همکاری متقابل عملکردی
در این مقاله، ما به اصول اساسی همکاری متقابل عملکردی پرداختهایم. ضمن ارائه تعریفی از همکاری متقابل عملکردی؛ مزایای ملموس، دلایل نیاز به آن، چالشهای رایج و ارائه بینشهای عملی برای کمک به شما در اجرای روان همکاری متقابل عملکردی درون سازمان خواهیم پرداخت. در طول مسیر، مثالهای واقعی از شرکتهایی که از قدرت رویکرد همکاری متقابل عملکردی بهرهبرداری کردهاند، نام خواهیم برد و استراتژیهای موفق آنها را به اشتراک خواهیم گذاشت. در آخر نیز میتوانید دیدگاهها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.
مقدمهای بر همکاری متقابل عملکردی
تصور کنید در یک تیم فوتبال هر بازیکن فقط به کار خود فکر کند؛ دفاع فقط دفاع، مهاجم فقط حمله. این تیم هیچوقت نمیتواند یک بازی را با موفقیت پشت سر بگذارد. اما اگه همه با هم هماهنگ شده، پاسهای دقیق رد و بدل کنند، در آن صورت تبدیل به یک تیم شکستناپذیر میشوند. همکاری متقابل عملکردی هم دقیقا مانند تیم فوتبال است. در سازمانها هم اگه هر بخش فقط به کار خود فکر کند، بخشهای مختلف تبدیل به جزیرههای کوچک میشوند؛ این جزیرهها ممکن است خیلی خوب کار کنند، اما وقتی با یکدیگر ارتباط نداشته باشند، نمیتوانند یک نتیجه بزرگ را رقم بزنند. همکاری متقابل عملکردی، بخش مخفی است که نوآوری و بهرهوری را در سازمانهای مدرن تقویت میکند. این فقط یک اصطلاح نیست؛ بلکه یک الزام استراتژیک برای موفقیت است. اما بدون ابزارهای فناوری مناسب و قابلیتهای سازمانی، تیمهای متقابل عملکردی میتوانند با مشکل مواجه شوند.
همکاری متقابل عملکردی چیست؟
همکاری متقابل عملکردی یک رویکرد استراتژیک در سازمانها است که در آن افراد از بخشهای مختلف یا حوزههای عملکردی برای کار مشترک روی پروژهها یا ابتکارات گرد هم میآیند. این همکاری شامل شکستن سیلوهای (silos) سنتی موجود در سازمانها و تشویق کارمندان با تخصصها و مهارتهای متنوع برای همکاری در جهت یک هدف مشترک است. در اصل، همکاری متقابل عملکردی در مورد تقویت کار تیمی و ارتباط بین اعضای تیم است که دیدگاهها، تجربیات و دانش متفاوتی را به همراه میآورند. این تلاش مشترک از نقاط قوت هر بخش برای دستیابی به اهداف مشترک بهرهبرداری میکند. این امر منحصر به پروژههای متقابل عملکردی نیست، بلکه میتواند یک تلاش مداوم برای پیشبرد نوآوری، بهرهوری و انعطافپذیری در کل سازمان باشد. همکاری متقابل عملکردی فرآیندی است که میتواند ارگانیک یا مبتنی بر پروژه باشد. یک مثال از همکاری متقابل عملکردی ارگانیک میتواند زمانی باشد که مدیر فروش به مدیر بازاریابی در مورد روندهای خرید آینده مورد انتظار مشتریان، ارتباط میگیرد تا ایدههای کمپین را برنامهریزی کند. یک مثال از همکاری متقابل عملکردی مبتنی بر پروژه میتواند زمانی باشد که یک سازمان تصمیم میگیرد یک خط تولید جدید ایجاد کند و به همکاری افراد از تخصصهای مختلف نیاز دارد.
بیشتر بخوانید: ابتکارات استراتژیک
دلایل نیاز به همکاری متقابل عملکردی
امروزه شرکتها بیش از همیشه به همکاری متقابل عملکردی نیاز دارند، در اینجا به چند دلیل ممکن اشاره میشود:
- نیاز به همتراز شدن سازمانی
دستیابی به همتراز شدن در یک سازمان میتواند چالشبرانگیز باشد، به خصوص زمانی که بخشهای مختلف به صورت جداگانه عمل میکنند و حتی برای تیمهای دورکاری که در سراسر جهان با مناطق مختلف همکاری دارند. همکاری بین تیمها به عنوان یک مکانیزم برای اطمینان از اینکه همه تیمها در جهت اهداف مشترک و همتراز با چشمانداز بزرگ کار میکنند، عمل مینماید. هنگامی که تیمها با هم همکاری میکنند، درک مشترکی از اهداف، ارزشها و جهتگیری استراتژیک سازمان دارند.
- افزایش ارزش تجربه مشتری
در محیط کسب و کار مشتریمحور امروز، ارائه یک تجربه استثنایی کاملاً ضروری است. همکاری متقابل عملکردی با گرد هم آوردن تیمهایی از بازاریابی، پشتیبانی مشتری، توسعه محصول و سایر بخشها، در دستیابی به این هدف نقش اصلی را ایفا میکند و درک مشترکی از نیازهای مشتری ایجاد میکند. شکستن موانع بین بخشهای مختلف به سازمانها اجازه میدهد تا پیامرسانی را در هر نقطه تماس با مشتری همتراز کنند و یک پیام ثابت و شخصیسازی شده را در هر نقطه تعامل ارائه دهند.
- کسب مزیت رقابتی از طریق نوآوری شتابزده
هنگامی که افراد از بخشهای مختلف با هم کار میکنند، بینشها، مهارتها و تجربیات منحصر به فردی را به همراه میآورند. این تنوع خلاقیت را تقویت کرده و تفکر نوآورانه را ترویج میکند. ایدههایی که ممکن است در سیلوهای بین بخشها ظاهر نشده باشند، بیشتر احتمال دارد در تیمهای متقابل عملکردی ظاهر شوند. این ایدههای جدید میتوانند منجر به توسعه محصولات، خدمات و راهحلهای پیشگامانه شوند و به سازمانها مزیت رقابتی در بازار ارائه دهند.
بیشتر بخوانید: تعریف دقیق مزیت رقابتی چیست؟
مزایای همکاری متقابل عملکردی
ایجاد تیمی که شامل افرادی از چندین بخش باشد، میتواند کمی طاقتفرسا باشد. اما وقتی این کار را انجام دهید، متوجه خواهید شد که کاملاً ارزشش را دارد.
-
چابکی بیشتر کسب و کار
تیمهای متقابل عملکردی به چابکی و انعطافپذیری خود مشهور هستند. آنها با داشتن یک مجموعه مهارت متنوع، در محیطهای پویا رشد نموده و بدون تأخیرهای مرتبط با وابستگی بین بخشهای مختلف به سرعت حرکت میکنند. آنها میتوانند به سرعت چالشها را برطرف کرده، راهحلهای مشکل را آغاز کنند و به شکستها پاسخ دهند، که اغلب زمان چرخه در توسعه محصول جدید را کاهش میدهد.
-
بهبود مشارکت کارکنان
طبق تحقیقات گال آپ (Gallup)، مشارکت کارکنان از سال ۲۰۱۵ به پایینترین سطح خود رسیده است. انتقال به ساختارهای مبتنی بر تیم میتواند با تقویت روابط بهتر تیم و پویایی محل کار، این مشکل را برطرف کند. تیمهای متقابل عملکردی سیلوها را میشکنند و شکافها را پر میکنند، با مشارکت افراد از سطوح مختلف و کاهش فاصله بین مدیریت و اعضای تیم، مشارکت را پرورش میدهند.
-
بینشهای بهبود یافته
تحقیقات نشان میدهد که کار در سیلوها و عدم اشتراکگذاری دادهها با افراد از بخشهای دیگر میتواند برای یک شرکت هزینههای بیهوده داشته باشد. همکاری متقابل عملکردی میتواند به تشویق اشتراکگذاری دانش و معرفی ایدههای عالی کمک کند. به عنوان مثال، در سازمانی که در حال توسعه یک محصول جدید است، مدیر پروژه میتواند یک تیم همکاری متقابل عملکردی متشکل از مهندسان، طراحان، بازاریابان و نمایندگان پشتیبانی مشتری تشکیل دهد و همکاری آنها از ابتدا بینش جامعی در مورد همه جنبههای مهم محصول ارائه خواهد داد.
-
مهارتهای ارتباطی برتر و توسعه تیم
همکاری متقابل عملکردی با گرد هم آوردن گروه متنوعی از افراد با دیدگاههای مختلف، مهارتهای ارتباطی مؤثر و توسعه تیم را ارتقا میدهد. اعضای تیم از طریق بازخورد مشترک و حل تعارض، مهارتهای ارتباطی خود را بهبود میبخشند، در حالی که از دیگران نیز مجموعه مهارتهای مختلفی یاد میگیرند. توافق در مورد اهداف واضح و مشترک، ارتباط هدفمند و کار مشترک را تقویت نموده و به سازمان اجازه میدهد تا یک تیم با عملکرد بالا ایجاد کند و اعتماد بین اعضای خود را تقویت نماید.
-
کانالهای ارتباطی شفاف
کانالهای ارتباطی شفاف و کارآمد برای تیمهای بینعملکردی ایجاد کنید. از ابزارهای همکاری مانند اسلاک (Slack) یا ام اس تیمز (MS Teams) برای تسهیل اشتراکگذاری اطلاعات روزانه کمک بگیرید.
-
مهارتهای مدیریتی بهبود یافته
مدیریت تیمهای متقابل عملکردی، مهارتهای رهبری را به چالش میکشد، زیرا ممکن است رهبر در هر حوزه متخصص نباشد، اما باید بتواند افرادی با تخصصهای مختلف را مدیریت کند. رهبران باید توانایی خود را برای کار هماهنگ با اعضای تیم با پیشینهها و سبکهای مختلف پرورش دهند و به دیگران اجازه دهند تا زمانی که دانش تخصصی آنها برای تصمیمگیری مؤثر لازم است، همکاری کنند.
-
حذف کلیشهها و مسائل تنوع
تیمهای متقابل عملکردی بخشهای مختلف را گرد هم میآورند و درک نقاط قوت و چالشهای یکدیگر را تقویت میکنند. به عنوان مثال، زمانی که یک تیم فناوری با یک تیم غیر فناوری ملاقات میکند، مشکلات یکدیگر را تشخیص میدهند و از دانش خود بهره میبرند. این دیدگاه مشترک، کلیشهها را از بین میبرد و حل تعارض را ترویج میدهد. علاوه بر این، تیمهای متنوع با سنین، پیشینهها و نظرات مختلف، ایدههای نوآورانه را در خط مقدم قرار میدهند.
بیشتر بخوانید: تعریف نوآوری چیست؟ مدیریت نوآوری چگونه انجام میشود؟
انواع مختلف تیمهای متقابل عملکردی
تیمهای متقابل عملکردی در انواع مختلف سازمانها به روشهای مختلف کار میکنند. استارتآپها و کسب و کارهای کوچک اغلب به دلیل ماهیت اندازه خود دارای همکاری متقابل عملکردی هستند. آنها به اندازه کافی بزرگ نیستند که تیمهای تخصصی داشته باشند، بنابراین کارمندان از حوزههای تخصصی مختلف به طور خودکار در اکثر پروژهها یا تصمیمات با هم کار میکنند. آنچه واقعاً نوآوری ایجاد میکند، گرد هم آوردن افرادی با دانش و تجربیات متنوع است. شرکتهای بزرگتر ممکن است یک تیم همکاری متقابل عملکردی را به عنوان یک گروه کاری برای رسیدگی به یک پروژه یا هدف خاص راهاندازی نمایند. به عبارت دیگر، آنها همچنان دارای بخشهای تخصصی فردی هستند. اما جدا از این ساختار، کارمندان از بخشهای مختلف برای یک هدف مشخص در یک تیم همکاری متقابل عملکردی گرد هم میآیند. در برخی دیگر از شرکتهای بزرگتر، تیمهای متقابل عملکردی ساختار اصلی هستند.
بیشتر بخوانید: تعیین اهداف خرد SMART به چه معناست؟
چگونه میتوان همکاری متقابل عملکردی را به طور مؤثر اجرا کرد؟
یک سازمان شامل افرادی با تخصصهای مختلف است که ممکن است بتوانند اهداف بخش خود را به طور مؤثر محقق کنند. اما بدون تعامل و مشارکت افراد از بخشهای مختلف، دستیابی به هدف کلی سازمانی دشوار میشود. بنابراین، همکاری افراد از بخشهای مختلف برای بقای یک سازمان حیاتی است. در اینجا چند راه برای اجرای مؤثر همکاری متقابل عملکردی وجود دارد:
- سیستمهای همکاری را پیادهسازی کنید.
برای همکاری به ابزارهایی نیاز دارید که همکاری را تسهیل کنند. پلتفرمهای نرمافزاری زیادی در بازار وجود دارند که به راهاندازی یک سیستم همکاری کمک میکنند. بسته به صنعت و فرهنگ سازمانی، باید پلتفرم نرمافزاری را انتخاب نمایید که مناسب برای کسب و کار شما باشد. محبوبترین پلتفرمهای امروز مبتنی بر ابر هستند و اطمینان میدهند که میتوان از طریق دستگاهها، مکانها و مناطق زمانی به آنها دسترسی داشت. با این وجود، ضروری است که یک سیستم همکاری را اتخاذ کنید که با حداقل خطا و مشکل کار کند. در غیر این صورت، به عنوان مثال، افراد به سادگی به ذخیره فایلها روی دستگاههای محلی متوسل میشوند، به این معنی که سایر افراد قادر به همکاری روی همان فایلها نیستند.
- کار خود را خودکار کنید.
خودکارسازی گردش کار، بهرهوری همکاری بین افراد مختلف را افزایش میدهد. با خودکار کردن کارهای ساده، در زمان صرفهجویی کرده و به هر فرد مسئولیتهای روشنی میدهید تا بتوانند روی وظایف خود بدون نگرانی در مورد سایر موارد تمرکز کنند. شما میتوانید گردش کارهای سفارشی را پیکربندی نموده، آنها را با تمام افراد درگیر به اشتراک بگذارید که به آنها کمک میکند روی عملکردهای خاص خود تمرکز نمایند، این منجر به زمانهای اجرای کوتاهتر میشود، زیرا رفت و برگشت غیرضروری بین افراد کمتر است.
- کارکنان و رهبران همکاری متقابل را استخدام کرده و ارتقا دهید.
فرهنگ، خود را به عنوان یک سری هنجارهای رفتاری جمعی انسانی نشان میدهد. بنابراین ایجاد یک فرهنگ سازمانی مشارکتی، مستلزم کارکنان و رهبرانی با ذهنیت مشارکتی است. همه مردم در همکاری خوب نیستند؛ با دانستن این موضوع، استخدامکنندگان باید کاندیدهای قوی در این زمینه را آزمایش و شناسایی کنند.
- اعتماد و شفافیت را ایجاد کنید.
اگر بین کارمندانی که در یک سازمان با هم کار میکنند اعتماد وجود نداشته باشد، همکاری شکست خواهد خورد. همکاری کارآمد مستلزم ارتباط صادقانه و شفاف است. علاوه بر این، در نظر بگیرید که افراد درگیر در همکاری متقابل عملکردی را پاداش دهید. دیدن نتایج کوتاهمدت و دریافت پاداش برای دستاورد میتواند به ایجاد اعتماد بین آنها کمک کند.
بیشتر بخوانید: تعریف دقیق فرهنگ سازمانی چیست؟
چالشهای رایج همکاری متقابل عملکردی
طبق مطالعهای توسط هاروارد بیزینس ریویو (The Harvard Business Review)، تقریباً ۷۵% از تیمهای همکاری متقابل عملکردی ناکارآمد هستند و حداقل در سه مورد از پنج معیار ناموفق هستند:
- رعایت بودجه: اغلب به دلیل اولویتهای متفاوت بخشها و درگیریهای تخصیص منابع، آنها در دستیابی به اهداف بودجه استراتژیک مشکل دارند.
- توجه به زمانبندی: این میتواند یک چالش باشد، زیرا هماهنگسازی ابتکارات و زمانبندی بین تیمهای مختلف میتواند منجر به تأخیر شود.
- انطباق با مشخصات: اطمینان از اینکه پروژهها از مشخصات پیروی میکنند، زمانی که بخشهای مختلف تفسیرها و اهداف خاص خود را دارند، میتواند دشوار باشد.
- انتظارات مصرفکننده: زمانی که تیمهای مختلف دیدگاههای متفاوتی در مورد آنچه نتیجه رضایتبخش است، داشته باشند دستیابی به رضایت مشتری میتواند یک کار سخت باشد.
- همتراز شدن با اهداف کسب و کاری: حفظ همتراز شدن با اهداف کلی کسب و کار میتواند چالشبرانگیز باشد، زیرا ممکن است بخشهای مختلف اولویتهای متضاد یا تفسیرهای متفاوتی از اهداف سازمان داشته باشند.
بیشتر بخوانید: اولویت های استراتژیک چیست؟
نکاتی مهم در همکاری متقابل عملکردی:
چگونه میتوانید از این چالشها دوری کنید؟ نکات مهمی برای راهنمایی شما به سمت موفقیت آورده شده است:
- حاکمیت شفاف را برقرار کنید: فرآیندهای تصمیمگیری، گردش کار، نقشها و مسئولیتها را به وضوح مشخص کنید. اطمینان حاصل کنید که تیمهای متقابل عملکردی یک رهبر تیم تعیین شده دارند که مسئول پیشبرد موفقیت پروژه است.
- منابع کافی تخصیص دهید: دسترسی به منابع ضروری، از جمله بودجه، نیروی انسانی و فناوری، اجرای مؤثر پروژه را تضمین کنید.
- معیارها و اهداف خاص تعیین کنید: شاخصهای کلیدی عملکرد خاص (KPI)، اهداف قابل اندازهگیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان (SMART) را برای پروژه تعریف کنید. اهداف و مقاصد تیم باید واضح باشند تا نقشه راه و پیشرفت را ارائه دهند.
- مالکیت ابتدا به انتها: یک مالک ابتدا به انتها تعیین کنید که کل چرخه پروژه را نظارت کند. این شخص مسئول هماهنگسازی تلاشها در بخشهای مختلف و اطمینان از اینکه پروژه در مسیر درست باقی میماند، است.
- کانالهای ارتباطی شفاف: کانالهای ارتباطی شفاف و کارآمد برای تیمهای متقابل عملکردی ایجاد کنید. از ابزارهای همکاری مانند اسلاک یا ام اس تیمز برای تسهیل اشتراکگذاری اطلاعات روزمره استفاده کنید.
- آموزش متقابل و تشکیل تیم: آموزش متقابل بین اعضای تیم را برای ایجاد درک مشترک از نقشها و تخصص یکدیگر تقویت کنید. این امر همکاری و ادغام تیم را ترویج میدهد.
- بررسیهای منظم: جلسات و بررسیهای منظم تیم را برای نظارت بر پیشرفت، رسیدگی به چالشها و ارائه بهروزرسانیهای عمیق برنامهریزی کنید. این جلسات باید ساختارمند و متمرکز بر حل مسئله باشند.
- حلقههای بازخورد: مکانیزمهای بازخورد را برای اعضای تیم ایجاد کنید تا بینشها را به اشتراک بگذارند، نگرانیها را مطرح کرده و پیشنهادات بهبود را ارائه دهند. یک فرهنگ بازخورد سازنده همکاری را افزایش میدهد.
- پشتیبانی رهبری: حمایت رهبری سازمانی را برای حمایت از ابتکارات متقابل عملکردی تضمین کنید. رهبران باید اهمیت همکاری را تأیید کرده و الگو باشند.
- جشن موفقیت: برای ایجاد انگیزه و پاداش دادن به اعضای تیم برای مشارکتهایشان، نقاط عطف مهم را تأیید و جشن بگیرید. تقویت مثبت حس موفقیت و همکاری آینده را تشویق میکند.
بیشتر بخوانید: بیانیه چشم انداز
مثالهایی از همکاری متقابل عملکردی
شرکتهای موفق یکشبه تیمهای همکاری متقابل عملکردی نمیسازند. آنها عملکرد بین بخشی را در فرهنگ خود جاسازی میکنند و یک محیط کار واقعاً فراگیر ایجاد مینمایند. بیایید به چند مثال نگاهی بیندازیم:
- نورث وسترن میچوال لایف (Northwestern Mutual Life)
نورث وسترن میچوال لایف، یک سازمان بیمه عمر و خدمات مالی آمریکایی، در خط مقدم توسعه تیم همکاری متقابل عملکردی قرار دارد. این شرکت در ابتدا با دنبال کردن یک مدل سنتی، افرادی را استخدام کرد که نقشهای آنها مستقیماً با نیازهای یک پروژه مرتبط بود، با این حال، آنها تکامل یافتهاند. امروزه، نورث وسترن با تعیین حداقل یک «غیر ذینفع» برای هر تیم همکاری متقابل عملکردی پیشگام است.
بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
- اپل (Apple)
اپل از مدل رهبری سنتی خودکامه فاصله میگیرد و به هر عضو تیم آزادی میدهد تا ایدهها را تأیید کند، نظرات را به چالش بکشد و تفکر خود را به طور جمعی برای راهحلهای بهینه اصلاح کند. تعهد اپل به ارتقای تجربه کاربر فراتر از سطح است و شامل تیمهایی میشود که مسئول سادهسازی مسیرهای محصول از طریق زنجیره تأمین و کانالهای فروش هستند. آنها با سایر تیمهای اپل به صورت همکاری متقابل عملکردی کار میکنند تا راههایی برای بهبود فرآیندها پیدا کنند، مانند ساده کردن خرید آنلاین محصول برای مصرفکنندگان و تحویل آن در فروشگاه.
بیشتر بخوانید: تخصیص منابع
- نوکیا (NOKIA)
تعهد نوکیا به همکاری متقابل عملکردی در استراتژی استخدام آن مشهود است، که داوطلبانی با تجربه رهبری یا کار در تیمهای همکاری متقابل عملکردی در چندین مکان را ترجیح میدهد. این شرکت همچنین اصول توسعه چابک را در عملیات روزمره تیمهای همکاری متقابل عملکردی خود دربر میگیرد.
- سیسکو (Cisco)
سیسکو، یک نمونه بارز از تقویت تیمهای همکاری متقابل عملکردی، ساختار سازمانی خود را از یک سیستم فرمان و کنترل به یک محیط کاری مشارکتی و ارگانیک تبدیل کرد. استراتژی منابع انسانی آنها ورودی مدیر سطح پایین را در تصمیمگیری سطح بالا دربر میگیرد و یک فرهنگ مشارکتی را پرورش میدهد. این تغییر به تیمها و بخشهای آن اجازه میدهد تا به صورت جمعی استراتژیسازی نمایند و اشتراکگذاری توسعههای محصول جدید و فناوری در سراسر سازمان را تسهیل کنند.
بنابراین میتوان گفت؛ یک سازمان شامل بخشهای مختلف با افرادی از زمینههای تخصصی مختلف است. اگر هر بخش به طور خودمختار عمل کند، مدیریت، سازماندهی و همسو کردن اهداف سازمانی میتواند دشوار شود. هر سازمانی تا حدی همکاری خواهد داشت. اما برای بهرهبرداری واقعی از نیروی کار خود، ضروری است که یک سیستم همکاری متقابل عملکردی قوی راهاندازی کنید.
جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع همکاری متقابل عملکردی برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است. شما میتوانید با ارائه درخواست مشاوره از طریق ارسال فرم، مشاوره رایگان در خصوص کسب و کار خود دریافت نمایید. پس از ارسال درخواست، کارشناسان شریف استراتژی در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
در گفتگو ها شرکت کنید.