مدیریت خرید چیست؟

در این مقاله به بررسی موضوع مدیریت خرید پرداخته ایم. ابتدای امر ضمن ارائه تعریفی از مدیریت خرید، دلایل اهمیت آن را مورد بررسی قرار داده ایم. سپس فرآیند مدیریت خرید و بهترین روش های آن را تشریح کرده ایم. در ادامه اهداف مدیریت خرید و مزایای آن را توضیح داده ایم. در نهایت نیز نکاتی را برای ساده تر کردن مدیریت خرید ذکر نموده ایم و برای درک بهتر مطالب نیز به ذکر برخی مثال ها در این زمینه پرداخته ایم. در واقع می توان گفت با مطالعه این مقاله به فهم مناسبی در زمینه مدیریت خرید دست خواهید یافت. در آخر می توانید دیدگاه ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

مقدمه ای بر مدیریت خرید

مدیریت خرید به عنوان مکانیزم کنترلی برای فرآیند خرید یک کسب و کار عمل می‌کند تا اقلام ضروری را با استانداردهای مورد نیاز و با قیمت مناسب خریداری نماید. مدیریت خرید چه یک شرکت در تولید، عمده‌فروشی یا خرده‌فروشی باشد، باید گنجانده شود. مدیریت خرید، شیوه‌های خرید سازمان را برای کنترل هزینه‌ها، کسب سود و اداره موفقیت‌آمیز کسب و کار نظارت می‌کند و به فرآیند خرید از تامین کنندگان خارجی مربوط می‌شود. همه خریدها، دریافت‌ها، بررسی‌ها و تأییدیه‌ها تحت مدیریت خرید کنترل می‌شوند. مدیریت خرید، روابط تأمین کننده، سفارش‌های خرید، ریسک‌ها و درخواست‌ها را از شرکای داخلی مانند بخش حساب‌های پرداختنی یا تیم تدارکات مدیریت می‌کند. مدیریت خرید فراتر از صرفاً خرید کالاها و خدمات است. این فرآیند شامل بررسی مواد و تامین کنندگان بالقوه، اطمینان از تحویل به موقع، بازرسی محصولات از نظر کیفیت و کنترل دقیق و ثبت موجودی است. جنبه رابطه، یک جزء حیاتی از مدیریت خرید است. هر مرحله از فرآیند خرید حیاتی است و مشکلات ناشی از روابط تیره می‌شود. خریدهایی که روان‌تر پیش می‌روند، اغلب روابط بهتر فروشنده و شرکت را تقویت می‌کنند. یک مدیر خرید اغلب با فروشندگان همکاری می نماید و تلاش می‌کند تحویل مواد ضروری را با نیازهای تولید هماهنگ نماید. اگر مدیریت خرید را درک کنید، می‌توانید به بهینه‌سازی تولید کارکنان، حذف ضایعات و پاسخگویی به تقاضای مصرف‌کننده یاری رسانید. در این مقاله، به بررسی اینکه مدیریت خرید چیست، چرا مهم است، انواع چرخه‌های خرید و بهترین روش‌های مدیریت خرید می‌پردازیم.

مدیریت خرید چیست؟

مدیریت خرید، اداره فرآیند خرید مواد مورد نیاز برای عملکرد شرکت و تولید محصول آن است. یک فرآیند خرید کارآمد می‌تواند به شرکت کمک کند هزینه‌ها را محدود کرده و در عین حال سود خود را به حداکثر برساند. مدیریت خرید اغلب شامل ارزیابی موجودی، پیگیری ظرفیت ذخیره‌سازی و رسیدگی به مسائل توزیع است. همچنین، مدیریت خرید شامل ارزیابی اجزای زنجیره تامین و تلاش برای شناسایی بهترین قیمت ممکن برای مواد مورد نیاز است. اغلب، یک مدیر خرید با فروشندگان خارجی که مواد یا لوازم را برای شرکت فراهم می‌کنند، همکاری می نماید. مدیر همچنین ممکن است روابط با شرکت‌های حمل‌کننده‌ای که مواد را تحویل می‌دهند، مدیریت کند. در این نقش، مدیر ممکن است در مورد قراردادها مذاکره نماید و عملکرد فروشندگان را ارزیابی کند. مدیر ممکن است به طور مرتب برای خدمات و مواد، پیشنهاد قیمت بگیرد تا هزینه‌ها را کنترل کند.

مدیریت خرید شامل خرید کالاها و خدمات به صورت کارآمد برای محدود کردن هزینه‌ها و به حداکثر رساندن سود است. یکی از عناصر کلیدی مدیریت خرید، مدیریت ریسک است که نیاز به ارزیابی منظم عملکرد تأمین کننده دارد. کسب‌وکارها به لطف این رویکرد، برای مدیریت مشکلات پیش‌بینی نشده مانند تعدیل قیمت یا اختلالات زنجیره تأمین، آماده‌تر هستند. شناخت روندهای بازار، شناسایی تأمین کنندگان ضروری و حفظ استانداردهای اخلاقی تأمین، همگی نیازمند درک زنجیره تأمین هستند. ایجاد روابط مبتنی بر اعتماد با تأمین کنندگان برای دستیابی به شرایط سودمند، بهبود کیفیت محصول و تضمین تحویل به موقع ضروری است. یک شرکت از مدیریت خرید عالی مزایای بسیاری به دست می‌آورد که مهم‌ترین آنها تضمین تأمین مداوم محصولات یا خدمات و حذف وقفه‌هایی است که کارایی عملیاتی را کاهش می‌دهند. تأمین هوشمندانه، قراردادهای خوب مذاکره شده و خرید عمده همگی به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند. روابط قوی با تأمین کنندگان منجر به کالاهای با کیفیت بالا، تحویل‌های مداوم، پشتیبانی پس از فروش درجه یک و دفاع در برابر اختلالات پیش‌بینی نشده می‌شود. عملیات داخلی روان، کاغذبازی کمتر، چرخه‌های تأمین سریع‌تر و قابلیت‌های بهبودیافته در ردیابی و پیش‌بینی، همگی ناشی از مدیریت مؤثر هستند.

چرا مدیریت خرید مهم است؟

مدیریت خرید نقش حیاتی در کسب و کارها، عمدتاً برای کنترل هزینه و افزایش سودآوری ایفا می‌کند. این فرآیند از تأمین استراتژیک و مذاکرات استفاده می‌کند و به کسب و کارها اجازه می‌دهد خریدهای عمده انجام دهند و قراردادهای بلندمدت منعقد کنند که باعث صرفه‌جویی قابل توجهی می‌شود. این امر به ویژه برای شرکت‌های عمده‌فروشی، توزیع و تولیدی بسیار مهم است زیرا فرصت‌هایی را برای افزایش درآمد با کاهش هزینه کالاهای ضروری فراهم می‌کند. کارایی یکی دیگر از مزایای کلیدی مدیریت خرید مؤثر است. یک سیستم خرید به خوبی سازماندهی شده، زمان مورد نیاز برای مراحل سفارش، دریافت و پرداخت را به حداقل می‌رساند. روش‌های استاندارد و خودکار، کاغذبازی و خطاهای احتمالی را کاهش می‌دهند و در نتیجه عملیات خرید و کنترل موجودی را ساده می‌کنند.
مدیریت خرید بر مدیریت ریسک و کنترل موجودی تأثیر می‌گذارد. شرکت‌ها با ایجاد طرح‌های پشتیبان و مدیریت سطح موجودی سهام بر اساس آن، ریسک‌های زنجیره تأمین را کاهش می‌دهند. این امر تداوم عملیات را حتی در شرایط چالش‌برانگیز تضمین می‌کند. مدیریت خرید مؤثر، روابط قوی با تأمین کنندگان و شیوه‌های خرید اخلاقی را پرورش می‌دهد. ارتباط قوی با تأمین کننده، کیفیت ثابت محصولات و خدمات را تضمین می‌کند و مهارت‌های مذاکره را بهبود می‌بخشد و منجر به رفتار ترجیحی در هنگام کمبود عرضه می‌شود. این امر تضمین می‌کند که تأمین کنندگان به استانداردهای قانونی، زیست‌محیطی و اجتماعی پایبند هستند. در اینجا به برخی از دلایلی که مدیریت خرید مهم است، اشاره می‌کنیم:

• بهینه‌سازی فضا

مدیریت خرید می‌تواند به شرکت در استفاده صحیح از فضای خود کمک کند. به عنوان مثال، اگر شرکت بیش از حد مواد اولیه را در زمان نامناسب خریداری نماید، ممکن است مواد در انبار بمانند تا زمانی که به آنها نیاز باشد. این ذخیره‌سازی برای شرکت هزینه دارد و منجر به هدر رفتن فضا می‌شود. اگر شرکت در زمان‌بندی خریدها کارآمدتر باشد، به فضای کمتری نیاز خواهد داشت یا می‌تواند از فضای خود برای چیزی غیر از ذخیره‌سازی استفاده کند.

• اجرای تولید به موقع

جریان تولید به موقع به یک فلسفه مدیریتی اشاره دارد که به دنبال هماهنگ کردن تولید و تقاضای مصرف‌کننده است. این فلسفه به دنبال حذف تولید بیش از حد و تحویل کالاها به مشتریان “Just-in-time” (به موقع) برای پاسخگویی به تقاضای مشتری است. این امر پتانسیل مواد هدر رفته یا نیاز به ذخیره‌سازی را از بین می‌برد. مدیریت خرید می‌تواند نقشی محوری در اجرای تولید به موقع ایفا کند، زیرا ورود مواد اولیه باید با تولید و تحویل محصولات به مصرف‌کنندگان هماهنگ باشد.

• به حداکثر رساندن تولید

مدیریت خرید مناسب می‌تواند به شرکت اجازه دهد با اطمینان از اینکه کارکنان مواد مورد نیاز خود را دارند، تولید را به حداکثر برساند. اگر شرکتی بیش از حد مواد سفارش دهد، مواد در انبار می‌مانند یا هدر می‌روند. اگر شرکتی مواد خیلی کمی سفارش دهد، می‌تواند بر تولید تأثیر منفی بگذارد، زیرا ممکن است کارکنان مواد کافی برای تکمیل وظایف خود نداشته باشند.

• افزایش سود

یک فرآیند مدیریت خرید کارآمد می‌تواند منجر به افزایش سود شود. اگر مدیریت خرید به درستی انجام شود، می‌تواند به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه هر واحد و افزایش حاشیه سود محصول کمک کند. مدیریت خرید همچنین می‌تواند به شرکت اجازه دهد از هدر رفتن مواد اولیه یا تحمل هزینه‌های ذخیره‌سازی غیرضروری جلوگیری نماید.

• کنترل هزینه‌ها

مدیریت خرید می‌تواند به کنترل هزینه‌ها به روش‌های مختلفی کمک کند. به عنوان مثال، مدیریت خرید شامل درک زنجیره تامین و نوسانات بازار مواد اولیه است. مدیریت خرید مناسب شامل جستجوی بهترین قیمت ممکن برای مواد اولیه است. سایر اقدامات کنترل هزینه شامل کاهش و حذف ناکارآمدی‌ها، مانند هزینه‌های ذخیره‌سازی است.

بیشتر بخوانید: مدیریت زنجیره تامین چیست؟

فرآیند مدیریت خرید چیست؟

در این بخش به بررسی و تشریح فرآیند مدیریت خرید پرداخته ایم:

• شناسایی نیاز

شناسایی نیاز اولین قدم در فرآیند خرید است.  نیاز به یک کالا یا خدمت خاص پس از شناسایی نیازهای شرکت مشخص می‌شود. برخی از عوامل مؤثر، سطوح پایین موجودی، معرفی یک محصول جدید یا جایگزینی تجهیزات قدیمی هستند. درک کامل فعالیت‌ها و اهداف استراتژیک کسب و کار برای شناسایی نیازها ضروری است. این فرآیند زمانی آغاز می‌شود که یک شرکت متوجه می‌شود که به یک ابزار، کالا یا خدمت خوب برای بهبود عملیات خود نیاز دارد. اعضای تیم با هشدار به مدیران خود در مورد هرگونه مشکلی که در انجام وظایف روزانه خود دارند، به شناسایی نیازها یاری می رسانند. شرکت پس از تعیین ضرورت خرید، مراحل خرید را آغاز می‌کند. نیازهای شرکتی در نتیجه سناریوهایی مانند سطوح پایین موجودی، راه‌اندازی خط تولید جدید یا جایگزینی تجهیزات قدیمی به وجود می‌آیند. شناسایی نیازهای شرکت ضروری است زیرا لحن کل فرآیند تدارکات را تعیین می‌کند. شناسایی صحیح نیازها تضمین می نماید که کسب و کار فقط آنچه را که لازم است به دست می‌آورد و از اتلاف منابع جلوگیری می‌کند. این سنگ بنایی است که تمام فعالیت‌های مرتبط با تدارکات دیگر بر روی آن ساخته می‌شوند. دانستن آنچه یک مؤسسه نیاز دارد، هماهنگی قوی با بخش‌های متعدد را می‌طلبد. این فرآیند از ابزارهایی از جمله سیستم‌های مدیریت موجودی، مدل‌های پیش‌بینی تقاضا و ورودی‌های برنامه‌ریزی تولید برای ارائه مؤثر اطلاعات دقیق استفاده می‌کند.

• بررسی نیاز

بررسی جزئیات تقاضا پس از شناسایی نیاز ضروری است. بررسی شامل تعیین تعداد اقلام یا خدمات مورد نیاز، کیفیت آنها و زمان تحویل آنها است. هدف از چنین گامی، اطمینان از انطباق خرید با الزامات کسب و کار و محدودیت‌های مالی است. بررسی نیاز، فرآیند تأیید نیازهایی است که برای یک کالا یا خدمت شناسایی شده‌اند. این فرآیند شامل تأیید الزامات، مقدار و بازه زمانی تحویل کالاها یا خدمات مورد نیاز است. بررسی بسیار مهم است زیرا تضمین می‌کند که خرید مورد نظر با نیازهای واقعی و محدودیت‌های مالی شرکت مطابقت دارد. این فرآیند تضمین می‌کند که تلاش‌های تدارکاتی به صورت استراتژیک هدفمند هستند و به جلوگیری از خرید بیش از حد، خرید کمتر از حد یا خرید اقلام نادرست یاری می رساند. بررسی الزامات از طریق کمک یک تیم بین عملکردی انجام می‌شود که نیازهای شناسایی شده را از طرح‌های استراتژیک، محدودیت‌های مالی و تقاضاهای عملیاتی مقایسه می‌کند. این فرآیند شامل تأیید الزامات فنی توسط تیم مهندسی، گفتگو با عملیات در مورد برنامه‌های تحویل یا تأیید موجود بودن بودجه توسط بخش مالی است. هدف این است که تأیید شود که خرید پیشنهادی ضروری، عملی و برای کسب و کار مفید است. رهبران بیشتر به بررسی نیاز می‌پردازند و استراتژی‌ای را برای تعیین دقیق آنچه مورد نیاز است، توسعه می‌دهند. فردی که نیاز را کشف کرده است، اغلب با سایر اعضای تیم و مدیریت همکاری می‌کند تا بهترین راه حل را برای مشکل پیدا کند، به ویژه زمانی که شامل یک خرید قابل توجه باشد. به عنوان مثال، نیاز مداوم به کاغذ چاپگر منجر به نیاز به لوازم هفتگی ۵۰۰ ورق کاغذ چاپگر جوهرافشان می‌شود. فردی که نیاز به کاغذ چاپگر بیشتر را کشف کرده است، این اختیار را دارد که نیاز را به تنهایی تعریف کند.

• درخواست خرید

یک درخواست خرید که اقلام یا خدمات خاص مورد نیاز را مشخص می‌کند، از الزامات تأیید شده رسمی می‌شود. فرآیند تدارکات بر اساس درخواست خرید است. درخواست خرید برای اطمینان از پاسخگویی و استفاده خردمندانه از منابع، نیاز به تأیید از مقامات مشخص شده در سازمان دارد. درخواست خرید یک فرم داخلی است که معمولاً توسط یک مدیر بخش یا سرپرست ارسال می‌شود. این درخواست، کالاها یا خدمات مورد نیاز را مشخص می‌کند. این درخواست اغلب شامل نام بخش، نام درخواست کننده و توضیح مختصری از محتوا است. این توضیح معمولاً شامل این است که چرا خرید لازم است، چه مقدار مواد مورد نیاز است و بهترین قیمت. درخواست خرید یک مرحله مهم در مدیریت خرید است زیرا تقاضا برای مواد را رسمی می نماید و فرآیند خرید را آغاز می‌کند. الزامات خاص برای آنچه باید خریداری شود، تعیین می‌شود و چارچوبی برای ارزیابی و مذاکره با تأمین کنندگان ارائه می‌شود. درخواست خرید به عنوان یک مسیر حسابرسی و پاسخگویی نیز عمل می‌کند. درخواست خرید با تکمیل فرم درخواست خرید که در آن کالاها یا خدمات مورد نیاز، از جمله تعداد آنها، هزینه پیش‌بینی شده و تاریخ تحویل ترجیحی مشخص شده است، انجام می‌شود. این درخواست از طریق یک روش تأییدیه که شامل بخش تدارکات و گاهی اوقات مدیریت بالاتر بسته به میزان و نوع روش خرید است، انجام می‌شود. پس از پذیرش، برای درخواست قیمت یا پیشنهادات از فروشندگان بالقوه استفاده می‌شود.

• تأیید خرید

درخواست خرید تأیید می‌شود تا اطمینان حاصل شود که خرید برنامه‌ریزی شده واقعاً مورد نیاز است، در بودجه تخصیص یافته است و با اهداف و اصول سازمان سازگار است. تأییدکننده یا آن را همانطور که هست تأیید می‌کند یا در صورت لزوم تغییراتی را پیشنهاد می‌دهد. این فرآیند به حفظ محدودیت بودجه و هماهنگ کردن تدارکات با اهداف استراتژیک کمک می‌کند. فرآیند تأیید خرید شامل بررسی و تأیید خرید پیشنهادی توسط مقام ذیصلاح در سازمان است. ارزیابی درخواست تعیین می‌کند که آیا با بودجه شرکت مطابقت دارد یا خیر. بررسی هر زمان که درخواست کالا یا خدماتی باعث شود شرکت از بودجه تخصیص یافته خود برای اقلام خاص فراتر رود، ضروری است. تأیید خرید به عنوان یک سیستم کنترلی برای مدیریت خرید عمل می‌کند که تضمین می‌کند که خرید پیشنهادی مرتبط، در محدوده بودجه و مطابق با اهداف و اصول کسب و کار است. این امر به مدیریت هزینه‌ها و کاهش خطرات با جلوگیری از خریدهای غیرمجاز یا جعلی کمک می‌کند. تأیید خرید به عنوان یک سیستم کنترلی برای مدیریت خرید عمل می نماید که تضمین می‌کند که خرید پیشنهادی مرتبط، در محدوده بودجه و مطابق با اهداف و اصول کسب و کار است. این امر به مدیریت هزینه‌ها و کاهش خطرات با جلوگیری از خریدهای غیرمجاز یا جعلی کمک می‌کند. فرآیند تأیید خرید با ارزیابی درخواست خرید آغاز می‌شود تا تضمین شود که همه اطلاعات کامل، دقیق و موجه هستند. مقام تعیین شده، اغلب یک مدیر، مدیرعامل یا خود بخش خرید، یک درخواست خرید را ارزیابی می نماید. آنها بررسی می‌کنند که آیا محصولات یا خدمات درخواست شده مقرون به صرفه هستند و با استراتژی شرکت هماهنگ هستند یا خیر. آنها قبل از تأیید، رد یا پیشنهاد تغییرات، معامله را به دقت تجزیه و تحلیل می نمایند.

• شناسایی تأمین کننده

شناسایی تأمین کننده مربوط به یافتن فروشندگان بالقوه‌ای است که قادر به ارائه کالاها یا خدمات دقیق مورد نظر هستند. انتخاب تأمین کننده پس از درخواست برای پیشنهادات انجام می‌شود. ملاحظات برای تأمین کنندگان باید شامل قیمت، قابلیت اطمینان و زمان تحویل باشد. تعیین تأمین کننده مناسب ضروری است زیرا آنها تأثیر زیادی بر میزان هزینه چیزی، میزان کیفیت آن و سرعت تحویل آن دارند. این امر برای به دست آوردن بهترین ارزش برای پول یک سازمان، اطمینان از تحویل به موقع و کاهش خطرات زنجیره تأمین ضروری است. تحقیقات بازار اولین قدم در فرآیند یافتن تأمین کنندگان بالقوه است. انجام تحقیقات پیچیده آنلاین یا درخواست پیشنهادات از افراد در شبکه حرفه‌ای خود یک استراتژی خوب برای شناخت فروشندگان مناسب است. مرحله بعدی، ارزیابی جایگاه تأمین کنندگان با استفاده از عوامل مختلف، از جمله هزینه، سطح کالاها یا خدمات، بازه زمانی تحویل، شهرت، ثبات مالی و استانداردهای اخلاقی است. این ارزیابی شامل تماس با ارائه دهنده با درخواست قیمت، بررسی نمونه‌ها، بررسی منابع یا بازدید از سایت در صورت لزوم است. تعدادی از ارائه دهندگان باید در نظر گرفته شوند و باید با یکدیگر مقایسه شوند. هنگامی که هزینه حمل و نقل بر خرید تأثیر می‌گذارد، به دنبال فروشندگان محلی باشید.

• تهیه کالاهای خریداری شده

تهیه کالاهای خریداری شده شامل بررسی محصولات هنگام تحویل سفارش است تا ببیند آیا مشکلی وجود دارد یا خیر. این مرحله تحویل محصولات یا خدمات تأمین کننده انتخاب شده به کسب و کار را توصیف می‌کند. این شامل تصاحب، بررسی و پذیرش کالاهای ارائه شده است. این مرحله مهم است زیرا پایان فرآیند تدارکات را نشان می‌دهد. تهیه محصولات خریداری شده تأیید می‌کند که کالاها یا خدمات تحویل شده با الزامات و استانداردهای کیفی مشخص شده در سفارش مطابقت دارند. هرگونه مغایرت یا نقص باید فوراً برطرف شود تا از تأخیر یا پیچیدگی در تولید جلوگیری شود. مدیر خرید باید کامل بودن اقلام دریافتی را بررسی کند و یادداشت نماید که آیا محصولاتی وجود دارد که تامین کننده ارائه نکرده است. معاینه فیزیکی، آزمایش یا مطالعه اسناد پشتیبان فعالیت‌های ضروری هستند. کالاها پس از پذیرش و مناسب تشخیص داده شدن، نگهداری یا مورد استفاده قرار می‌گیرند. این مرحله جدول زمانی تامین کننده انتخاب شده را تعیین می‌کند. تحویل به موقع مهم است زیرا ارائه دهنده باید هرگونه مشکل را قبل از آزاد شدن باقی مانده پرداخت برطرف کند. هرگونه مشکل برای اصلاح به اطلاع تامین کننده می‌رسد.

• پرداخت به ارائه دهنده

پرداخت مطابق با شرایط تعیین شده پس از دریافت و تأیید کالاها یا خدمات انجام می‌شود. پرداخت به موقع برای حفظ روابط خوب با تأمین کننده ضروری است. حسابداری مالی دقیق و انطباق با ممیزی به پرداخت به موقع نیز بستگی دارد. پرداخت به ارائه دهنده، عمل ارسال مبلغ توافق شده پول به تامین کننده است، پس از تحویل و تأیید کالاها یا خدمات. پرداخت به ارائه دهنده، رضایت تعهد مالی مرتبط با خرید است.
ارائه پرداخت به تامین کننده یک مرحله مهم برای حفظ روابط مثبت با تامین کننده و تضمین تداوم تامین کالاها یا خدمات در آینده است. قابلیت اطمینان مالی شرکت و پایبندی آن به مسئولیت‌های قراردادی از طریق پرداخت به موقع و دقیق نشان داده می‌شود. تامین کننده پس از دریافت و پذیرش محصولات یا خدمات، فاکتوری را صادر می‌کند که موجودی بدهی را مشخص می نماید. تیم مالی شرکت فاکتور را با سفارش خرید و محصولات دریافتی بررسی می‌کند. اگر همه موارد درست باشد، پرداخت مطابق با شرایط توافق شده پردازش می‌شود. شرایط پرداخت مورد استفاده، پرداخت فوری، پرداخت پس از مدت زمان مشخص یا پرداخت به صورت اقساط است. روش‌های پرداخت توافق شده شامل چک، کارت اعتباری، حواله بانکی و موارد دیگر است.

• نگهداری سوابق

نگهداری سوابق به مستندسازی و بایگانی سیستماتیک تمام داده‌های مربوط به فرآیند خرید اشاره دارد. اطلاعات سفارش خرید، رسیدهای تحویل، گزارش‌های بازرسی، فاکتورها و سابقه پرداخت در چنین سوابقی گنجانده شده است. جمع‌آوری سوابق برای فرآیند خرید ضروری است زیرا پاسخگویی، انطباق با ممیزی و ارزیابی عملکرد به آن بستگی دارد. نگهداری سوابق، گزارشی از همه برخوردهای خرید با تامین کنندگان خاص ارائه می‌دهد، به گزارش‌های مالی کمک می‌کند و به نظارت بر عملکرد تامین کننده یاری می رساند. فرآیند نگهداری سوابق با ثبت و نگهداری داده‌های مرتبط در پرونده پس از هر مرحله از فرآیند خرید، اغلب در یک سیستم تدارکات کامپیوتری، آغاز می‌شود. این فرآیند شامل اطلاعاتی در مورد کالاها یا خدمات خریداری شده، تامین کننده، قیمت‌ها، برنامه‌های تحویل، یافته‌های بازرسی، اطلاعات پرداخت و هرگونه مشکل پیش آمده است. سوابق به صورت منظم و ایمن نگهداری می‌شوند و بازیابی سریع آنها برای استفاده در مرجع، تجزیه و تحلیل، ممیزی یا گزارش‌دهی را امکان‌پذیر می‌سازد. یک ارزیابی معمول از تامین کنندگان باید از نظر وقت‌شناسی و کیفیت انجام شود، چه همکاری با آنها فقط یک بار اتفاق افتاده باشد و چه یک معامله برنامه‌ریزی شده باشد. با نگهداری سابقه چنین بررسی‌هایی، از هرگونه مشکلی که انتظار می‌رود بعداً در قرارداد ظاهر شود، مطلع شوید و پیگیری کنید. ارتباط خود را با تامین کنندگانی که همچنان نیازهای شرکت را برآورده می‌کنند، حفظ نمایید.

بیشتر بخوانید: تعریف استراتژی زنجیره تأمین چیست؟ انواع مدیریت زنجیره تأمین چگونه اجرا می شوند؟

 

 

بهترین روش‌های مدیریت خرید چیست؟

در این بخش برخی از بهترین روش ها وجود دارد که می‌تواند به شما در تبدیل شدن به یک مدیر خرید مؤثر کمک کند:

• توسعه استراتژی

استراتژی خرید به معنای ایجاد یک طرح برای پرداختن به نیازهای شرکت شما است. به عنوان مثال، شما ممکن است گروهی از تامین‌کنندگان منطقه‌ای را برای مدیریت نیازهای مکرر شرکت به کالاها یا خدمات انتخاب کنید. آنها قابلیت اطمینان، انعطاف‌پذیری، کیفیت خوب و قیمت رقابتی را ارائه می‌دهند. با این حال، هنگام تهیه مواد برای تولید، شما تامین‌کنندگان ملی را انتخاب می نمایید تا به بازار بزرگتر و قیمت‌های رقابتی‌تر دسترسی پیدا کنید. استراتژی شما ممکن است شامل استفاده از درخواست برای پیشنهاد در صورت لزوم باشد.

• درک زنجیره تأمین

درک زنجیره تأمین می‌تواند به شما در پیمایش خرید کالاها و خدمات کمک کند. این می‌تواند به شما در تشخیص اختلالات و چگونگی تأثیر آنها بر تأمین شما یاری رساند. به عنوان مثال، فروشندگان شما ممکن است به تامین‌کنندگان خود وابسته باشند. یک اختلال می‌تواند یک اثر قطره‌ای ایجاد کند که در نهایت بر شرکت شما تأثیر می‌گذارد. فرض کنید یکی از فروشندگان شما مواد را از یک تامین‌کننده ساحل غربی دریافت می‌کند، اما آتش‌سوزی در حال تأثیرگذاری بر تامین‌کننده است. در این صورت، ممکن است بتوانید منابع موقت را از فروشنده‌ای که از یک تامین‌کننده ساحل شرقی که تحت تأثیر اختلال نیست، استفاده می‌کند، تهیه نمایید.

• سرمایه‌گذاری در یک سیستم سفارش خرید

یک سیستم سفارش کامپیوتری می‌تواند به ایجاد کارایی و ساده‌سازی فرآیند سفارش کمک کند. با استفاده از این نوع نرم‌افزار، می‌توانید چرخه خرید خود را سازماندهی نمایید و درخواست‌ها را مدیریت کنید. حتی اگر انبارها و تأسیساتی در چندین مکان داشته باشید، سیستم می‌تواند به همه اجازه سفارش دهد. همه سفارش‌ها را می‌توان در یک مکان مدیریتی بررسی و پردازش کرد. یک سیستم سفارش خرید همچنین به شما کمک می‌کند پیشرفت سفارش را مدیریت نمایید و عملکرد فروشندگان را ارزیابی کنید. به عنوان مثال، سیستم می‌تواند پیگیری کند که آیا فروشنده مهلت را رعایت کرده است یا چقدر طول کشیده است تا سفارش پس از پردازش انجام شود. این سیستم می‌تواند تا حد زیادی سوابق کاغذی را حذف نماید و زمان صرف شده توسط کارکنان برای ثبت سفارش را کاهش دهد.

• مدیریت ریسک

مدیریت خرید اغلب می‌تواند شامل مدیریت و درک ریسک‌های بالقوه باشد. قبل از تصمیم‌گیری در مورد یک تامین‌کننده، بهتر است ریسک را در مقابل سود بالقوه ارزیابی کنید. به عنوان مثال، شاید یک تامین‌کننده به شما تخفیف در مواد اولیه مورد نیاز برای تولید ارائه دهد. با این حال، تامین‌کننده دورتر است و شما نگرانی‌هایی در مورد توانایی آنها در تحویل به موقع دارید. انتخاب تامین‌کننده می‌تواند باعث صرفه‌جویی در هزینه شود، اما اگر مواد دیر برسند، می‌توانید با یک اختلال پرهزینه در تولید مواجه شوید. گاهی اوقات، بهتر است ایمن باشید تا اینکه یک تصمیم بالقوه پرخطر برای صرفه‌جویی در هزینه بگیرید.

• ایجاد روابط

یک عمل خوب در مدیریت خرید، ایجاد روابط با فروشندگان و تامین‌کنندگان است. رابطه با یک تامین‌کننده می‌تواند به شما در غلبه بر چالش‌های غیرمنتظره کمک کند. اگر رابطه قوی با یک تامین‌کننده داشته باشید، آنها ممکن است در صورت قرار گرفتن در موقعیت دشوار به شما یاری برسانند. به عنوان مثال، فرض کنید به طور غیرمنتظره به یک محموله اضافی خارج از قرارداد خود نیاز دارید. در این صورت، یک تامین‌کننده ممکن است آن را بر اساس اعتماد و رابطه تجاری موجود شما تحویل دهد.

• ارزیابی کیفیت

اگرچه بخش قابل توجهی از مدیریت خرید بر صرفه‌جویی در هزینه متمرکز است، کیفیت نیز عامل مهمی است. فروشنده‌ای که کمی بیشتر هزینه می‌گیرد اما همیشه به موقع تحویل می‌دهد، می‌تواند ارزشمندتر از فروشنده‌ای با قیمت پایین‌تر باشد که دیر می‌کند. یک مدیر خرید می‌تواند کیفیت یک فروشنده را به روش‌های مختلفی ارزیابی نماید. به عنوان مثال، ایجاد یک کارت امتیازی فروشنده را که انتظارات فروشنده را فهرست می‌کند، در نظر بگیرید. این کارت امتیازی می‌تواند شامل دسته‌هایی مانند به موقع بودن، پاسخگویی و کیفیت کالاهای تحویل داده شده باشد.

بیشتر بخوانید: توسعه استراتژی: اصول کلیدی توسعه استراتژی چیست؟

چه کسی مسئول مدیریت خرید است؟

فرد مسئول مدیریت خرید، بسته به اندازه شرکت، یا یک کارمند واحد است یا گروهی از افراد. افرادی که یک تیم خرید را رهبری می‌کنند، مدیران خرید نامیده می‌شوند و واحدی که آنها بر آن نظارت می‌کنند، بخش خرید است. تیمی که مسئول تهیه کالاها و خدمات برای فروش مجدد یا استفاده شرکتی است، توسط یک مدیر خرید، که گاهی اوقات به عنوان مدیر خرید یا مدیر تأمین شناخته می‌شود، رهبری می‌شود. آنها به دنبال بالاترین کیفیت محصول با مقرون به صرفه‌ترین قیمت هستند. مدیران خرید کیفیت محصول را بررسی می‌کنند، در مورد قراردادها مذاکره می‌کنند و تامین کنندگان را ارزیابی می نمایند. یک مدیر خرید بسته به صنعت، وظایف مختلفی دارد. مدیران خریدی که مواد خام یا به سختی فرآوری شده را خریداری می نمایند، در مؤسسات تولیدی کار می‌کنند. مدیران خریدی که برای عمده‌فروشان یا بازرگانان کار می‌کنند، اقلام نهایی را خریداری می نمایند و مسئول تحقیق در بازار برای تعیین الگوهای قیمت و در دسترس بودن آینده لوازم و کالاها و بسیاری موارد دیگر هستند. آنها معمولاً بر سایر متخصصان نظارت می‌کنند و با یک تیم بزرگتر همکاری می‌کنند.
بخش خرید یک شرکت مسئول تهیه محصولات، مواد خام و خدماتی است که برای اداره کارآمد کسب و کار مورد نیاز است. وظایف و استراتژی‌های تدارکات بخش خرید بر اساس نیازهای خاص شرکت برای جلوگیری از تنگناهای تقاضا و عرضه است. بخش‌های خرید اغلب دو وظیفه را انجام می‌دهند، مانند تدارکات عملیاتی و تدارکات استراتژیک. افرادی که دارای مدرک لیسانس در رشته‌های تجارت، مالی یا اقتصاد هستند، نامزدهای ترجیحی برای موقعیت مدیر خرید هستند. برخی از کارفرمایان متقاضیانی را که توانایی‌های عملی عالی را نشان می‌دهند و گواهینامه‌ای در موضوع مربوطه دریافت کرده‌اند، ترجیح می‌دهند.

بیشتر بخوانید: تعریف مدیریت ریسک چیست؟ انواع مدیریت ریسک در شرکتهای مالی و بیمه ها چگونه انجام میشود؟

 

اهداف مدیریت خرید چیست؟

در این بخش نیز اهداف مدیریت خرید ذکر شده است:

• تهیه لوازم، ابزار و مواد با کمترین قیمت

مدیریت تدارکات قصد دارد هزینه‌های خرید را در عین حفظ الزامات کیفیت به حداقل برساند. این شامل تأمین استراتژیک است که نیاز به مقایسه تأمین کنندگان مختلف و چانه‌زنی بر سر قراردادها برای دریافت بهترین معاملات دارد. سودآوری و رقابت‌پذیری یک شرکت به شدت تحت تأثیر چنین فرآیندی قرار می‌گیرد. برخی از مزایای تهیه مواد با هزینه‌های کاهش‌یافته شامل ایجاد سودآوری کسب‌وکار و یک مزیت رقابتی با فعال کردن گزینه‌های قیمت‌گذاری انعطاف‌پذیر و سهم بازار بزرگ‌تر است. پس‌اندازها به سمت ابتکارات استراتژیک مانند کمپین‌های بازاریابی یا تحقیق و توسعه هدایت می‌شوند. محدودیت‌هایی برای تهیه محصولات با قیمت‌های پایین‌تر وجود دارد. این محدودیت‌ها شامل مصالحه در کیفیت، قابلیت اطمینان یا تأمین اخلاقی مواد است. تأمین‌کنندگان کم‌هزینه اغلب در برآورده کردن استانداردها یا ارائه محصولات و خدمات پایین‌تر از حد مطلوب شکست می‌خورند که بر شهرت شرکت و رضایت مشتری تأثیر می‌گذارد. مدیریت کارآمد هزینه در تدارکات برای شرکت‌ها ضروری است تا منابع خود را بهینه کنند، رقابت‌پذیری خود را حفظ کنند و سودآوری را افزایش دهند. چنین عواملی باید در برابر سایر ملاحظات مانند کیفیت، تحویل به موقع و قابلیت اطمینان تأمین کننده متعادل شوند. کاهش هزینه‌های تدارکات، حاشیه سود را بهبود می‌بخشد و به کسب‌وکار اجازه می‌دهد بیشتر در توسعه و نوآوری سرمایه‌گذاری کند. این فرآیند باید ضمن رعایت اصول اخلاقی، شیوه‌های تجاری صادقانه و حفظ روابط قوی با تأمین کننده انجام شود.

• حفظ مؤثر سوابق و گزارش به مدیریت

هدف، شفاف و مؤثر کردن فرآیند تدارکات است. نگهداری سوابق مؤثر، پیگیری سفارش‌ها، تحویل‌ها و پرداخت‌ها را آسان‌تر می‌کند و به پیش‌بینی تقاضا یاری می رساند. گزارش‌های دقیق، جزئیات عملکرد تدارکات را ارائه می‌دهند که به تصمیم‌گیری آگاهانه کمک می‌کند. حفظ مؤثر سوابق و گزارش به مدیریت در تدارکات شامل ثبت و تجزیه و تحلیل سیستماتیک اقدامات مرتبط با تدارکات است. هدف، پیگیری سفارش‌های خرید، تأییدیه‌های تحویل، فاکتورها و اطلاعات پرداخت است که گزارش‌های روشنگرانه‌ای در مورد عملکرد و روندهای تدارکات ارائه می‌دهد. مزایای حفظ سوابق و گزارش‌ها شامل ترویج شفافیت و پاسخگویی در فرآیند تدارکات است. مستندات به‌روز، با پیگیری سفارش‌ها، پرداخت‌ها و عملکرد تأمین کننده، خطاها و تقلب را کاهش می‌دهد. گزارش‌ها داده‌های حیاتی را برای تصمیم‌گیری، شناسایی فرصت‌های صرفه‌جویی در هزینه، ارزیابی قابلیت اطمینان تأمین کننده و پیش‌بینی نیازهای تدارکاتی آینده ارائه می‌دهند. حفظ مؤثر سوابق و گزارش‌ها به کیفیت داده‌ها و سیستم‌های مدیریتی موجود محدود است. داده‌های نادرست یا ضعیف مدیریت‌شده منجر به تصمیمات بد، ارتباط نادرست با تأمین کننده یا ناهماهنگی‌های مالی می‌شود. توسعه و نگهداری یک سیستم مؤثر برای نگهداری سوابق و گزارش‌دهی از نظر زمان، نیروی انسانی و منابع فناوری، پرزحمت و پرهزینه است. نگهداری دقیق سوابق برای کارایی عملیاتی، انطباق با ممیزی و پاسخگویی مالی بسیار مهم است. گزارش‌ها اطلاعات لازم را برای برنامه‌ریزی استراتژیک، ارزیابی عملکرد و بهبود مستمر فرآیند تدارکات فراهم می‌کنند. نگهداری سوابق و گزارش‌دهی بخشی جدایی‌ناپذیر از مدیریت خرید است و دیدگاهی از عملیات تدارکات را برای مدیران فراهم می نماید. نگهداری سوابق و گزارش‌دهی، نظارت بهتر بر عملکرد، مدیریت هزینه، مدیریت ریسک و تصمیم‌گیری آگاهانه را امکان‌پذیر می‌سازد. دستیابی به این هدف، دقت، کارایی و ارزش استراتژیک تدارکات را برای اهداف سازمان افزایش می‌دهد.

• ارتقاء نیروی کار از طریق آموزش

این هدف شامل ارائه آموزش و اطلاعات مناسب به تیم تدارکات است. آموزش مداوم در مورد نرم‌افزار تدارکات، مدیریت تأمین کننده، شرایط اقتصادی و استراتژی‌های مذاکره، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. نیروی کاری که به اندازه کافی آموزش دیده باشد، با تغییرات در محیط کسب و کار یا رویه‌های تدارکات سازگار می‌شود. ارتقاء نیروی کار از طریق آموزش شامل تقویت مهارت‌ها و دانش تیم تدارکات است. این هدف از طریق کارگاه‌ها، سمینارها، آموزش حضوری و برنامه‌های آموزشی آنلاین محقق می‌شود. این ابتکارات طیف وسیعی از موضوعات مرتبط با تدارکات، مانند مدیریت قرارداد، تحقیقات بازار، مذاکره با تأمین کننده و استفاده از نرم‌افزار تدارکات را پوشش می‌دهند. ارتقاء نیروی کار مزایای متعددی از جمله افزایش مهارت تیم، بهبود روابط با تأمین کننده، افزایش اثربخشی فرآیند و نتایج بهتر مذاکره را به همراه دارد. آموزش، تیم را در جریان آخرین روندهای تدارکات، روش‌ها و مقررات قرار می‌دهد که باعث بهبود روحیه، کاهش گردش پرسنل و افزایش رضایت شغلی می‌شود. محدودیت‌های ارتقاء اثربخشی نیروی کار از طریق آموزش؛ نیاز به زمان و هزینه دارد. اعمال مهارت‌های تازه کسب‌شده در محل کار چالش‌برانگیز است. اثربخشی آموزش بر اساس کیفیت آموزش، میزان مشارکت شرکت‌کنندگان و پشتیبانی ارائه شده برای اجرای مهارت‌های جدید متفاوت است. مزایای آموزش بلافاصله آشکار نمی‌شوند. ارتقاء اثربخشی نیروی کار از طریق آموزش همچنان حیاتی است، به ویژه با تمرکز بیشتر تدارکات بر استراتژیک. این تیم را برای انجام وظایف پیچیده تدارکات، مدیریت تغییر و دستیابی به نتایج بهتر مجهز می‌کند. ایجاد یک تیم تدارکات ماهر، هدف کلیدی مدیریت خرید است. یک تیم بسیار ماهر به طور مستقیم کارایی و اثربخشی فرآیند تدارکات را بهبود می‌بخشد و عملکرد تأمین کننده، مدیریت ریسک، کاهش هزینه و عملکرد کلی کسب و کار را افزایش می‌دهد.

• ایجاد هماهنگی نزدیک با سایر بخش‌ها

خرید نباید در خلاء انجام شود، بلکه باید از نزدیک با سایر بخش‌ها از جمله مالی، تولید و مدیریت موجودی همکاری کند. هدف، تطبیق استراتژی‌های تدارکات با اهداف شرکت، محدودیت‌های مالی و نیازهای عملیاتی است. این همکاری، اثربخشی عملیاتی و استفاده از منابع را بهبود می‌بخشد. ایجاد هماهنگی نزدیک با سایر بخش‌ها، از جمله مالی، تولید، مهندسی و فروش ضروری است. این هماهنگی تضمین می‌کند که ابتکارات تدارکات با اهداف کلی سازمان و الزامات خاص بخش‌ها هماهنگ باشد. تعاملات بین‌بخشی مزایای متعددی دارد، از جمله اطمینان از اینکه انتخاب‌های خرید با تقاضاهای عملیاتی و اهداف استراتژیک مطابقت دارد. پیش‌بینی دقیق تقاضا، سفارش به موقع و کنترل موجودی کارآمد از طریق روابط بین‌بخشی قوی قابل دستیابی می‌شوند. این امر با بهبود آگاهی از وظیفه تدارکات در داخل شرکت، همکاری و احترام را تقویت می‌کند.
برخی از محدودیت‌های همکاری مؤثر بین‌بخشی، دشواری آن است، زیرا هر بخش اهداف، مقاصد یا رویه‌های کاری متفاوتی دارد. این فرآیند برای ایجاد و حفظ روابط محکم بین بخش‌ها نیاز به تلاش، شفافیت و رهبری خوب دارد. هنگام انتقال اطلاعات بین بخش‌ها، نگرانی‌های مربوط به محرمانه‌بودن و امنیت داده‌ها به وجود می‌آید. ایجاد روابط قوی با سایر تیم‌ها علی‌رغم مشکلات ضروری است، زیرا خرید در خلاء عمل نمی‌کند. میزان انطباق مدیریت خرید با خواسته‌ها و اهداف سایر بخش‌ها، عامل مهمی در اثربخشی آن است. کلید ساده‌سازی فرآیندهای تدارکات و دستیابی به اهداف سازمانی، پرورش کار تیمی مؤثر است.
ایجاد همکاری قوی با سایر بخش‌ها یکی از اهداف اصلی مدیریت خرید است. خریدها با درک و کمک به نیازهای چنین بخش‌هایی، موقعیت استراتژیک‌تری به خود می‌گیرند که باعث افزایش اثربخشی عملیاتی، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت محصول و افزایش رضایت مشتری می‌شود.

• ایجاد روابط دوستانه با تأمین کنندگان

مشارکت‌های قوی‌تر با تأمین کنندگان منجر به مزایایی از جمله هزینه‌های مقرون‌به‌صرفه، تحویل مداوم و پشتیبانی پس از فروش بهبودیافته می‌شود. این شامل ارتباط مداوم، رفتار اخلاقی و پرداخت به موقع است. این ارتباطات، مزیت رقابتی را از نظر کیفیت، نوآوری و کنترل ریسک ارائه می‌دهند. ایجاد روابط دوستانه با تأمین کنندگان شامل فراتر رفتن از تماس‌های صرفاً معاملاتی و ایجاد رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد، ارتباط باز و همکاری است. قیمت‌های تخفیف‌دار، خدمات اولویت‌دار و دسترسی زودهنگام به محصولات یا خدمات جدید قبل از رقبا، همگی از مزایای مرتبط با مشارکت‌های قوی با تأمین کنندگان هستند. تأمین کنندگان زمانی که یک رابطه محکم ایجاد شود، تمایل بیشتری به ارائه برنامه‌های تحویل انعطاف‌پذیر یا شرایط پرداخت دارند. آنها به شرکت‌ها اطلاعاتی در مورد روندهای صنعت می‌دهند که آنها را یک قدم جلوتر از رقابت قرار می‌دهد. روابط خوب با تأمین کنندگان به ایجاد شهرت شرکت کمک می‌کند و اغلب منجر به شرایط سودمند در مواقع کمبود مواد می‌شود.
ایجاد ارتباطات محکم با تأمین کنندگان نیازمند زمان، هزینه و حتی ریسک است. کسب‌وکارها این خطر را دارند که بیش از حد به یک تأمین‌کننده وابسته شوند و آنها را در برابر اختلالات عرضه آسیب‌پذیرتر می‌کند. ایجاد تعادل بین ایجاد روابط و حفظ یک محیط تأمین‌کننده رقابتی دشوار است. مدیریت مؤثر خرید، علی‌رغم چنین مشکلاتی، به ایجاد روابط قوی با تأمین کنندگان بستگی دارد. کسب مزیت رقابتی به همان اندازه مهم است که مذاکره برای بهترین قیمت. یکی از اهداف اصلی مدیریت خرید، ایجاد مشارکت‌های سازنده با تأمین کنندگان است. چنین ارتباطاتی تأثیر مستقیمی بر اثربخشی، اقتصاد و استحکام زنجیره تأمین دارد. این امر منجر به مذاکرات مؤثرتر، تحویل مطمئن، کالاهای با کیفیت بالاتر، حل سریع‌تر مشکلات و بهبود کلی در اثربخشی و جایگاه کسب و کار می‌شود.

• ایجاد منابع تأمین جایگزین

هدف، کاهش ریسک با کاهش وابستگی به یک ارائه دهنده واحد است. داشتن چندین تأمین کننده به مؤسسات این امکان را می‌دهد که بر اساس قیمت، کیفیت یا شرایط تحویل انتخاب کنند و در عین حال تداوم عرضه را در صورت اختلال تضمین نمایند. این یک تاکتیک حیاتی برای کنترل خطرات زنجیره تأمین است. ایجاد منابع تأمین جایگزین برای محصولات و خدمات مشابه و با کیفیت بالا ضروری است. یافتن و تضمین تأمین کنندگان مختلف یک تاکتیک مدیریت ریسک است که برای ارائه گزینه‌ها و انعطاف‌پذیری به خریداران در خریدهایشان طراحی شده است و در عین حال وابستگی بیش از حد به یک منبع را به حداقل می‌رساند.
داشتن منابع متعدد تأمین مزایای بسیاری دارد، از جمله کاهش خطر اختلالات عرضه. یک شرکت به سرعت تأمین کنندگان را تغییر می‌دهد اگر یکی از آنها به دلیل مشکلات عملیاتی یا مالی قادر به ارائه آنها نباشد. انتخاب‌های متعدد تأمین کننده، فضای رقابتی را برای چانه‌زنی بر سر شرایط و قیمت‌ها تشویق می‌کند. موقعیت مذاکره خریدار تقویت می‌شود، قیمت مواد کاهش می‌یابد و توانایی آنها برای مقابله با شرایط اضطراری با بررسی تأمین کنندگان جایگزین افزایش می‌یابد. مدیریت فروشندگان متعدد پیچیده‌تر و پرهزینه‌تر می‌شود. پخش حجم سفارش بین فروشندگان، قدرت خرید را کاهش می‌دهد. ایجاد و حفظ مشارکت با چندین تأمین کننده منابع زیادی را می‌طلبد. ایجاد منابع تأمین جایگزین در دنیای پیچیده و ناپایدار کسب و کار امروزی، علی‌رغم چنین مشکلاتی، حیاتی است. زنجیره تأمین در نتیجه منابع پشتیبان، مقاوم‌تر می‌شود و تضمین می‌کند که عملیات حتی در شرایط دشوار نیز ادامه یابد. قابلیت اطمینان زنجیره تأمین و مدیریت ریسک تحت تأثیر ایجاد منابع تأمین جایگزین قرار می‌گیرد که یک هدف اصلی مدیریت خرید است. مدیران خرید با ایجاد منابع جایگزین، ریسک‌های مرتبط با هزینه، کیفیت و تحویل را در بین چندین تأمین کننده متعادل می‌کنند. این تاکتیک اختلالات را کاهش می‌دهد و در عین حال قیمت‌ها را رقابتی نگه می‌دارد.

• افزایش نرخ گردش دارایی

افزایش اثربخشی استفاده از دارایی‌ها، مفهوم چنین هدفی است. این شامل کاهش سطح موجودی و در عین حال اطمینان از توقف تولید به دلیل کمبود لوازم است. استفاده بهتر از دارایی‌ها، همانطور که توسط نرخ گردش دارایی بالاتر نشان داده می‌شود، سودآوری را افزایش می‌دهد. افزایش نرخ گردش دارایی مربوط به روش افزایش کارایی یک شرکت در استفاده از دارایی‌های خود برای تولید فروش است. این روش شامل راه‌حل‌های موجودی “Just-in-time” در زمینه مدیریت تدارکات است که میزان دارایی‌های نگهداری شده در انبار را کاهش می‌دهد. مزایای بهبود نرخ گردش دارایی شامل نمایش تولید مؤثر درآمد از دارایی‌ها است. افزایش نرخ گردش دارایی، سودآوری و رقابت‌پذیری شرکت را افزایش می‌دهد و سرمایه را آزاد می‌کند تا برای سایر اهداف تجاری، مانند ایجاد محصولات جدید یا طرح‌های رشد استفاده شود. گردش دارایی زمانی که سرمایه‌گذاری موجودی در مقایسه با فروش کمتر باشد، بالاتر است که سودآوری را افزایش می‌دهد. تسریع نرخ گردش دارایی گاهی اوقات به دلیل دشواری در داشتن پیش‌بینی دقیق تقاضا، تأمین کنندگان قابل اعتماد و فرآیندهای سفارش کارآمد محدود می‌شود. تمرکز بیش از حد بر گردش دارایی منجر به کمبود موجودی می‌شود که خطر توقف تولید ناشی از تأخیر یا مشکلات تأمین کننده را افزایش می‌دهد.
ثبات مالی و رقابت‌پذیری یک شرکت مستقیماً تحت تأثیر نرخ گردش دارایی قرار می‌گیرد، بنابراین بهبود آن ضروری است. نرخ گردش دارایی در بازارهایی با حاشیه سود کم یا رقابت شدید بسیار مهم است، جایی که استفاده مؤثر از دارایی‌ها مزیت رقابتی بزرگی ارائه می‌دهد. یکی از اهداف اصلی مدیریت خرید، افزایش نرخ گردش دارایی است که سودآوری و جریان نقدی را بهبود می‌بخشد. عملیات کارآمدتر می‌شود، هزینه‌های نگهداری کاهش می‌یابد و عملکرد مالی بهبود می‌یابد.

• تضمین جریان تولید مداوم

برای اطمینان از تولید بدون وقفه، باید تأمین مداوم منابع فراهم شود. این امر مستلزم پیش‌بینی دقیق تقاضا، سفارش به موقع و مدیریت کارآمد تأمین کننده است. جریان تولید مداوم منجر به تحویل به موقع محصول، رضایت بیشتر مشتری و شهرت قوی‌تر شرکت می‌شود. تضمین جریان تولید مداوم شامل حفظ تأمین مداوم مواد تولیدی است. این روش‌ها مستلزم سفارش و تحویل به موقع مواد، همکاری مؤثر با تأمین کننده و سطوح موجودی کنترل‌شده مناسب است. عملیات روان‌تر، کاهش زمان توقف تولید و راندمان بیشتر از مزایای یک فرآیند تولید مداوم است. این فرآیند با کمک به تحقق ضرب‌الاجل‌ها و برنامه‌های تولید به دلیل تحویل به موقع، رضایت مشتری را بهبود می‌بخشد. این امر موجودی اضافی را کاهش می‌دهد که باعث کاهش ضایعات و هزینه‌های ذخیره‌سازی می‌شود. تولید با ارائه خدمات تعمیر، نگهداری مداوم و تأمین مداوم قطعات و مواد خام به خوبی پیش می‌رود. حفظ جریان تولید منظم با مشکلاتی محدود می‌شود. یک جریان تولید مداوم نیازمند تأمین کنندگان قابل اعتماد، مدیریت موجودی کارآمد و پیش‌بینی دقیق تقاضا است. وابستگی بیش از حد به منابع just-in-time خطراتی را به همراه دارد و منجر به وقفه‌ها می‌شود. حفظ جریان تولید ثابت برای مدیریت مؤثر خرید، علی‌رغم چنین محدودیت‌هایی، ضروری است. ناهنجاری‌های فرآیند تولید منجر به توقف تولید، تحویل‌های به تعویق افتاده، هزینه‌های بالاتر و فروش از دست رفته می‌شود. بهبود اثربخشی عملیاتی، رضایت مشتری و عملکرد مالی همگی به حفظ تأمین مداوم مواد بستگی دارد. یکی از اهداف اصلی مدیریت خرید، تضمین جریان ثابت تولید است. رضایت بهتر مشتری، تحویل به موقع محصول، تولید پربارتر و عملیات موفق تجاری همگی تحت تأثیر مدیریت مؤثر تدارکات هستند.

بیشتر بخوانید: ابتکارات استراتژیک

 

مدیریت خرید چگونه کار می‌کند؟

مدیریت خرید با تعیین آنچه سازمان نیاز دارد، آغاز می‌شود. درک اینکه چه کالاها یا خدماتی برای دستیابی به اهداف سازمان مورد نیاز است، مستلزم همکاری با بخش‌هایی مانند تولید، فروش یا بازاریابی است. تأمین کنندگان بالقوه پس از درک کامل مشخصات، بر اساس تعدادی از معیارها، مانند قیمت، کیفیت، قابلیت اطمینان و استانداردهای اخلاقی، یافت و ارزیابی می‌شوند. رسمی کردن اطلاعاتی مانند قیمت، تاریخ تحویل و شرایط پرداخت در یک قرارداد یا سفارش خرید در طی فرآیند بحث و قراردادنویسی رخ می‌دهد. اقلام یا خدمات پس از تحویل بررسی می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که با الزامات سفارش و استانداردهای کیفیت مطابقت دارند. پرداخت مطابق با شرایط توافق شده انجام می‌شود و هرگونه اختلاف با ارائه دهنده حل می‌شود.  این فرآیند با ارزیابی‌های منظم مبتنی بر عملکرد تأمین کنندگان، ورودی برای برخوردهای آینده و تصمیمی در مورد اینکه آیا یک مشارکت تجاری را ادامه دهیم یا خیر، تکمیل می‌شود. مدیریت خرید با تضمین کالاها و خدمات با کیفیت بالا، کاهش هزینه‌ها، مدیریت ریسک‌ها و پرورش روابط قوی با تأمین کننده، از عملیات تجاری و اهداف استراتژیک پشتیبانی می‌کند. این روش مستلزم همکاری و ارتباط گسترده هم در داخل و هم در خارج است.

مزایای مدیریت خرید چیست؟

در این بخش برخی از مزایای مدیریت خرید ذکر شده است:

• صرفه‌جویی در هزینه

سنگ بنای بهره‌وری هزینه در یک کسب و کار، مدیریت خرید مؤثر است. کاهش هزینه‌های قابل توجهی از طریق چانه‌زنی برای قیمت‌های پایین‌تر، دستیابی به صرفه‌جویی در مقیاس از طریق خریدهای عمده و کاهش ضایعات تدارکات به دست می‌آید. یک بخش خرید که به درستی اداره می‌شود، خریدهای بی‌معنی را شناسایی و متوقف می‌کند یا اقلام گران‌قیمت را با اقلام ارزان‌تر بدون کاهش کیفیت جایگزین می نماید. چنین صرفه‌جویی‌هایی با گذشت زمان جمع می‌شوند و تأثیر قابل توجهی بر سودآوری یک سازمان دارند.

• روابط بهتر با تامین کنندگان

روابط قوی با تامین کنندگان منجر به مزایای متعددی می‌شود. یک مشارکت قوی مبتنی بر احترام و اعتماد متقابل، تولید بهتر، تحویل سریع‌تر و شرایط انعطاف‌پذیرتر را پرورش می‌دهد. ظرفیت برآوردن انتظارات مصرف کننده و پاسخگویی موفقیت‌آمیز به تغییرات در بازار بهبود می‌یابد. تامین کنندگان بیشتر تمایل دارند که در صورت بروز رویدادهای پیش‌بینی نشده یا تقاضاهای فوری، به شرکت‌هایی که با آنها رابطه خوبی دارند، کمک کنند و وقفه‌های احتمالی را به حداقل برسانند.

• مدیریت ریسک

مدیریت خرید برای کاهش خطرات زنجیره تأمین ضروری است. اقدامات پیشگیرانه برای کاهش مواجهه با ریسک از طریق ارزیابی قابلیت اطمینان تامین کننده، ثبات سیاسی و اقتصادی در مناطق تامین کننده و سایر خطرات احتمالی انجام می‌شود. یک طرح مدیریت ریسک قوی از اختلالات زنجیره تأمین جلوگیری می‌کند و تداوم عملیات تجاری را تضمین می نماید. این امر از کسب و کار در برابر افزایش قیمت‌های پیش‌بینی نشده، مشکلات تحویل و مشکلات کیفیت محافظت می‌کند.

• کارایی

کارایی فرآیند خرید تا حد زیادی با ساده‌سازی آن افزایش می‌یابد. دیجیتالی شدن و خودکارسازی این ظرفیت را دارند که زمان‌های پردازش را کوتاه کنند، خطای انسانی را حذف نمایند و کاغذبازی را کاهش دهند. این نه تنها منابع را برای سایر وظایف حیاتی در دسترس قرار می‌دهد، بلکه یک عملکرد خرید انعطاف‌پذیرتر و سریع پاسخگو را نیز امکان‌پذیر می‌سازد. تقاضاهای عملیاتی یک شرکت بهتر پشتیبانی می‌شوند و فرآیند تولید به طور روان‌تر با یک بخش خرید مؤثر اجرا می‌شود.

• تضمین کیفیت

تضمین اینکه اقلام و خدمات از بالاترین کیفیت ممکن برخوردارند، یک جزء حیاتی از مدیریت خرید است. تعیین استانداردهای کیفیت سختگیرانه برای تامین کنندگان، انجام بازرسی‌های دوره‌ای کیفیت و حل مؤثر عدم انطباق همگی بخشی از تضمین کیفیت هستند. رضایت مشتری و شهرت برند با اجرای ورودی‌ها و خروجی‌های با کیفیت بالا افزایش می‌یابد. مدیریت خرید با اجرای کنترل کیفیت دقیق، مستقیماً بر کیفیت کل محصول و در نتیجه موفقیت شرکت تأثیر می‌گذارد.

• کنترل موجودی

مدیریت موجودی برای متعادل کردن هزینه نگهداری موجودی با خطر تمام شدن موجودی ضروری است. پیش‌بینی دقیق تقاضا، برنامه‌ریزی استراتژیک خریدها و حفظ سطح ایده‌آل موجودی از اجزای ضروری مدیریت خرید مؤثر هستند. کاهش ذخیره‌سازی نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه تأمین مداوم اقلام ضروری برای برآوردن تقاضا را تضمین می‌کند. این امر منجر به عملیات تجاری مداوم و بهبود خدمات مشتری می‌شود.

بیشتر بخوانید: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟

چگونه می‌توان مدیریت خرید را ساده‌تر کرد؟

در این بخش مراحلی برای ساده‌تر کردن مدیریت خرید ذکر شده است:

• دریابید که کجا و چگونه پول خرج شده است.

اولین قدم برای ساده‌سازی مدیریت خرید، درک عادات هزینه‌کرد سازمان است. داده‌های خرید قبلی باید تجزیه و تحلیل شوند تا مشخص شود کجا پول خرج شده است، کدام بخش‌ها بیشترین هزینه را می‌کنند و کدام تامین کنندگان اکثریت کسب و کار را دریافت می نمایند. این بینش‌ها به خریداران کمک می‌کند تا راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها بیابند، مانند از طریق خریدهای عمده یا مذاکره مجدد قرار داد. این امر توجه را به هرگونه هزینه ناکارآمد یا بی‌معنی که در نهایت کاهش می‌یابد، جلب می‌کند.

• تامین کنندگان را بشناسید و ارتباطات خود را با آنها تقویت کنید.

دومین قدم به سوی یک خرید ساده‌تر، شناخت تامین کنندگان و تقویت ارتباط با آنهاست. فرآیند خرید با داشتن آگاهی کامل از ظرفیت‌ها، قابلیت اطمینان و رویه‌های تجاری تامین کنندگان ساده‌تر می‌شود. ایجاد روابط مبتنی بر اعتماد با چنین فروشندگانی منجر به مذاکرات موفق‌تر، خدمات بهتر و گاهی اوقات حتی شرایط سودمندتر می‌شود. روابط از طریق تماس و بازخورد مداوم تقویت می‌شود که در نهایت فرآیند خرید را تسریع می‌کند. فروشندگانی که به خوبی با مشتریان تجاری خود در ارتباط هستند، مشتاق‌ترند که فراتر از آن برای برآوردن الزامات شرکت تلاش نمایند.

• لیستی از فروشندگان مورد علاقه تهیه کنید.

تهیه لیستی از فروشندگان مورد علاقه سومین قدم برای بسیار ساده‌تر کردن خرید است. تامین کنندگان مورد علاقه، فروشندگانی هستند که قابلیت اطمینان خود را نشان داده‌اند، قیمت‌های رقابتی ارائه کرده‌اند و کالاها یا خدمات برتر را ارائه نموده اند. مؤسسات با اولویت دادن به چنین تامین کنندگانی برای معاملات آینده، در زمان و تلاش خود صرفه‌جویی می‌کنند. با این حال، انتخاب و مذاکره با تامین کننده زمان و تلاش می‌برد. ارزیابی و به‌روزرسانی مداوم لیست بر اساس خواسته‌های کسب و کار و عملکرد تامین کنندگان ضروری است.

• مدیریت بودجه و هزینه را به دست آورید.

استقرار سیستمی برای پیگیری هزینه‌ها و تعیین بودجه، مدیریت خرید را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند. این استراتژی با ارائه دید بی‌درنگ به مدیر خرید در مورد هزینه‌های خود، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری در مورد خریدها را آسان‌تر می نماید و اطمینان می‌دهد که آنها در محدوده بودجه خود باقی می‌مانند. این امر هرگونه ناهماهنگی یا مشکلی را که نیاز به توجه دارد، مانند هزینه‌های بیش از حد توسط بخش‌ها یا الگوهای عجیب و غریب خرید، شناسایی می‌کند. استفاده کارآمدتر از منابع و کاهش قابل توجه هزینه‌ها از مدیریت خوب بودجه و هزینه ناشی می‌شود.

• انطباق با کنترل و سیاست را ایجاد کنید.

پنجمین قدم در ساده‌تر کردن فرآیند خرید، ایجاد هنجارها و رویه‌های واضح و نظارت بر انطباق است. این مرحله شامل توسعه پروتکل‌هایی برای درخواست قیمت و تأیید خریدها در حالی است که مشخص می‌کند چه کسی این اختیار را دارد که خرید نماید و محدودیت‌های هزینه را تعیین کند. چنین کنترل‌هایی از طریق ممیزی‌ها یا بررسی‌های معمول برای انطباق بررسی می‌شوند که هرگونه فرصت برای توسعه را نشان می‌دهد. سیاست‌ها و فرآیندهای واضح، رویکردی ثابت برای خرید در سراسر شرکت ارائه می‌دهند، سوءتفاهم را کاهش می‌دهند و از هزینه‌های غیرقانونی یا غیرضروری جلوگیری می‌کنند.

• مدیریت ریسک را افزایش دهید.

ششم، افزایش مدیریت ریسک است. پیشگیری از اختلالات زنجیره تأمین از طریق مدیریت فعالانه ریسک باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. خطرات احتمالی باید شناسایی شوند و روش‌هایی برای کاهش آنها، مانند قابلیت اطمینان تامین کننده یا نگرانی‌های ژئوپلیتیکی، ایجاد شوند. اثربخشی و ارتباط مداوم تکنیک‌های مدیریت ریسک با بررسی و به‌روزرسانی دوره‌ای آنها تضمین می‌شود. یک فرآیند خرید قابل اعتمادتر و کارآمدتر از مدیریت مؤثر ریسک ناشی می‌شود و از کسب و کار در برابر هزینه‌ها یا تأخیرهای پیش‌بینی نشده محافظت می‌کند.

• فرآیند خرید را ساده کنید.

هفتمین قدم، ساده‌سازی فرآیند خرید است. فرآیند خرید با ساده‌سازی آن کارآمدتر و کاربرپسندتر می‌شود. این مرحله شامل خودکارسازی وظایف تکراری، به حداقل رساندن کاغذبازی و ساده‌سازی مراحل تأیید است. آموزش کارکنان تضمین می‌کند که رویه‌های ساده‌شده به درستی دنبال می‌شوند و خطاها و تأخیرها را به حداقل می‌رسانند. فرآیند مدیریت خرید با یک فرآیند خرید ساده‌تر و مؤثرتر، ساده‌تر و قابل مدیریت‌تر می‌شود.

• سرمایه‌گذاری در موجودی را کاهش دهید.

هشتمین مرحله نشان می‌دهد که کاهش سطح موجودی، فرآیندهای خرید را ساده‌تر و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد. ساده‌سازی مراحل مدیریت موجودی برای تضمین مقدار مناسب کالا برای برآوردن تقاضا بدون انبار بیش از حد ضروری است. با نظارت و تعدیل دوره‌ای سطوح موجودی بر اساس برآوردهای تقاضا، آنچه لازم است سفارش دهید. سطوح موجودی پایین‌تر با کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی و اتلاف، فرآیند خرید را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند.

• اثربخشی خریدها را بسنجید.

نهم، این فرآیند با ارزیابی مداوم نتایج خریدها ساده‌تر و کارآمدتر می‌شود. شاخص‌های اندازه‌گیری مورد نیاز برای این مرحله مانند کاهش هزینه، عملکرد تامین کننده و مدت زمان چرخه سفارش خرید وجود دارد. انتظار می‌رود چنین بینش‌هایی زمینه‌هایی را برای توسعه نشان دهد و مدیران خرید را به سمت تاکتیک‌هایی برای ساده‌سازی فرآیند خرید هدایت کند. 

بیشتر بخوانید: همکاری متقابل عملکردی

تعدادی از شرکت های مشهور در زمینه مدیریت خرید به شرح زیر است:

شرکت سپ (SAP):

یک شرکت نرم افزاری بزرگ است که راهکارهای مختلفی را برای کسب و کارها ارائه می دهد که یکی از آنها راهکار مدیریت خرید است. این راهکار به شرکت ها کمک می کند تا فرآیندهای خرید خود را به طور کامل مدیریت کنند.

شرکت اوراکل (Oracle):

این شرکت نیز راهکارهای نرم افزاری مختلفی را برای کسب و کارها ارائه می دهد که یکی از آنها راهکار مدیریت خرید است. این راهکار به شرکت ها کمک می کند تا فرآیندهای خرید خود را به طور کامل مدیریت کنند.

شرکت آی بی ام (IBM): این شرکت نیز راهکارهای نرم افزاری مختلفی را برای کسب و کارها ارائه می دهد که یکی از آنها راهکار مدیریت خرید است. این راهکار به شرکت ها کمک می کند تا فرآیندهای خرید خود را به طور کامل مدیریت کنند.

 

 

نتیجه گیری:

مدیریت خرید فرآیند خرید محصولات از تامین کنندگان خارجی است. مدیریت خرید کل چرخه خرید را از سفارش محصولات، دریافت، بررسی و تأیید سفارش‌های خرید تا ایجاد یک رابطه کاری مثبت با فروشنده محصول تسهیل می‌کند. فرآیند مدیریت خرید با شناخت نیاز به یک کالا یا خدمت مفید که عملیات تجاری را بهبود می‌بخشد، آغاز می‌شود. برای مدیریت خریدها، تعدادی از مراحل باید انجام شود، مانند تعیین دقیق مواد مورد نیاز، انتخاب تامین کننده ایده‌آل، تسهیل مذاکرات و تأیید سفارش‌ها. تیم مدیریت خرید پس از فعالیت خرید، عملکرد تامین کننده را ارزیابی می‌کند و به قابلیت اطمینان و برنامه‌های تحویل توجه ویژه‌ای دارد. درک درخواست‌های بخش‌ها و توسعه یک استراتژی جامع که شامل تأمین، سفارش و پرداخت باشد، دو استراتژی هستند که برای به حداکثر رساندن مدیریت خرید حیاتی هستند. استفاده از فناوری برای خودکارسازی درخواست‌های خرید، تأییدیه‌ها و تخصیص سفارش، خطاها را کاهش می‌دهد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. مراحل زیر از چرخه خرید می‌تواند به شما در درک و مدیریت فرآیند کمک کند:

• درخواست خرید: درخواست خرید یک سند داخلی است که معمولاً توسط مدیر بخش یا سرپرست ثبت می‌شود. این درخواست نیاز به کالا یا خدمات را مشخص می‌کند. گاهی اوقات یک درخواست ممکن است برای یک نیاز باشد. مواقع دیگر، یک شخص ممکن است به طور مرتب موادی را که برای نقش تیمشان ضروری است، درخواست کند. این درخواست معمولاً شامل نام شخصی که درخواست را می‌دهد، بخش، شرح مختصری از مواد، دلیل نیاز به آن، مقدار مواد و قیمت بهینه است. معمولاً، یک شرکت فرم استانداردی دارد که اطلاعات اولیه مشابهی را برای هر درخواست درخواست می‌کند.

• تایید هزینه: درخواست کالا معمولاً از طریق یک فرآیند تأییدیه می‌گذرد. بررسی درخواست ممکن است ارزیابی کند که آیا درخواست با بودجه شرکت همخوانی دارد یا خیر. معمولاً، یک شرکت نیازهای خود را برای سال پیش‌بینی می‌کند و بودجه‌ای را تقسیم بر فصول مالی ایجاد می نماید. اغلب، ارزیابی انجام می‌شود اگر درخواست محصولات یا کالاها، شرکت را از بودجه برنامه‌ریزی شده خود برای مواد خارج کند. دلایل مختلفی می‌تواند برای درخواست بیش از بودجه وجود داشته باشد. به عنوان مثال، شاید فروش شرکت بیشتر از حد انتظار باشد و بخش تولید برای همگام شدن، مواد بیشتری را درخواست نماید.

• فرآیند پیشنهاد: گاهی اوقات، چرخه خرید ممکن است شامل ایجاد یک درخواست برای پیشنهاد باشد. این پیشنهاد بیان می‌کند که شرکت به چه چیزی نیاز دارد، انتظارات خود را مشخص می‌کند و از فروشندگان بالقوه می‌خواهد برای قرارداد پیشنهاد قیمت بدهند. درخواست‌های معمول برای لوازم معمولی احتمالاً هر بار منجر به درخواست پیشنهاد نمی‌شوند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است قراردادی با یک تامین‌کننده برای مواد با قیمت تعیین شده برای یک سال داشته باشد. در چنین شرایطی، شرکت ممکن است سالی یک بار درخواست پیشنهاد ارسال نماید و امیدوار باشد بهترین قیمت ممکن را دریافت کند.

• انتخاب تامین‌کننده: انتخاب تامین‌کننده معمولاً پس از درخواست برای پیشنهاد انجام می‌شود. یک مدیر خرید پیشنهادات شرکت را ارزیابی می نماید و سپس پیشنهاد هر فروشنده را بررسی می‌کند. گاهی اوقات مدیر ممکن است با بهترین پیشنهادات پیگیری نماید و از فروشندگان سؤال بپرسد. در برخی موارد، مدیر ممکن است با یک فروشنده بالقوه تماس بگیرد و مستقیماً مذاکره کند. به عنوان مثال، شاید فروشنده شهرت بسیار خوبی داشته باشد، اما پیشنهاد او کمی بیشتر از رقیب باشد. مدیر ممکن است با فروشنده مذاکره کند تا سعی در اصلاح پیشنهاد داشته باشد. اگرچه هزینه‌ها می‌توانند نقش مهمی در انتخاب تامین‌کننده ایفا نمایند، یک مدیر خرید عوامل دیگری مانند خدمات مشتری، پشتیبانی و شهرت کلی برای کیفیت کار را نیز در نظر می‌گیرد.

• ایجاد سفارش خرید: سفارش خرید یا قرارداد، شرایط مورد توافق بین شرکت و فروشنده را منعکس می‌کند. به عنوان مثال، یک مدیر خرید ممکن است یک فروشنده را برای ارائه مواد خاص برای شرکت خود استخدام نماید. در این صورت، قرارداد ممکن است بیان کند که چه مقدار مواد در ماه دریافت می‌کنند، قیمت مواد و مهلت‌های تعیین شده برای زمان رسیدن مواد تا هر ماه. قرارداد ممکن است برای یک تحویل یکباره، مقدار مشخصی از مواد یا زمان مشخصی باشد. گاهی اوقات قرارداد ممکن است شامل استثنائاتی برای شرکت یا فروشنده باشد. به عنوان مثال، اگر هزینه مواد به سطح معینی افزایش یابد، ممکن است عاملی وجود داشته باشد که به یک طرف اجازه فسخ قرارداد را بدهد.

• بررسی فاکتور: فاکتور، قبضی است که شرکت برای خدمات ارائه شده دریافت می‌کند. برای یک قرارداد جاری، فروشنده ممکن است به طور مرتب یک فاکتور استاندارد مربوط به کار قراردادی ارسال نماید. هر بار که فروشنده فاکتور را ارسال می‌کند، از طریق یک فرآیند تأییدیه می‌گذرد. گاهی اوقات شرکت‌ها کارت امتیازی برای فروشندگان ایجاد می‌کنند که به آنها در ارزیابی عملکردشان یاری می رساند. ارسال فاکتور می‌تواند بخشی از فرآیند باشد، زیرا فرصتی را برای بررسی مجدد کار مطابق با قرارداد مورد توافق فراهم می‌کند.

• تأیید قرارداد: قبل از اینکه فروشنده کار برای شرکت را شروع کند، قرارداد نهایی از طریق یک فرآیند تأییدیه می‌گذرد. این فرآیند ممکن است شامل بررسی قرارداد، بررسی پیشنهادات مخالف و مقایسه قرارداد با درخواست برای پیشنهاد باشد. همچنین، شرکت‌ها معمولاً اطمینان حاصل می‌کنند که یک قرارداد با بودجه برنامه‌ریزی شده آنها برای کار همخوانی دارد. اگر قرارداد با بودجه متفاوت باشد، مدیر خرید توجیه ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، شاید کمترین پیشنهاد بیشتر از مبلغ بودجه شده برای کار باشد.

اهداف متعددی وجود دارد که باید در مدیریت خرید محقق شوند. این اهداف شامل کاهش هزینه خرید، به حداقل رساندن ریسک‌ها و تضمین امنیت تأمین، مدیریت روابط و افزایش کیفیت محصول یا خدمات است. هدف مدیریت خرید، توجه دقیق به نوآوری و استفاده از فناوری‌های خرید است. مدیریت خرید تضمین می‌کند که منابع جایگزین تأمین در دسترس باشند و جریان مداوم مواد تولیدی تضمین شود.

 

 

جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع مدیریت خرید برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است. شما میتوانید با ارائه درخواست مشاوره از طریق ارسال فرم، مشاوره رایگان در خصوص کسب و کار خود دریافت نمایید. پس از ارسال درخواست، کارشناسان شریف استراتژی در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.