جمله:
• هر چیزی راجع به سرپرستان و اجراکنندگان را می‌دانند
• چه کسی صاحب چه چیزی است
• توانایی‌ها و محدودیت‌های هر عضو تیم
• الزامات و اهداف پروژه
•  عوامل خطر

• اجراکنندگان
  اجراکنندگان در خط مقدم هستند و پیشرفت پروژه تقریباً به تکمیل وظایف خود توسط آنها بستگی دارد. بنابراین، آنها باید تمام اطلاعاتی را داشته باشند که کار را آسان‌تر، ساده‌تر و قابل دستیابی‌تر می‌کند. این می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
• نقاط عطف پروژه
• مهلت هر تحویل‌
• محدودیت‌ها و الزامات هر تحویل‌
• معیارهای عملکرد آنها
• گذرواژه‌ها و کلیدها برای ابزارها و منابع
  اکنون که اصول مدیریت پروژه را بررسی کرده‌ایم، بیایید نگاهی به برخی از ابزارهایی که مدیران پروژه برای موفقیت در نقش‌های خود از آنها استفاده می‌کنند، بیندازیم.

بیشتر بخوانید: ابتکارات استراتژیک

متداول‌ترین روش‌های مدیریت پروژه کدامند؟

روش‌های مدیریت پروژه مانند بیانیه‌های چشم‌انداز هستند و هر سازمان نسخه خاص خود را دارد. در این بخش دوتا از متداول‌ترین روش‌ها را که بیشتر شبیه دو دسته بزرگ متمایز از روش‌های مدیریت پروژه عمل می‌کنند، بررسی خواهیم کرد.

۱. روش آبشار

روش مدیریت پروژه آبشار بر دو شرط اصلی تمرکز دارد. اولاً بر مرحله برنامه‌ریزی پروژه تأکید دارد و ثانیاً به صورت خطی از یک فرآیند به فرآیند دیگر پیش می‌رود. این به معنای آن است که تا زمانی که یک فرآیند با موفقیت تکمیل نشود، فرآیند بعدی نمی‌تواند شروع شود. معمولاً روش آبشار، مراحل پنجگانه زیر را دنبال می‌کند:

•  مرحله الزامات جایی است که تمام الزامات و مشخصات ضروری پروژه جمع‌آوری و ثبت می‌شود.
• مرحله طراحی جایی است که طرح دقیق محصول نهایی پروژه، از جمله نقاط عطف و مهلت‌های مربوط به آنها تدوین می‌شود.
• مرحله اجرا جایی است که افراد طرح‌ها را اجرا می‌کنند و محصول را می‌سازند.
• مرحله تأیید جایی است که محصول از نظر نقص و اینکه آیا تمام الزامات را برآورده می‌کند، آزمایش می‌شود.
• مرحله استقرار جایی است که محصول نهایی پروژه تحویل یا منتشر می‌شود.

 اگر پس از استقرار آن، محصول نهایی نیاز به پشتیبانی و توجه مداوم داشته باشد، یک مرحله دیگر در این روش وجود دارد، مرحله نگهداری.

چه زمانی باید روش آبشار را انتخاب کنید؟

روش مدیریت پروژه آبشار پس از انتقال پروژه به مرحله اجرا، انعطاف‌پذیری کمی دارد، اما قابلیت پیش‌بینی‌، سرعت و رعایت بالا ضروریت دارد. بنابراین، برای پروژه‌هایی که دارای الزامات و تحویلی واضح، مختصر و با ویژگی‌های صریح هستند، ایده‌آل است. اگر وضوح وجود داشته باشد، مدل آبشار شگفتی می‌آفریند. پروژه‌های توسعه نرم‌افزار، پروژه‌های ساختمانی، پروژه‌های توسعه سیستم مانند سیستم‌های زنجیره تأمین یا سیستم‌های مراقبت‌های بهداشتی، همگی نمونه‌هایی از الزامات واضح و فرآیندهای متوالی رایج‌تر یا ضروری‌تر هستند و زمانی است که یک سازمان در مورد اولویت‌های استراتژیک برتر خود تصمیم می‌گیرد که بیشتر پروژه‌های با قابلیت پیش‌بینی‌ بالا ایجاد می‌شوند.

بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

۲. روش مدیریت پروژه چابک

رویکرد چابک مدیریت پروژه، یک مدل بسیار پاسخگو به تغییرات در مشخصات تحویل پروژه است. این بیشتر برای پروژه‌های توسعه نرم‌افزار اعمال می‌شود، اما روش چابک در کسب‌ و کارهای غیر فناوری فرصت‌های کاربردی زیادی پیدا می‌کند. این یک رویکرد تکرار شونده است هر تکرار با بازخورد و مشخصات جدید دنبال می‌شود، بنابراین در تکرار بعدی بهبود می‌یابد.

چه زمانی روش چابک را انتخاب کنید؟

روش چابک برای پروژه‌هایی که دارای الزامات مبهم، تحویلی‌هایی با ویژگی‌های نامشخص هستند یا هر یک از این موارد که انتظار می‌رود قبل از تکمیل محصول نهایی تغییر کنند، ایده‌آل است. تکرارها به تیم اجازه می‌دهند تا منابع را حفظ کنند، با مشخصات تغییرپذیر سازگار شوند و در عین حال سایر الزامات مانند مهلت‌ها و محدودیت‌های بودجه را برآورده کنند. روش چابک باعث توسعه بسیاری از روش‌های خاص مدیریت پروژه چابک شده است. به عنوان مثال:

•  روش اسکرام
•  روش کانبان
• روش برنامه‌نویسی افراطی
• روش چارچوب پروژه تطبیقی

روش‌های گسترده دیگری نیز وجود دارد، اما به طور کلی، تعداد کمی از افراد یک روش را دست نخورده اعمال می‌کنند. هر تیم، مدیر پروژه یا سازمان از یک روش ترکیبی استفاده می‌کند که قسمت‌هایی از روش‌های مختلف را ترکیب می‌کند.

بیشتر بخوانید: مزیت رقابتی چیست؟

مهارت‌های کلیدی یک مدیر پروژه

موقعبت مدیر پروژه یک موقعیت رهبری است؛ به طور خاص، شبیه موقعیت یک مدیر میانی است، از این نظر که یک مدیر پروژه باید اهداف استراتژیک سطح بالا را به واقعیت خط مقدم وصل کند. در نتیجه، هر مدیر پروژه برای موفقیت در این نقش نیاز به سه مجموعه مهارت متمایز دارد:

•  دانش خاص صنعت
•  مهارت در ابزارهای رایج مدیریت پروژه
• توانایی سطح کارشناسی در دو مهارت نرم خاص: ریزبینی و ارتباطات
  

دانش صنعت
تخصص در مدیریت پروژه در این جنبه اتفاق می‌افتد. دانش یک صنعت خاص، مهارت‌های یک مدیر پروژه را تقریباً در هر سطح از مسئولیت‌های خود افزایش می‌دهد. دانش خاص صنعت، درک عمیقی از وسعت پروژه، تخمین دقیق تلاش و زمان هر نقطه عطف و همچنین نیازها و بودجه پروژه را امکان‌پذیر می‌کند. این چیزی است که به مدیر پروژه اجازه می‌دهد بهترین معاملاتی را انجام دهد که با ابتکارات استراتژیک شرکت همسو است. این دانش قوی‌ترین دارایی یک مدیر پروژه است، زیرا اثربخشی دو مجموعه مهارت دیگر را بیشتر می‌کند.

مهارت در ابزارهای مدیریت پروژه

هرچه پروژه بزرگ‌تر یا تعداد افراد بیشتری درگیر باشند، نیاز به نرم‌افزار مدیریت پروژه بیشتر می‌شود. تعداد زیادی نرم‌افزار مدیریت پروژه وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. زمانی که مدیر پروژه جزئیات زیادی را با روابط پیچیده ردیابی می‌کند، باید در ابزارهای مختلف پیچیده مهارت داشته باشد؛ با این حال، این به ندرت اتفاق می‌افتد. اکثر مدیران پروژه قسمت‌های سطح بالایی، پروژه‌های خود را ردیابی می‌کنند. آنها می‌خواهند به سرعت مروری بر پیشرفت داشته باشند و آن را به راحتی به اشتراک بگذارند. به عنوان مثال، هنگامی که مدیران پروژه جلسات به‌روزرسانی با سرپرستان دارند، به بخش‌‌های قابل تقسیم از وظایف تیم و به‌روزرسانی‌های وضعیت فعلی نیاز دارند.

مهارت نرم: ریزبینی

موفق‌ترین مدیران پروژه به طور مداوم ریزبین هستند. آنها در مورد تمام راه‌هایی که پروژه ممکن است اشتباه پیش برود و فرآیندهای موجود شکست بخورند وسواس دارند. به عنوان یک مدیر پروژه، شما مسئولیت محافظت از کار و پیشرفت تیم خود و همچنین سرمایه گذاری منابع در پروژه خود را دارید. از بهترین روش‌هایی را که می‌توانید اعمال کنید:

•  تنگناها را حذف کنید.
•  به تنگناهای اطلاعاتی و فرآیندی فکر کنید. به عنوان مثال، اگر تیم شما برای اجرای وظایف خود به تأیید و مجوز شما نیاز دارد، در این صورت شما فشار زیادی بر کل پروژه (و خودتان) وارد می‌کنید.
• اختیار را به تیم خود منتقل کنید و از تبدیل شدن به یک گلوگاه اطلاعاتی خودداری نمایید.
• پروژه و فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل نمایید. آیا چیزی وجود دارد که اگر طبق برنامه کار نکند، کل پروژه فرو می‌ریزد؟ آن را حذف کرده و اقدامات جایگزین را اجرا نمایید.

مهارت نرم: ارتباط

به طور کلی این مهارت گسترده می‎‌باشد، زیرا هسته چندین مهارت نرم است که در صورت توسعه بالا، مدیران پروژه را از بقیه متمایز می‌کند. همچنین از جمله مهارت‌های مدیریت پروژه با قابلیت انتقال بالا است. بیایید ببینیم در کدام موارد خاص یک مدیر پروژه بیشترین بهره را از مهارت‌های ارتباطی استثنایی می‌برد:

•  ارائه دستورالعمل‌های دقیق.
  هنگامی که یک گردشگر از شما راهنمایی برای رسیدن به یک مکان می‌گیرد، اگر گم شود، این تقصیر شماست. دستورالعمل‌های شما به اندازه کافی خاص، واضح یا مختصر نبود، با فرض اینکه آنها دستورالعمل‌های شما را بسیار دقیق اجرا کرده اند.

• ارائه زمینه و هدف به اعضای تیم خود.
  اعضای تیم زمانی که دقیقاً درک کنند که کار آنها چگونه به تصویر بزرگ‌تر کمک می‌کند، در رویکرد خود شفاف‌تر و انعطاف‌پذیرتر خواهند بود.

• ارائه نمای کلی به سرپرستان.
  مدیران پروژه با برقراری ارتباط دقیق با سرپرستان، بسیار بهتر از همکاران خود عمل می‌کنند.
  

بیشتر بخوانید: بیانیه چشم انداز

 

نقش مدیر پروژه:

اگرچه هر پروژه منحصر به فرد است، اما معمولاً برای یک مدیر پروژه مفید است که در پروژه‌های خاص صنعت تخصص داشته باشد یا مهارت‌های اعمال شده در پروژه‌های خاص را توسعه دهد. در اینجا چند نمونه از نقش‌های تخصصی‌تر مدیر پروژه آورده شده است:

•  مدیر پروژه خلاق
  یک مدیر پروژه خلاق درک عمیق‌تری از فرآیند خلاقانه دارد. آنها مجهزتر هستند تا دستورالعمل‌های دقیق‌تری به تیم خود بدهند، الزامات پروژه را به وضوح درک کنند، بر فرآیند خلاقانه نظارت داشته باشند و بازخورد معناداری ارائه دهند. یک مدیر پروژه خلاق ممکن است خود خلاق باشد (نویسنده، طراح و…) یا دارای سابقه خلاقانه باشد. تقاضا برای این نقش در بازاریابی زیاد است، جایی که یک کمپین ممکن است شامل مجموعه‌ای از محصولات خلاقانه (ویدئو، کپی، مقاله، تبلیغ و…) باشد.

•  مدیر پروژه بازاریابی
  مدیران پروژه بازاریابی در همه اشکال و اندازه‌ها وجود دارند. به این دلیل که هر صنعت روش خاص خود را در انجام بازاریابی داشته و هر پروژه نیازهای متفاوتی دارد. یک مدیر پروژه بازاریابی دارای بسیاری از ویژگی‌های یک مدیر پروژه خلاق و دانش اصول بازاریابی است. بسته به پروژه، مدیر ممکن است مجبور به انجام تحقیقات بازار، طراحی یک کمپین بازاریابی با جدول زمانی و بودجه، تصمیم گیری در مورد آنچه باید برون‌سپاری شود یا حتی شرکت در تدوین پیام بازاریابی و طراحی تبلیغات باشد.

• مدیر پروژه دیجیتال
   مدیر پروژه دیجیتال یک عنوان بسیار گسترده است و تقریباً با یک مدیر پروژه “ساده” قابل تشخیص نیست. تمام ارتباطات با اعضای تیم ممکن است دیجیتال باشد و کل پروژه عمدتاً در فضای دیجیتال انجام شود. در نتیجه، مهارت‌های یک مدیر پروژه دیجیتال شامل مهارت در ابزارها و نرم‌افزارهای آنلاین مختلف، علاوه بر مدیریت پروژه می‌شود.

• مدیر پروژه مهندسی
  مدیر پروژه مهندسی یکی از سخت‌ترین نقش‌های مدیر پروژه است. معمولاً پیچیدگی پروژه‌های مهندسی بسیار زیاد است و نیازمند دانش عمیق و تخصصی از الزامات خاص پروژه است. یک مدیر پروژه مهندسی دارای سابقه تحصیلی غنی و تجربه عملی فراوان در جنبه‌های مختلف پروژه است تا بتواند کار را درک و سازماندهی کند و با آن همراه شود.

• مدیر پروژه مراقبت‌های بهداشتی
  نقش‌های مدیر پروژه مراقبت‌های بهداشتی معمولاً بیشتر متمرکز بر فرآیند هستند و می‌توانند بسیار پیچیده شوند. پروژه‌های مراقبت‌های بهداشتی از زیرساخت و کسب و کار گرفته تا رهبری ابتکارات کسب و کاری با تجزیه و تحلیل پیچیده و تخصص بالا متغیر هستند. یک مدیر پروژه مراقبت‌های بهداشتی معمولاً دارای سابقه مرتبط در صنعت بهداشت (به عنوان مثال اداری یا مدیریتی) است و می‌تواند در فرآیندها و روش‌های خاص مراقبت‌های بهداشتی تخصص داشته باشد. صرف نظر از صنعت، یک مدیر پروژه باید درک کند که چگونه پروژه به برنامه استراتژیک کلی شرکت کمک می‌کند تا زمینه روشنی برای هر تصمیمی داشته باشد.

بیشتر بخوانید: تعریف استراتژی زنجیره تأمین چیست؟ انواع مدیریت زنجیره تأمین چگونه اجرا می شوند؟

مدیر برنامه در مقابل مدیر پروژه

ابتدا باید اشاره کرد که آنها متعلق به گروه‌های مختلف ذینفعان هستند. مدیر برنامه یک ناظر است در واقع آنها مسئول یک برنامه، مجموعه‌ای از پروژه‌ها و فعالیت‌های مرتبط هستند. یک مدیر پروژه فقط مسئول پروژه خود است، به عنوان مثال، یک کسب‌ و کار در حوزه تمرکز استراتژیک “افزایش آگاهی از برند” دارد. هر یک از این پروژه‌ها ممکن است یک مدیر پروژه بازاریابی تخصصی داشته باشد که کار را سازماندهی می‌کند در حالی که یک مدیر برنامه بر نتیجه موفقیت‌آمیز تمام اجزای برنامه، یعنی پروژه‌ها نظارت می‌کند. راه دیگر برای تمایز بین یک برنامه و یک پروژه این است که اولی بر دستیابی به یک هدف استراتژیک خاص و دومی بر ارائه یک محصول یا خدمات خاص تمرکز دارد.

هماهنگ‌کننده پروژه در مقابل مدیر پروژه

یک هماهنگ‌کننده پروژه مسئولیت‌های کمتری نسبت به یک مدیر دارد، در واقع نقش او دستیار مدیر پروژه است و باعث می‌شود کارها روان‌تر انجام شود. یک هماهنگ‌کننده پروژه مسئول پیشرفت روزانه پروژه می‌باشد، او ارتباط بین ذینفعان را تسهیل می‌نماید و اصطحکاک را از فرآیندها و جریان کار حذف می‌کند. معمولاً یک هماهنگ‌کننده پروژه درک واضح و دقیقی از تمام جنبه‌های پروژه دارد و بسیاری از وظایف اجرایی را انجام می‌دهد اما با این حال، او محدود به این موارد نیست. دلیل ارزشمند بودن هماهنگ‌کننده‌ها این است که آنها به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا روی جنبه‌های مهم‌تر فرآیند مدیریت پروژه تمرکز کنند، بدون اینکه اجرای آن یا حمایت از اعضای تیم را نادیده بگیرند. بسیاری از مدیران پروژه قبل از رهبری پروژه‌های خود، نقش هماهنگ‌کننده پروژه را تجربه کرده‌اند.

 بدترین سناریوهای مدیریت پروژه

از بدترین سناریوهای مدیریت پروژه‌، لغو آن و ناکامی در تحویل می‌باشد؛ بیایید هر مورد را جداگانه بررسی کنیم.

• لغو پروژه
  یک خطر فوری برای پروژه‌هایی است که مرحله آغاز مدیریت پروژه را نادیده می‌گیرند. پروژه‌هایی که با اهداف سطح بالای شرکت همسو نیستند، ممکن است در هر زمان لغو شوند. شما، به همراه تیم خود، ساعت‌های بی‌شماری کار و منابع را صرف اجرا کردن پروژه کرده‌اید، شما موانع جدی را پشت سر گذاشته‌اید و تیم آماده است تا به یک نقطه عطف بزرگ برسد. در عوض، پیامی دریافت می‌کنید که به شما می‌گوید پروژه خود را کنار بگذارید زیرا به کسب و کار ارزش قابل توجهی نمی‌دهد یا با استراتژی شرکت همسو نیست. این اتفاقی است که در سال ۱۹۹۷ برای بسیاری از توسعه‌دهندگان رخ داد، زمانی که استیو جابز (Steve Jobs) تصمیم گرفت فناوری اپن داک (OpenDoc) را کنار بگذارد. 

• ناکامی در تحویل
  مسئولیت نهایی یک مدیر پروژه تحویل محصول نهایی در چارچوب الزامات پروژه است و هر تصمیم، معامله و ابزار به این هدف خاص کمک می‌کند. اگرچه هر پروژه الزامات ناکام کننده خاص خود را دارد، اما برخی از الزامات رایج مانند مهلت‌ها، مشخصات محصول یا برخی ویژگی‌های کیفیت اهمیت بیشتری نسبت به سایرین دارند. به همین دلیل، دانش خاص صنعت و همسو بودن با اهداف کسب و کار بسیار ضروری می‌باشد، آنها تضمین می‌کنند که مدیر پروژه می‌تواند تصمیمات درستی اتخاذ کند که پروژه را برای دستیابی به نتیجه مطلوب تطبیق دهد.

بیشتر بخوانید: اولویت های استراتژیک چیست؟

 

مدیریت پروژه استراتژیک

شما می‌توانید با اعمال یک لنز استراتژیک به فرآیند مدیریت پروژه خود، از این سناریوهای بد جلوگیری کنید. مدیریت پروژه استراتژیک به طور فعال با سوالات مربوط به همسو بودن و تأثیر همراه می‌باشد. این مورد پروژه‌ها را در سطح پرتفولیو مدیریت می‌نماید و در عین حال اطمینان حاصل می‌کند که هر پروژه به درستی به منابع داده شده و حداقل به یک هدف استراتژیک یاری می‌رساند. مدیریت پروژه استراتژیک وسعت و هدف پروژه را در زمینه گسترده‌تر استراتژی یک شرکت بررسی می‌کند. این سرمایه‌گذاری، زمان و منابع را برای پروژه‌های کم بازده صرفه‌جویی می‌نماید.

مدیران پروژه موفق به طور مداوم دارای این ویژگی‌های مشترک هستند:

• اصول مدیریت پروژه را درک کرده‌اند.
• در یک صنعت خاص تخصص دارند.
• در ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه مهارت دارند.
• اهداف پروژه را با اولویت‌های شرکت همسو می‌کنند.
• ریزبین هستند و دائماً خطر را کاهش می‌دهند.
• از تیم خود حمایت می‌نمایند و روی موفقیت آنها تمرکز می‌کنند.
  

بنابراین می‌توان گفت مدیریت پروژه فرآیند برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و هدایت منابع مانند زمان، پول، نیروی انسانی و تجهیزات برای رسیدن به اهداف مشخص در یک بازه زمانی معین است. به زبان ساده‌تر، مدیریت پروژه به معنای هدایت یک پروژه از ابتدا تا انتها با استفاده از روش‌ها و ابزارهای مشخص است تا اطمینان حاصل شود که پروژه به صورت مؤثر و کارآمد اجرا می‌شود. مدیریت پروژه با برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت مؤثر منابع، احتمال موفقیت پروژه را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد. در کل، مدیریت پروژه یک مهارت ضروری برای موفقیت در هر نوع پروژه است. با درک اصول و مفاهیم اساسی مدیریت پروژه، می‌توانید پروژه‌های خود را با موفقیت بیشتری به پایان برسانید.

 

جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع مدیریت پروژه برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است. شما میتوانید با ارائه درخواست مشاوره از طریق ارسال فرم، مشاوره رایگان در خصوص کسب و کار خود دریافت نمایید. پس از ارسال درخواست، کارشناسان شریف استراتژی در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.