برنامه ریزی PI

برنامه ریزی PI یک رویداد مبتنی بر آهنگ برای کل ای آر تی است که تیم ها و سهامداران را با یک ماموریت و چشم انداز مشترک هماهنگ می کند.
مانیفست چابک می‌گوید: «کارآمدترین و مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه و درون آن، گفتگوی رو در رو است.»
این موضوع به مرحله بعدی برنامه ریزی PI مرتبط می باشد.
در صورت امکان، همه چهره به چهره (مجازی یا فیزیکی) هستند و این رویدادهای برنامه ریزی PI در مقیاس بزرگ اکنون در بسیاری از شرکت ها در سراسر جهان رخ می دهد. آنها به وضوح بازده مالی واقعی را نشان داده‌اند، نه به چیزهای نامشهودی که وقتی تیم‌های چابک یک ساختار اجتماعی ایجاد می‌کنند که به صورت شخصی و جمعی پاداش‌دهنده است، رخ می‌دهد. ممکن است همیشه برای کل قطار انتشار چابک (ART) عملی نباشد. با این حال، در زمان کنونی ما، COVID-19 موقعیتی را ایجاد کرده است که این یک گزینه نیست. در حالی که برنامه ب برنامه ریزی فیزیکی حضوری دارای مزایایی است، “قاعده” نانوشته این است که افرادی که کار را انجام می دهند، کار را برنامه ریزی می کنند.
زمان واقعی، همزمان، مجازی، برنامه ریزی چهره به چهره اکنون در زمانی که حضور فیزیکی امکان پذیر نیست موثر است. در واقع بسیاری از هنرها در ایجاد یک موقعیت ترکیبی که در آن چندین تیم از راه دور به یکدیگر ملحق می شوند، شکوفا شده اند، همانطور که در شکل ۱ در زیر نشان داده شده است. برنامه ریزی دارای یک دستور کار استاندارد است که شامل ارائه زمینه و چشم انداز کسب و کار و به دنبال آن برنامه ریزی تیمی است – جایی که تیم ها برنامه های تکراری و اهداف خود را برای PI آینده ایجاد می کنند. این رویداد که توسط مهندس قطار آزاد (RTE) تسهیل می‌شود، شامل همه اعضای ای آر تی است و در نوآوری و برنامه‌ریزی (IP) تکرار می‌شود. برگزاری رویداد در طول تکرار نوآوری و برنامه‌ریزی (IP) از تأثیرگذاری بر زمان‌بندی یا ظرفیت سایر تکرارها در نوآوری و برنامه‌ریزی (IP) جلوگیری می‌کند. برنامه‌ریزی PI دو روز طول می‌کشد، اگرچه ART می‌تواند این جعبه زمانی را برای تطبیق برنامه‌ریزی در چندین منطقه زمانی گسترش دهد.

شکل ۱. برنامه ریزی PI چهره به چهره. تیم های راه دور در حال برنامه ریزی همزمان با استفاده از کنفرانس ویدئویی هستند.

مزایای کاری برنامه ریزی PI

برنامه ریزی PI مزایای تجاری بسیاری را ارائه می دهد، از جمله:

• برقراری ارتباط چهره به چهره بین تمام اعضای تیم و ذینفعان
• ساخت شبکه اجتماعی ART به آن بستگی دارد
• همراستایی توسعه با اهداف تجاری با زمینه کسب و کار، چشم انداز، و اهداف تیم و ART PI
• شناسایی وابستگی ها و تقویت همکاری بین تیمی و متقابل ART
• ارائه فرصت برای مقدار مناسبی از معماری و راهنمای تجربه کاربری ناب (UX).
• تطبیق تقاضا با ظرفیت و حذف کار اضافی در فرآیند (WIP)
• تصمیم گیری سریع

ورودی ها و خروجی های برنامه ریزی PI

ورودی های برنامه ریزی PI عبارتند از:

• زمینه کسب و کار (به «آمادگی محتوا» در زیر مراجعه کنید)
• نقشه راه و چشم انداز
• بالاترین اولویت ویژگی های ART Backlog

یک رویداد برنامه ریزی PI موفق دو خروجی اصلی را ارائه می دهد:

اهداف PI متعهد – هر تیم مجموعه ای از اهداف SMART را با ارزش تجاری اختصاص داده شده توسط صاحبان کسب و کار ایجاد می کند.

هیئت برنامه‌ریزی ART – برجسته کردن تاریخ‌های ارائه ویژگی جدید، وابستگی ویژگی‌ها در بین تیم‌ها و نقاط عطف مرتبط

آماده سازی

برنامه ریزی PI یک رویداد مهم است که نیاز به آمادگی، هماهنگی و ارتباط دارد. این توسط مهندسی قطار آزاد (RTE) و شرکت کنندگان رویداد، از جمله صاحبان کسب و کار، مدیریت محصول، تیم های چابک، معماران سیستم و راه حل، تیم سیستم و سایر ذینفعان تسهیل می شود. RTE باید تمام برنامه ریزی های PI را از قبل برنامه ریزی کند تا به خوبی آماده شود. مشارکت فعال صاحبان مشاغل در این رویداد یک محافظ اساسی در هزینه های بودجه ای فراهم می کند. برای موفقیت این رویداد، آماده سازی در سه زمینه اصلی مورد نیاز است:

1. آمادگی سازمانی
2. آمادگی محتوا
3. آمادگی لجستیک

بخش های بعدی این سه حوزه را توضیح می دهند.

آمادگی سازمانی

قبل از برنامه ریزی PI، باید همسویی استراتژی بین شرکت کنندگان، سهامداران و صاحبان کسب و کار وجود داشته باشد. نقش های مهم تعیین می شود. با این حال، برای رسیدگی به این موضوع از قبل، برگزارکنندگان رویداد باید موارد زیر را در نظر بگیرند:

• محدوده و زمینه برنامه ریزی – آیا محدوده فرآیند برنامه ریزی (محصول، سیستم، حوزه فناوری) درک شده است؟ آیا می دانیم کدام تیم ها باید با هم برنامه ریزی کنند؟
• همسویی کسب و کار _ آیا توافق منطقی در مورد اولویت ها بین صاحبان مشاغل وجود دارد؟ تیم های چابک – آیا ما تیم های چابک داریم؟ آیا اعضای تیم اختصاصی و یک Scrum Master/Team Coach و مالک محصول مشخص برای هر تیم وجود دارد؟
• تیم های چابک – آیا ما تیم های چابک داریم؟ آیا اعضای تیم اختصاصی و یک Scrum Master/Team Coach و مالک محصول مشخص برای هر تیم وجود دارد؟

آمادگی محتوا

داشتن چشم انداز و زمینه روشن به همان اندازه مهم است تا ذینفعان مناسب بتوانند مشارکت کنند. بنابراین، برنامه ریزی PI باید شامل موارد زیر باشد:

• جلسه توجیهی اجرایی – خلاصه ای که زمینه کسب و کار فعلی را تعریف می کند
• خلاصه (های) چشم انداز محصول – جلسات توجیهی تهیه شده توسط مدیریت محصول، شامل ۱۰ ویژگی برتر در Backlog ART
• خلاصه چشم انداز معماری – ارائه‌ای که توسط CTO، Enterprise Architect، یا System Architect برای برقراری ارتباط با توانمندسازها، ویژگی‌ها و الزامات غیرعملکردی جدید (NFR) انجام شده است.

آمادگی لجستیک

آماده کردن یک رویداد برای حمایت از تعداد زیادی از شرکت کنندگان بی اهمیت نیست. این آمادگی می تواند شامل ایمن سازی و آماده سازی فضا برای برنامه ریزی فیزیکی باشد.
برای شرکت کنندگان از راه دور یا برنامه ریزی PI کاملاً توزیع شده، این شامل سرمایه گذاری در زیرساخت های فنی لازم نیز می شود. ملاحظات عبارتند از:

مکان ها – هر مکانی که در آن برنامه ریزی انجام می شود نیاز به آماده سازی از قبل دارد.
فناوری و ابزار – دسترسی بلادرنگ به اطلاعات و ابزار برای حمایت از برنامه ریزی توزیع شده یا شرکت کنندگان از راه دور
کانالهای ارتباطی – کانال های صوتی، تصویری و ارائه اولیه و ثانویه باید در دسترس باشند

دستور کار استاندارد

این رویداد از دستور کار مشابه شکل ۲ پیروی می کند. توضیحات هر مورد در ادامه می آید. برای راهنمایی در مورد انطباق این دستور کار برای پشتیبانی از برنامه ریزی در چندین منطقه زمانی، به مقاله مبحث پیشرفته، برنامه ریزی PI تمراجعه کنید.

شکل ۲. دستور کار برنامه ریزی PI دو روزه استاندارد

دستور کار روز اول

زمینه کسب و کار – یک صاحب کسب و کار یا یک مدیر ارشد وضعیت فعلی کسب و کار را توصیف می کند، چشم انداز پورتفولیو را به اشتراک می گذارد، و دیدگاهی در مورد اینکه چگونه راه حل های موجود به طور موثر نیازهای فعلی مشتری را برطرف می کند، ارائه می دهد.

• چشم انداز محصول/راه حل – مدیریت محصول چشم انداز فعلی را ارائه می دهد (معمولاً با ده ویژگی برتر آینده نشان داده می شود). آنها تغییرات رویداد برنامه ریزی PI قبلی و هر نقطه عطف مربوطه را برجسته می کنند.
• چشم انداز معماری و شیوه های توسعه – معمار سیستم چشم انداز معماری را ارائه می دهد. همچنین، یک مدیر ارشد توسعه ممکن است تغییرات حامی چابک را در شیوه‌های توسعه، مانند اتوماسیون تست، DevOps، Continuous Integration و Continuous Deployment که تیم‌ها در PI آتی اتخاذ خواهند کرد، معرفی کند.
• برنامه ریزی زمینه و ناهار – RTE فرآیند برنامه ریزی و نتایج مورد انتظار را ارائه می دهد.
• شکست های تیمی شماره ۱ – در مرحله شکست، تیم‌ها ظرفیت خود را برای هر تکرار تخمین می‌زنند و موارد عقب مانده را که احتمالاً برای درک ویژگی‌ها به آن نیاز دارند، شناسایی می‌کنند. هر تیم پیش نویس طرح هایی را ایجاد می کند که برای همه قابل مشاهده است، تکرار به تکرار.

در طول این فرآیند، تیم‌ها ریسک‌ها و وابستگی‌ها را شناسایی کرده و اهداف اولیه تیم خود را پیش‌نویس می‌کنند. اهداف PI معمولاً شامل «اهداف غیرمتعهد» هستند، که اهدافی هستند که در برنامه گنجانده شده‌اند (مثلاً داستان‌هایی که برای این اهداف تعریف و گنجانده شده‌اند) اما به دلیل ناشناخته‌ها یا خطرات زیاد توسط تیم متعهد به آن نیستند. در صورت وجود زمان، اهداف غیرمتعهد، کارهای اضافی نیستند. درعوض، قابلیت اطمینان طرح را افزایش می‌دهند و به مدیریت در مورد هر هدفی که ممکن است ART قادر به انجام آن نباشد، هشدار می‌دهند.
همانطور که در شکل ۳ نشان داده شده است، تیم ها همچنین ویژگی ها و وابستگی های مرتبط را به هیئت برنامه ریزی ART اضافه می کنند.

بررسی طرح پیش نویس  – در طول بازنگری طرح پیش نویس کاملاً بسته بندی شده، تیم ها خروجی های برنامه ریزی کلیدی را ارائه می دهند که شامل ظرفیت و بار، پیش نویس اهداف PI، خطرات بالقوه و وابستگی ها می شود. صاحبان کسب و کار، مدیریت محصول و سایر تیم ها و ذینفعان نظرات را بررسی و ارائه می کنند.
بررسی مدیریت و حل مسئله – طرح‌های پیش‌نویس احتمالاً چالش‌هایی مانند محدوده، محدودیت‌های افراد و منابع و وابستگی‌ها را به همراه دارند. در طول جلسه حل مسئله، مدیریت ممکن است درباره تغییرات دامنه مذاکره کند و سایر مشکلات را با موافقت با تنظیمات مختلف برنامه ریزی حل کند. RTE ذینفعان اصلی را تا زمانی که لازم است برای اتخاذ تصمیمات لازم برای رسیدن به اهداف قابل دستیابی تسهیل می کند و آنها را کنار هم نگه می دارد.
Solution Trains اغلب پس از اولین روز برنامه ریزی برای رسیدگی به مسائل متقابل ART یک کارگاه بررسی مدیریت و حل مسئله اضافی برگزار می کند. از طرف دیگر، RTEs قطارهای درگیر ممکن است با یکدیگر صحبت کنند تا در مورد مشکلات مربوط به جلسه بررسی و حل مشکل مدیریت خاص ART صحبت کنند. Solution Train Engineer (STE) به تسهیل و حل مشکلات سراسر هنرها کمک می کند.

شکل ۳. تابلوی برنامه ریزی ART که ویژگی ها و وابستگی ها را نشان می دهد

دستور کار روز دوم

تعدیل برنامه ریزی –  روز بعد، رویداد با ارائه تغییرات در حوزه برنامه ریزی، افراد و منابع توسط مدیریت آغاز می شود.
شکست های تیمی شماره ۲ – تیم ها به برنامه ریزی و انجام تنظیمات مناسب ادامه می دهند. همانطور که در شکل ۴ نشان داده شده است، آنها اهداف خود را برای PI نهایی می کنند، که صاحبان کسب و کار ارزش تجاری را به آن اختصاص می دهند.

شکل ۴. برگه اهداف PI یک تیم با ارزش تجاری اختصاص داده شده

بررسی طرح نهایی و ناهار – تمامی تیم ها در این جلسه برنامه های خود را به گروه ارائه می کنند. در پایان بازه زمانی هر تیم، تیم خطرات و موانع خود را بیان می‌کند و خطرات را برای RTE برای استفاده بعداً در تمرین رومینگ ارائه می‌کند. سپس تیم از صاحبان مشاغل می پرسد که آیا این طرح قابل قبول است یا خیر. اگر این طرح پذیرفته شود، تیم برگه هدف PI تیم خود را به جلوی اتاق می‌آورد تا همه بتوانند اهداف کلی را در زمان واقعی مشاهده کنند. اگر صاحبان کسب‌وکار نگرانی‌هایی دارند، تیم‌ها می‌توانند طرح را برای رسیدگی به مشکلات شناسایی‌شده تنظیم کنند. سپس تیم طرح اصلاح شده خود را ارائه می کند.

خطرات ART PI – در طول برنامه ریزی، تیم ها خطرات و موانعی را شناسایی کرده اند که می تواند بر توانایی آنها برای دستیابی به اهدافشان تأثیر بگذارد. اینها در یک زمینه مدیریتی گسترده‌تر قبل از کل قطار حل می‌شوند. یک به یک، خطرات با صداقت و شفافیت مورد بحث و بررسی قرار می گیرند و سپس به یکی از دسته های زیر دسته بندی می شوند:

1. حل شده – تیم ها موافق هستند که خطر دیگر نگران کننده نیست
2. متعلق به – شخصی در قطار مالک این خطر است زیرا در طول برنامه ریزی PI نمی توان به آن پرداخت
3. پذیرفته شده – برخی موارد صرفاً حقایق یا مشکلات احتمالی هستند که باید درک و پذیرفته شوند
4. کاهش یافته – تیم ها طرحی را برای کاهش تاثیر ریسک شناسایی می کنند

رای اعتماد – هنگامی که خطرات ART PI مورد توجه قرار گرفت، تیم ها در مورد اعتماد خود در تحقق اهداف PI تیم خود رای می دهند. هر تیم با استفاده از انگشتان خود (مشت از پنج نفر) یا یک ابزار دیجیتالی برای رویدادهای از راه دور، رأی گیری می کند. اگر میانگین سه انگشت یا بالاتر باشد، مدیریت باید تعهد را بپذیرد. اگر کمتر از سه باشد، تیم برنامه خود را دوباره کار می کند. هر کسی که دو انگشت یا کمتر رای می‌دهد باید اجازه داشته باشد که نگرانی‌های خود را بیان کند. این نگرانی ها ممکن است به لیست ریسک اضافه شوند، نیاز به برنامه ریزی مجدد داشته باشند یا اطلاعاتی را ارائه دهند. هنگامی که هر تیم رای داد، برای کل ART تکرار می شود، و همه اعتماد خود را به طرح جمعی ابراز می کنند، همانطور که در شکل ۵ نشان داده شده است.

شکل ۵. رای اعتماد به یک ART

برنامه ریزی مجدد – در صورت لزوم، تیم ها اهداف خود را تا زمانی تنظیم می کنند که اعتماد به نفس بالایی داشته باشند. این برنامه ریزی اضافی یکی از مواردی است که در آن همسویی و تعهد ارزش بیشتری نسبت به پایبندی به یک جعبه زمانی دارد.
برنامه ریزی گذشته نگر و حرکت رو به جلو – در نهایت، RTE یک گذشته‌نگر مختصر برای رویداد برنامه‌ریزی PI انجام می‌دهد تا آنچه را که خوب پیش رفته، آنچه را که نه، و چه کاری را دفعه بعد بهتر انجام دهیم، به تصویر بکشد، همانطور که در شکل ۶ نشان داده شده است.

شکل ۶. گذشته نگر برنامه ریزی PI

مراحل بعدی – به طور معمول، بحث در مورد مراحل بعدی، همراه با دستورالعمل های نهایی به تیم ها، از جمله:

1. تمیز کردن اتاق های مورد استفاده برای برنامه ریزی (در صورت وجود)
2. وارد کردن اهداف و داستان های PI تیم در ابزار مدیریت چرخه حیات چابک (ALM)
3. بررسی تقویم رویدادهای تیم و ART
4. تعیین مکان ها و زمان بندی برنامه ریزی تکرار و همگام سازی تیم

پس از رویداد برنامه ریزی، RTE و سایر ذینفعان ART اهداف PI تیم فردی را در مجموعه ای از اهداف ART PI خلاصه می کنند (شکل ۷) و از آن برای برقراری ارتباط خارجی و پیگیری پیشرفت به سمت اهداف استفاده می کنند.

مدیریت محصول از اهداف ART PI برای اصلاح نقشه راه استفاده می کند و پیش بینی دو PI زیر را بهبود می بخشد.

هیئت برنامه ریزی ART اغلب در طول همگام سازی مربی برای ردیابی وابستگی ها استفاده می شود. ممکن است پس از تکمیل برنامه ریزی (به صورت دستی) نگهداری شود یا خیر.
یک ابزار دیجیتال برای مدیریت وابستگی ها، پیگیری آنها را تسهیل می کند.

تیم‌ها رویداد برنامه‌ریزی PI را با یک بک لاگ تکراری از پیش برای PI آینده ترک می‌کنند. آنها اهداف PI، برنامه های تکرار و خطرات تیم خود را به حوزه کاری معمولی خود می برند. خطرات ART در RTE باقی می‌ماند، که تضمین می‌کند افرادی که مسئول مالکیت یا کاهش خطر هستند اطلاعات را به دست آورده‌اند و به طور فعال ریسک را مدیریت می‌کنند.

مهمتر از همه، ART PI را اجرا می کند، پیشرفت را دنبال می کند و در صورت لزوم تنظیم می کند که دانش جدید ظهور کند. اجرای PI با برنامه ریزی تمام تیم ها برای اولین تکرار و با استفاده از طرح های PI خود به عنوان نقطه شروع آغاز می شود. ورودی تازه ای را برای فرآیندهای برنامه ریزی تکراری ارائه می دهد. از آنجایی که طرح‌های تکرار ایجاد شده در برنامه‌ریزی PI معیارهای پذیرش دقیق در سطح داستان را در نظر نمی‌گیرند، تیم احتمالاً طرح‌های تکرار اول و بعدی را تنظیم خواهد کرد.

شکل ۷. اهداف ART PI

راه حل برنامه ریزی PI قطار

این مقاله بر روی فعالیت های برنامه ریزی یک ART متمرکز است.با این حال، جریان‌های ارزش بزرگ ممکن است حاوی چندین ART و تامین‌کننده باشند.در این مورد، راه حل قطار با استفاده از فعالیت های Pre-Plan و Coordinate and Deliver هماهنگی ایجاد می کند.