شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
در این مقاله قصد داریم به معرفی شاخص کلیدی عملکرد (KPI) بپردازیم و تعریغی دقیق از شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را بیان کنیم. در ادامه به دلایل اهمیت و مزایا و انواع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) خواهیم پرداخت و نحوه نوشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و چگونگی مورد استفاده قرارگرفتن شاخص کلیدی عملکرد (KPI) در سازمانها را مورد بررسی قرار می‌دهیم. بعد از خواندن این مقاله شما می‌دانید که شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست و استفاده از آن چه مزایایی دارد و برای نوشتن شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به چه مواردی باید توجه کرد.
مقدمه ای بر شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
تصور کنید که کاپیتان یک کشتی هستید که در اقیانوس وسیع در حال حرکت به سمت یک جزیره دور و پر رونق است. سفر طولانی است، دریا غیرقابل پیش‌بینی، و خدمه شما مشتاق اما نسبت به پیشرفت خود نامطمئن هستند؛ شما یک قطب‌نما، یک نقشه و ستارگانی در آسمان دارید که راهنمایی‌تان می‌کنند، اما چگونه مطمئن می‌شوید که واقعاً در مسیر رسیدن به مقصد خود هستید؟ اگر از مسیر منحرف شوید یا طوفانی شما را عقب بیندازد، چه اتفاقی می‌افتد؟
اینجاست که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) وارد صحنه می‌شوند. به شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به‌عنوان ابزارهای ضروری ناوبری برای هر سازمان فکر کنید، همانطور که یک کاپیتان برای اندازه‌گیری سرعت، جهت و فاصله به ابزارهای خود تکیه می‌کند، کسب‌وکارها نیز از شاخص کلیدی عملکرد (KPI) برای اندازه‌گیری پیشرفت، ارزیابی موفقیت، و حفظ هماهنگی با اهداف استراتژیک خود استفاده می‌کنند. اینها معیارهای قابل اندازه‌گیری هستند که نه تنها به شما می‌گویند کجا هستید، بلکه مشخص می‌کند چقدر خوب به سوی مقصد مورد نظر خود در حرکت هستید.
در دنیای کسب‌وکار، شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مانند ستاره‌هایی هستند که شما را راهنمایی می‌کنند، قطب‌نمایی که به شما این اطمینان را می‌دهد که در مسیر درست حرکت می‌کنید، و دفترچه‌ای که سفرتان را ثبت می‌کند. بدون آنها، فقط در تاریکی در حال حرکت هستید و امید دارید به مقصدی برسید که نمی‌توانید آن را ببینید. اما با KPI ها، هر تلاش، هر منبع، و هر تصمیم می‌تواند دقیقاً اندازه‌گیری و تنظیم شود تا اطمینان حاصل شود که سازمان شما در مسیر رسیدن به اهداف نهایی خود باقی می‌ماند.
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مخفف Key Performance Indicator؛ یک مقدار قابل اندازه گیری می‌باشد که پیشرفت سازمان را در رسیدن به اهداف اصلی کسب و کار نشان می‌دهد. سازمان ها می‌توانند از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) به عنوان راهی برای پیگیری اینکه آیا اهداف اصلی کسب و کار آنها در مسیر درست هستند، عقب هستند، جلو هستند یا به آنها رسیده اند، استفاده کنند.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) معمولاً برای ارزیابی عملکرد در برابر یک معیار (هدف) یا استاندارد صنعت استفاده می‌شوند. آنها را می‌توان در حوزه‌های مختلف کسب و کار مانند بازاریابی، فروش، خدمات مشتری و عملیات اعمال کرد و اغلب برای هدایت تصمیم‌گیری و پیشبرد بهبود مستمر به کار برده می‌شوند. انتخاب صحیح KPIها می‌تواند به شفاف‌سازی اهداف، افزایش کارایی و ارتقای عملکرد کلی سازمان کمک کند. این شاخص‌ها معمولاً شامل معیارهای مالی، عملیاتی، و مشتری‌مداری هستند و باید با دقت طراحی و به‌طور منظم ارزیابی شوند تا به بهبود مستمر فرآیندها و نتایج کمک کنند.
دلایل اهمیت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) چیست؟
پس، اداره یک کسب و کار بدون شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مانند رانندگی با چشمان بسته است. شما واقعاً نمی‌دانید که به کجا می‌روید و احتمالاً پایان خوشی نخواهد داشت. بیایید بررسی کنیم که چرا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) بسیار مهم هستند و چه مزایایی را برای سازمانها فراهم می‌کنند:
-
به عنوان یک کارت امتیاز برای سلامت شرکت عمل می‌کند:
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) تصویری از عملکرد یک شرکت ارائه می‌دهند. با ردیابی معیارهایی که با اهداف کسب و کار همسو هستند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) می‌توانند به مدیران و رهبران کمک کنند تا با شاخص کلیدی عملکرد (KPI) میزان سلامت شرکت را ارزیابی کنند و مناطقی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنند. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) همچنین می‌توانند راهی آسان برای برقراری ارتباط عملکرد با ذینفعان مانند سرمایه گذاران، شرکا یا کارمندان فراهم کنند.
-
اندازه گیری پیشرفت از طریق ردیابی معیارها
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) به سازمانها اجازه می‌دهند تا پیشرفت در جهت اهداف خرد و کلان را پیگیری کنند. با اندازه‌گیری و تجزیه وتحلیل داده‌ها به طور منظم، سازمانها می‌توانند بینش هایی در مورد آنچه به خوبی کار می‌کند و چه چیزی نیاز به بهبود دارد، به دست آورند. از این اطلاعات می‌توان برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها، تنظیم استراتژی‌ها و بهینه‌سازی فرآیندها برای نتایج بهتر استفاده کرد.
-
کمک به شناسایی زمان انجام تطبیق
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) می‌توانند به سازمانها کمک کنند تا زمانی که نیاز به تطبیق استراتژی‌ها یا عملیات است را شناسایی کنند. با ردیابی عملکرد در برابر معیارهای تعیین شده، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) می‌توانند روندها و الگوهایی را که ممکن است نشان دهنده حوزه‌های نگرانی یا فرصت‌های بهبود باشند را نشان دهند. از این اطلاعات می‌توان برای تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد زمان و نحوه انجام تطبیق برای بهینه‌سازی عملکرد استفاده کرد.
-
تشخیص و تجزیه و تحلیل الگوها
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) بینش‌های ارزشمندی در مورد الگوها و روندها در عملکرد در طول زمان ارائه می‌دهند. با تجزیه و تحلیل داده‌های شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، سازمانها می‌توانند الگوها و روندهایی را شناسایی کنند که ممکن است نشان دهنده علل اصلی مشکلات عملکرد یا فرصت‌های بهبود باشند. از این اطلاعات می‌توان برای هدایت تصمیم‌گیری استراتژیک و اطلاع رسانی تلاش‌های مداوم برای بهینه‌سازی عملکرد استفاده کرد.
بیشتر بخوانید:مدیریت استراتژیک چیست؟ فرایند برنامه ریزی در مدیریت استراتژیک چگونه است؟
چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را در ۴ مرحله بنویسیم؟
بررسی سریع نوشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) در ۴ مرحله:
- اهداف استراتژیک را تعیین کنید
- موفقیت را تعریف کنید
- در مورد اندازه‌گیری تصمیم بگیرید
- شاخص‌های کلیدی عملکرد اسمارت (SMART) خود را بنویسید
در حالی که منابع زیادی از نمونه‌های شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به صورت آنلاین در دسترس است، پیمایش در لیست‌های صنعت، انتخاب یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) و تلاش برای وارد کردن آن به استراتژی شما هیچ فایده ای نخواهد داشت.
چرا؟
خب، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) باید برای کمک به دستیابی به یک هدف استراتژیک خاص توسعه یابند. اگر بدون توجه به یک هدف استراتژیک خاص توسعه داده شوند، خطر از دست رفتن توجه، زمان و هزینه از شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را دارند که در واقع به دستیابی به اهداف استراتژیک کمک می‌کنند. بهترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) برای کسب و کار شما با شروع از اهداف خاص کسب و کار شما طراحی می‌شوند. این بدان معنا نیست که تمام محتوای موجود در مورد نمونه‌های شاخص کلیدی عملکرد (KPI) بی‌فایده است (قطعا اینطور نیست) و در واقع یک منبع مهم است. اما، نگاه کردن به نمونه‌های شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نباید قبل از تعیین اهداف استراتژیک کلیدی خود شروع شود.
خوب، بیایید وارد آن شویم!
مدل کسب و کار، صنعت و حتی بخشی از فعالیت شما بر نوع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مورد نیاز شما در سازمان تأثیر خواهد گذاشت. خوشبختانه، ما یک فرآیند ۴ مرحله‌ای را برای نحوه نوشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تدوین کرده ایم که به شما امکان می‌دهد هر بار شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) کاملی ایجاد کنید.
بیشتر بخوانید: تعیین اهداف خرد SMART به چه معناست؟
مرحله ۱ – اهداف استراتژیک کلیدی را تعیین کنید
قبل از نوشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، ابتدا باید تعیین کنید که کدام یک از اهداف استراتژیک سازمان خود را می‌خواهید اندازه گیری نمایید. اگر در حال بررسی”چگونگی نوشتن یک برنامه استراتژیک: مدل آبشاری” هستید و برخی از اهداف استراتژیک را برای سازمان خود تعریف کرده‌اید و آماده ایجاد برخی از شاخص کلیدی عملکرد (KPI) هستید و یا اگر هنوز هیچ هدف خرد استراتژیک (یا هدف کلان) برای سازمان خود تعریف نکرده‌اید، ابتدا این مقاله را بررسی نمایید و سپس برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) خود به اینجا بازگردید.
مثلاً هدف استراتژیک: افزایش جریان پایپ لاین بازاریابی تا سال ۲۰۲۵.
مرحله ۲ – موفقیت را تعریف کنید
اکنون که اهداف استراتژیک خود را شناسایی کرده‌اید، باید شروع به فکر کردن در مورد اینکه موفقیت هر هدف چگونه به نظر می رسد، نمائید. با پایبندی به همان مثالی که در مرحله ۱ استفاده شد، اگر هدف من افزایش جریان پایپ لاین بازاریابی باشد، موفقیت این هدف به معنای افزایش تعداد مخاطبین ورودی به پایپ لاین و افزایش تعداد مخاطبین است که از انتهای پایپ لاین عبور می‌کنند و به فروش تحویل داده می‌شوند. با تعریف اولیه موفقیت، تصمیم‌گیری در مورد نحوه اندازه‌گیری موفقیت هدف شما بسیار آسان تر می‌شود. هنگام تعریف موفقیت شاخص کلیدی عملکرد (KPI) خود، معمولاً متوجه خواهید شد که تعریف موفقیت اهداف شما چندین قسمت دارد. در مثالی که در بالا استفاده شد، متوجه شدیم که دو قسمت برای دستیابی به موفقیت هدف ما وجود دارد:
* افزایش تعداد مخاطبین ورودی به پایپ لاین
* افزایش تعداد مخاطبین که از انتهای پایپ لاین عبور می‌کنند و به فروش تحویل داده می‌شوند
همانطور که قبلاً ذکر شد، این زمانی است که ممکن است نگاه کردن به چند نمونه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) ضمن کمک به الهام گرفتن برای نحوه تعریف موفقیت اهداف اصلی کسب و کار خود مفید باشد. باز هم باید از کپی کردن مستقیم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) از یک لیست خودداری کنید، زیرا احتمالاً آنها کاملاً با اهداف استراتژیک شما مطابقت نخواهند داشت. در عوض، از نمونه‌های شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به عنوان راهی برای ایده پردازی در مورد نحوه اندازه‌گیری موفقیت اهداف استراتژیک خود استفاده کنید.
ما قبلاً یک دسته کامل از نمونه‌های شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را گردآوری کرده و آنها را بر اساس بخش گروه‌بندی کرده ایم تا به شما کمی الهام بدهیم:
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) فروش
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) عملیاتی
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) بازاریابی
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مالی
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) منابع انسانی
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) خدمات مشتری
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) بهداشت و ایمنی
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) فناوری اطلاعات
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مدیریت تغییر
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مدیریت پروژه (PMO)
* شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مدیریت محصول
مرحله ۳ – در مورد اندازه‌گیری تصمیم بگیرید
سپس، باید تصمیم بگیرید که چگونه موفقیت را اندازه‌گیری خواهید کرد. با بازگشت به مثال خود، ما مشخص کرده‌ایم که موفقیت هدف ما به معنای افزایش تعداد مخاطبین ورودی به پایپ لاین ما و افزایش تعداد مخاطبین عبوری از انتهای پایپ لاین ما است. بیایید با اولین قسمت این کار شروع کنیم – افزایش تعداد مخاطبین ورودی به پایپ لاین ما. مخاطبین زمانی وارد پایپ لاین بازاریابی ما می شوند که برای اولین بار در لیست پستی ما عضو شوند یا جزئیات خود را برای محتوا مبادله کنند. هنگامی که مخاطبین در هر یک از این فعالیت‌ها شرکت می کنند، به طور خودکار به عنوان دنبال‌کننده به پلتفرم اتوماسیون بازاریابی ما اضافه می شوند. استفاده از تعداد مشترکین جدید اضافه شده به پلتفرم اتوماسیون بازاریابی ما در یک دوره زمانی یک راه آسان برای ما جهت اندازه‌گیری تعداد مخاطبین ورودی به پایپ لاین بازاریابی ما است. اکنون بیایید به قسمت دوم نگاه کنیم – افزایش تعداد مخاطبین عبوری از انتهای پایپ لاین بازاریابی ما. مخاطبین زمانی از انتهای پابپ لاین بازاریابی عبور می کنند که آماده تحویل به تیم فروش ما باشند.
ما از اصطلاح سرنخ واجد شرایط فروش (Sales Qualified Lead = SQL) برای تعریف سرنخی که از انتهای پابپ لاین بازاریابی ما عبور کرده و آماده است تا تیم فروش ما آن را بردارد، استفاده می‌کنیم. پلتفرم اتوماسیون بازاریابی ما یک برچسب روی هر پروفایل مخاطب اضافه می‌کند تا شناسایی نماید که کدام مرحله چرخه عمر را بر اساس یک فعالیت خاص در آن قرار دارد. باز هم، از طریق نرم افزار اتوماسیون بازاریابی خود، می‌توانیم از تعداد مخاطبین تبدیل شده به اس کیو ال (SQL) در یک دوره زمانی معین برای اندازه‌گیری موفقیت خود استفاده کنیم. در اینجا ممکن است شروع به در نظر گرفتن نرم‌افزار داشبورد برای ردیابی و نمایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) خود عاقلانه باشد.
شما احتمالاً از پلتفرم‌ها و ابزارهای مختلف در کسب‌وکار خود برای اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) خود استفاده خواهید کرد، اما داشتن یک مکان مرکزی برای ردیابی و مشاهده تمام شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) بخش و سازمانی خود، تضمین می‌کند که دید روشنی نسبت به موفقیت خود دارید.
مرحله ۴ – شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) خود را بنویسید
سرانجام، زمان شروع نوشتن واقعی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) شما فرا رسیده است. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) باید از فرمت اسمارت (SMART =خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود زمانی) پیروی کنند تا اطمینان حاصل شود که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) شما این معیار را برآورده می‌کنند، ما یک فرمول تدوین کرده‌ایم که میتوانید از آن پیروی کنید تا مطمئن شوید که هر بار با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) اسمارت (SMART) به پایان می رسید. توصیه اصلی در اینجا حفظ سادگی است. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) باید توسط همه افراد در سازمان درک شوند. این به معنای عدم استفاده از هیچ اصطلاح تخصصی (در صورت امکان) و محدود کردن آنها به یک جمله می‌باشد.
ما یک ساختار به شرح زیر پیشنهاد می‌کنیم:
عمل (اقدام) + جزئیات + ارزش + واحد + ضرب‌العجل (ددلاین)
با کنار هم قرار دادن همه اینها، مثال شاخص کلیدی عملکرد (KPI) ما ممکن است چیزی شبیه این باشد:
- مثال نوشتن شاخص کلیدی عملکرد (KPI) 1: افزایش سرنخ‌های (لید) جدید سی آر ام (CRM) به ۴۰۰۰۰ نفر تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۵
- مثال نوشتن شاخص کلیدی عملکرد (KPI) 2: افزایش پروفایل‌های جدید سرنخ واجد شرایط فروش (SQL) به ۲۰۰۰۰ نفر تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۵
شروع با یک فعل شما را مجبور می‌کند تا در مورد کاری که سعی می‌کنید انجام دهید خاص باشید. یک معیار و واحد اطمینان می‌دهند که شاخص کلیدی عملکرد (KPI) شما قابل اندازه‌گیری است و یک ددلاین برای به موقع ماندن در پیشروی شما معجزه خواهد کرد.
بیشتر بخوانید:نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) چیست؟
چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) در یک سازمان استفاده می‌شوند؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یک ابزار ارتباطی برای سازمانها هستند. آنها رهبران کسب و کار را از پیشرفت سازمان خود در رسیدن به اهداف اصلی کسب و کار مطلع می‌کنند. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) قادر به ارائه این اطلاعات هستند زیرا مهم‌ترین معیارهای عملکرد را ردیابی می‌کنند که می‌توانند با هم گرفته شوند تا موفقیت شما در دستیابی به یک هدف را نشان دهند. این کانال اطلاعاتی بسیار ارزشمند است زیرا در یک استراتژی به خوبی طراحی شده، اهداف اصلی کسب و کار یک سازمان باید تأثیر مستقیم بر عملکرد کلی سازمان داشته باشند.
بنابراین، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) اینکه آیا فعالیت‌های شما در حال دستیابی به رشد کسب وکاری با نرخ مورد انتظار هستند یا خیر و چقدر رشد واقعاً به دست آورده اید را به هم ارتباط خواهند داد. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) همچنین در شناسایی مسائل مربوط به فرآیندهای سازمانی کمک می‌کنند. اگر پیشرفت در یک هدف عقب بیفتد، شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مرتبط با آن این موضوع را به رهبران کسب و کار به محض شروع نشان دادن روند (با فرض اینکه شما شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) پیش‌نگر و پس‌نگر دارید) اطلاع می‌دهد. سازمان خواهد دانست که مشکلی پیش آمده و نیاز به تحقیق وجود دارد. سپس می‌توان یک استراتژی برای کاهش این مشکل ایجاد و اجرا کرد قبل از اینکه تأثیرات گسترده‌ای بر عملکرد سازمان داشته باشد.
چند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نیاز دارید؟
سوال اینکه به چند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نیاز دارید با هر شرکتی متفاوت خواهد بود. با این حال، ما یک چارچوبی داریم که میتوانید برای ارزیابی تعداد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) مورد نیاز برای پیاده‌سازی در سازمان خود اعمال کنید. تعداد مورد نیاز شما به تعداد اهداف اصلی کسب و کار در سازمان شما بستگی دارد. به عنوان یک قاعده، ما معمولاً می‌گوییم شما باید برای هر هدف ۲-۳ شاخص کلیدی عملکرد (KPI) داشته باشید تا تنوعی از اندازه‌گیری‌ها بدون از بین رفتن تصویر داشته باشید. دلیل استفاده ما از حداقل ۲ شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به عنوان یک قاعده این است که ما معتقدیم هر هدف کسب و کاری باید حداقل ۱ شاخص پیش‌نگر و ۱ شاخص پس‌نگر داشته باشد. این به شما امکان می‌دهد عملکرد آینده را پیش‌بینی کنید و همچنین عملکرد واقعی را ثبت کنید و اینها را با جهت هدف تجاری خود مقایسه کنید.
تصمیم‌گیری جایگزین در مقابل تصمیم‌گیری مبتنی بر ارزش
برای درک بهتر اینکه چرا همیشه باید فرآیند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را با تعریف قبلی اهداف استراتژیک شروع کنید، دو روش بالقوه برای استخراج شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) خود را در نظر بگیرید:
* تصمیم‌گیری مبتنی بر جایگزین
* تصمیم‌گیری مبتنی بر ارزش
تصمیم‌گیری مبتنی بر جایگزین به انتخاب گزینه ترجیحی خود از گزینه‌های ارائه شده تکیه دارد.
مثال:
تصمیم گیرنده: من قهوه می‌خواهم
پیشخدمت: بله، چه شیری می‌خواهید؟
تصمیم گیرنده: چه چیزی دارید؟
پیشخدمت: ما شیر پرچرب، کم چرب یا سویا داریم؟
تصمیم گیرنده: شیر پرچرب را می گیرم.
تصمیم گیری مبتنی بر ارزش به ارزیابی آنچه برای شما مهم است و سپس تصمیم‌گیری بر اساس نیازهای خود تکیه دارد.
مثال:
تصمیم گیرنده: من قهوه می‌خواهم
پیشخدمت: بله، چه شیری می‌خواهید؟
تصمیم گیرنده: (اهداف را در نظر می گیرد: من قهوه خوشمزه‌ای را دوست دارم، اما همچنین می‌خواهم محتوای چربی را پایین نگه دارم زیرا مراقب وزنم هستم) شیر سویا با یک وعده شیرین کننده مصنوعی می‌گیرم.
پیشخدمت: مشکلی نیست.
همانطور که می‌بینید، تصمیم گیرنده در مثال اول به گزینه‌های ارائه شده گوش داد و سپس ترجیح خود را بر اساس گزینه‌های داده شده انتخاب کرد. با این حال، تصمیم گیرنده در مثال دوم ابتدا اهداف خود و آنچه واقعاً از یک فنجان قهوه می‌خواست را بررسی کرد و سپس تصمیمی گرفت که نیازهای او را برآورده کند. هنگام نوشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، استفاده از رویکرد مبتنی بر جایگزین و پیمایش در لیست‌های شاخص کلیدی عملکرد (KPI) صنعت، شاخص کلیدی عملکرد (KPI) ترجیحی خود را از آن لیست برای شما به همراه خواهد داشت، اما دستیابی به آن شاخص کلیدی عملکرد (KPI) لزوماً به معنای دستیابی به اهداف استراتژیک شما نیست. از سوی دیگر، استفاده از رویکرد مبتنی بر ارزش و اولویت بندی اهداف استراتژیک کلیدی خود تضمین می‌کند که در نهایت با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) به پایان خواهید رسید که پس از دستیابی به آنها، به معنای دستیابی به اهداف استراتژیک خود نیز خواهید بود.
بیشتر بخوانید: تأثیر بازارگرایی بر هدفمندی و جهت گیری استراتژیک در سازمان چیست؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) پیش‌نگر (Leading) و پس‌نگر (Lagging) چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) پیش‌نگر یک عامل قابل اندازه‌گیری است که برای پیش بینی تغییرات در شرکت و عملکرد آینده استفاده می‌شوند، اما به عنوان پیش‌بینی‌کننده، همیشه نمی‌توانند آینده را به طور دقیق پیش‌بینی کنند. از سوی دیگر، یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) پس‌نگر یک واقعیت قابل اندازه‌گیری است که عملکرد واقعی یک سازمان را ثبت می‌کند. شاخص‌های کلیدی عملکرد پیش‌نگر اغلب نسبت به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) پس‌نگر آسان‌تر تحت تأثیر قرار می‌گیرند، با این حال، به طور کلی اندازه‌گیری آنها می‌تواند دشوارتر باشد. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) پس‌نگر، از سوی دیگر، معمولاً اندازه‌گیری آنها آسان‌تر است، اما تأثیرگذاری بر آنها بسیار دشوارتر است.
گزارش شاخص کلیدی عملکرد (KPI): ردیابی و برقراری ارتباط عملکرد
ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) مرتبط، قابل اندازه‌گیری و محدود زمانی، عالی است، اما فقط نیمی از کار انجام شده است. نیمی دیگر (که اغلب ممکن است نادیده گرفته شود) به نحوه ردیابی و گزارش دقیق آنها مربوط می‌شود. در حالی که تنظیم این نوع ردیابی و گزارش می‌تواند دشوار باشد، اگر راهی آسان برای مشاهده و پیگیری پیشرفت ایجاد نکنید، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)چندان مفید نخواهند بود. یک گزارش شاخص کلیدی عملکرد (KPI) ارائه ای است که عملکرد فعلی یک سازمان را در مقایسه با اهداف کسب و کاری خود نمایش می‌دهد. این یک ابزار است که توسط مدیریت برای تجزیه و تحلیل عملکرد و شناسایی مسائل استفاده می‌شود. این گزارشات می‌توانند فرمت‌های مختلفی داشته باشند، از جمله گزارشات کتبی رسمی، اسپردشیت‌ها (spreadsheets)، اسلایدهای پاورپوینت یا داشبوردها.
داشبوردهای شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
ایجاد یک داشبورد شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یک روش عالی برای ارائه دیدگاههای در یک نگاه از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) مرتبط با یک هدف کسب و کاری خاص و بخش یا حتی کل سازمان است. داشبوردها فقط نام دیگری برای یک گزارش پیشرفت هستند. با این حال، آنچه داشبوردها را قدرتمندتر از گزارش کسب وکار معمولی شما می‌کند این است که آنها معمولاً به سیستم‌های تجاری متصل هستند تا داده‌ها به طور خودکار به روز شوند.
مزیت این امر این است که تضمین می‌کند داده‌ها همیشه مرتبط هستند، زیرا به کسی در سازمان متکی نیست که به طور مداوم اعداد را به‌روز کند. این تنها یکی از بسیار مزایای استفاده از نرم افزار داشبورد برای گزارش استراتژی شما است. داشبوردها همچنین به شما دید کاملی از عملکرد کسب و کاری خود را به صورت فوری می‌دهند، پیشرفت شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را در یک ارائه بصری برای جذاب نگه داشتن گزارش نمایش می‌دهند و در مقایسه با ساعت‌های صرف شده برای ایجاد گزارش‌های منظم، در زمان صرفه‌جویی می‌کنند.
محدودیت‌های استفاده از اسپردشیت‌ها (spreadsheets) برای گزارش‌دهی شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
در حالی که اسپردشیت‌ها (spreadsheets) یک نقطه شروع مفید برای گزارش‌دهی شاخص کلیدی عملکرد (KPI) هستند، دارای چندین محدودیت، به‌ویژه برای محیط‌های پویا و مشارکتی هستند:
- ماهیت استاتیک: اسپردشیت‌ها (spreadsheets) نیاز به به‌روزرسانی دستی دارند که ردیابی فوری را دشوار و زمان‌بر می‌کند.
- مسائل کنترل نسخه: اشتراک‌گذاری اسپردشیت‌ها (spreadsheets) در بین تیم‌ها می‌تواند منجر به نسخه‌های متعدد شود – باعث سردرگمی و عدم هماهنگی می‌شود.
- همکاری محدود: به‌عنوان یک ابزار استاتیک، آنها مانع همکاری و ورود چندین کاربر درلحظه می‌شوند.
- چالش‌های ادغام داده‌ها: ترکیب داده‌ها از منابع مختلف در اسپردشیت‌ها (spreadsheets) می‌تواند دشوار و مستعد خطا باشد.
جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوطه، لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع شاخص کلیدی عملکرد( KPI) برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است. شما میتوانید با ارائه درخواست مشاوره از طریق ارسال فرم، مشاوره رایگان در خصوص کسب و کار خود دریافت نمایید. پس از ارسال درخواست، کارشناسان شریف استراتژی در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
در گفتگو ها شرکت کنید.