گاردریل های بودجه ناب چیست؟

گاردریل های بودجه ناب سیاست‌ها و شیوه‌های مربوط به بودجه‌بندی، هزینه‌کردن و حاکمیت را برای یک پورتفولیوی خاص توصیف می‌کنند. گاردریل بودجه ناب استراتژی‌های برنامه ریزی بودجه‌ ناب را ارائه می‌کند که بودجه سنتی مبتنی بر پروژه و سربار حسابداری هزینه را حذف می‌کند. در این مدل، LPM سطوح نظارتی مناسبی را از طریق تخصیص بودجه‌های جریان ارزش و بکارگیری نرده‌های محافظ بودجه ناب حفظ می‌کند. به این ترتیب، شرکت ها می توانند بهترین های هر دو جهان را داشته باشند: فرآیند توسعه ای که به مراتب پاسخگوتر به نیازهای بازار و مدیریت حرفه ای و حسابداری هزینه است.

مفاهیم و کاربردها گاردریل های بودجه ناب

هر پورتفولیوی در چارچوب یک بودجه مصوب برای توسعه و استقرار سیستم‌ها و راه‌حل‌هایی که سازمان برای دستیابی به اهداف استراتژیک خود به آن نیاز دارد، عمل می‌کند. بودجه جریان ارزش به افراد و منابع کمک می کند تا به چشم انداز و نقشه راه فعلی پورتفولیو کمک کنند. ایجاد نرده‌های محافظ کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که ترکیبی از سرمایه‌گذاری‌ها هم فرصت‌های کوتاه‌مدت و هم استراتژی بلندمدت را مورد توجه قرار می‌دهد، سرمایه‌گذاری‌ها در فناوری، زیرساخت‌ها و تعمیر و نگهداری به طور معمول نادیده گرفته نمی‌شوند، و سرمایه‌گذاری‌های قابل توجه به درستی تایید می‌شوند. شکل ۱ چهار حفاظ کم هزینه را نشان می دهد:

1. هدایت سرمایه‌گذاری‌ها بر اساس افق
2.  استفاده از تخصیص ظرفیت برای بهینه‌سازی ارزش و یکپارچگی راه‌حل
3.  تأیید ابتکارات مهم
4. مشارکت مستمر صاحبان کسب‌وکار

دو  مورد اول گاردریل های بودجه ناب کمی هستند و تخصیص سرمایه گذاری ها را در بودجه های مصوب هدایت می کنند. دو مورد آخر گاردریل های بودجه ناب مربوط به فرآیند هستند و عمدتاً کیفی هستند و نحوه اداره بودجه را مشخص می کنند.این گاردریل های بودجه ناب در بخش های بعدی توضیح داده شده اند.

شکل ۱. نرده های محافظ بودجه ناب

گاردریل ۱: هدایت سرمایه گذاری ها توسط افق

همانطور که در بودجه ناب توضیح داده شد، سرمایه گذاری های پرتفوی توسط افق های سرمایه گذاری سازماندهی می شوند که افق های چهار زمانه را منعکس می کنند.مقدار بودجه ای که یک جریان ارزش معین به راه حل های این افق ها اختصاص می دهد، سلامت کوتاه مدت و بلندمدت هر دو جریان ارزش و پورتفولیو را تعیین می کند.

برای مثال، یک جریان ارزشی که صرفاً بر راه‌حل Horizon 1 متمرکز است، ممکن است در نوآوری‌های راه‌حل آینده سرمایه‌گذاری کمتری داشته باشد و ریسک بلندمدتی ایجاد کند. این ممکن است با قصد پورتفولیو برای انتقال راه حل به Horizon 0 با غیرفعال کردن راه حل بعدی متوازن شود تا بتواند جریان ارزش را برای اجرای راه حل های امیدوارکننده دیگر متمرکز کند. بر این اساس، LPM راهنمایی در سطح پورتفولیو برای سرمایه‌گذاری‌ها ایجاد می‌کند تا کل را بهینه کند و در عین حال تمرکززدایی را ترویج کند تا تک تک جریان های ارزش بتوانند راه‌حل‌های خود را بهینه کنند، همانطور که شکل ۲ نشان می‌دهد.شکل ۲ نشان می دهد که LPM تخصیص های مختلفی را برای سرمایه گذاری در راه حل ها برای هر افق سرمایه گذاری ایجاد کرده است.

در حالی که این ممکن است یک ترکیب سالم برای یک کسب و کار فناوری باشد، هر مجموعه و جریان ارزشی باید زمینه فعلی خود را در تعیین تخصیص سرمایه گذاری خود برای هر افق در نظر بگیرد. یک جریان ارزش تازه ایجاد شده ممکن است به میزان قابل توجهی از بودجه خود را به Horizon 2 اختصاص دهد زیراهیچ راه حلی در افق Horizon 1 ندارد. مثلا، یک جریان ارزش تایید شده راه‌حل‌های قدیمی را کنار میگذارد زیرا این راه حل ها که اساسا از نظر فنی منسوخ شده اند بودجه بیشتری را به Horizon 0 اختصاص دهد.

شکل ۲. حفاظ بودجه افق سرمایه گذاری

گاردریل ۲: تخصیص ظرفیت را اعمال کنید

بودجه ناب تصمیم گیری غیرمتمرکز و اجرای کارآمدتر را ممکن می سازد. با این حال، هر قطاری با ایجاد تعادل در بک لاگ های یک کسبو کار با سرمایه‌گذاری مداوم در باند معماری  (Architectural Runway ) (شامل کد موجود، اجزاء و زیرساخت فنی مورد نیاز برای پیاده سازی ویژگی های کوتاه مدت با حداقل طراحی مجدد و تاخیر است. ) برای مثال، حفظ سیستم‌های فعلی، اجتناب از کاهش سرعت، و نیاز به تعویض عمده قطعات یا راه‌حل‌ها به دلیل فناوری منسوخ شده ممکن است با چالش رو به رو شود.

شکل ۳. ایجاد تعادل بین ویژگی ها و توانمندسازی های کسب و کار

همانطور که شکل ۳ نشان می دهد، ایجاد تعادل بین ویژگی ها و توانمندسازی های کسب و کار، اولویت بندی کار را پیچیده می کند، زیرا نیروهای مختلف می توانند تیم ها را به جهات مختلف بکشانند. یک راه حل برای این چالش این است که جریان های ارزش (و ART ها) تخصیص ظرفیت را به عنوان یک گاردریل کمی اعمال می کنند تا تعیین کنند چه مقدار از کل تلاش را می توان برای هر نوع فعالیت برای یک PI آتی تخصیص داد، همانطور که در شکل ۴ نشان داده شده است. هر جریان ارزشی باید مقوله های تخصیص ظرفیت را تطبیق دهند یا در صورت نیاز موارد جدید اضافه کنند.

شکل ۴. متعادل کردن نیروها بر روی پسماند ART

نمونه سیاست های تخصیص ظرفیت

هر جریان ارزش باید خط مشی های صریحی را برای مدیریت تخصیص ظرفیت ایجاد کند. در زیر نمونه‌هایی از بیانیه‌های خط‌مشی آمده است که بسیاری از ARTs و Solution Trains مفید بوده‌اند:

• در هر محدوده  PI، ما در مورد درصد ظرفیت اختصاص داده شده به ویژگی‌ها (یا قابلیت‌های) جدید در مقابل توانمندسازها و بدهی‌های فناوری و نگهداری توافق داریم. سایر انواع ظرفیت نیز ممکن است اعمال شوند، مانند درصد ظرفیت اختصاص داده شده به یک آرمان خاص.
• ما موافقت می کنیم که مدیریت محصول و راه حل این اختیار را دارد که موارد بک لاگ ای آر تی و قطار راه حل ( ART and Solution Train backlog items ) را اولویت بندی کند.
• ما موافقت می کنیم که ویژگی ها و قابلیت های کسب و کار و توانمندسازی را بر اساس اقتصاد و با همکاری معماران اولویت بندی کنیم.
• توافق داریم که در ترتیب کارها به گونه ای همکاری کنیم که ارزش مشتری را به حداکثر برساند و بدهی فنی را به حداقل برساند.

در حالی که سیاست های مورد توافق می توانند برای مدتی ادامه داشته باشند، میزان ظرفیت تخصیص داده شده به طور دوره ای بر اساس زمینه تغییر می کند. در زمینه ART، تصمیم تخصیص ظرفیت را می توان به عنوان بخشی از بک لاگ در آماده سازی برای برنامه ریزی PI مورد بازبینی قرار داد. در همان زمان،  مدیر راه حل ( Solution Management )  و معمار راه حل ( Solution Architects ) انتخاب های مشابهی را قبل از برنامه ریزی PI انجام می دهند.

گاردریل ۳: تصویب ابتکارات مهم

در حالی که هر جریان ارزشی برای ارتقای توانمندسازی و قدرت تصمیم‌گیری محلی تامین می‌شود، منطقی است که اطمینان حاصل شود که سرمایه‌گذاری‌های قابل توجه مسئولانه اداره می‌شوند.

• زیر آستانه: اگر تخمین آرمان کمتر از آستانه آرمانی پورتفولیو باشد، تأیید از طریق سیستم‌های ART یا Solution Train Kanban مدیریت می‌شود.

• بالای آستانه: اگر تخمین آرمان از آستانه آرمانی پورتفولیو فراتر رود، صرف نظر از اینکه ابتکار در چه سطحی منشأ می گیرد، نیاز به بررسی و تأیید از طریق سیستم Portfolio Kanban دارد. LPM آستانه Portfolio Epic را برای تعیین اینکه کدام یک از آرمان ها یک نگرانی پورتفولیو هستند، تعریف می کند. آستانه های مثال شامل هزینه آرمانی پیش بینی شده، تعداد پیش بینی شده PI برای اجرای آرمان، اهمیت استراتژیک آرمان یا ترکیبی از این عوامل است.

شکل ۵. آرمان هایی که از آستانه پورتفولیو فراتر می روند نیاز به تایید LPM دارند.

گاردریل ۴:تعامل مستمر صاحبان کسب و کار

صاحبان مشاغل به طور منحصر به فردی واجد شرایط هستند تا اطمینان حاصل کنند که بودجه تخصیص یافته به جریان های ارزش به سمت چیزهای درست می رود. بنابراین، آنها به عنوان یک حفاظ حیاتی عمل می‌کنند که تضمین می‌کند که اولویت‌های ARTs و Solution Train با LPM، مشتریان، و مدیریت محصول و راه‌حل مطابقت دارند، همانطور که در شکل ۶ نشان داده شده است.شکل ۶ حداقل فعالیت هایی را نشان می دهد که صاحبان کسب و کار باید فعالانه در قبل، حین و بعد از اجرای PI شرکت کنند. در ادامه به طور مختصر توضیح داده شده و در مقاله صاحبان کسب و کار با جزئیات بیشتری پوشش داده شده است.

شکل ۶. تعامل مستمر مالک کسب و کار

آماده شدن برای PI آینده – صاحبان مشاغل اطمینان حاصل می کنند که ARTs و Solution Trains ظرفیت کافی را برای ویژگی ها، توانمندسازها، و بدهی فنی و تعمیر و نگهداری، و همچنین ارائه ورودی در مورد اولویت بندی ویژگی ها و قابلیت ها با استفاده از Weighted Shortest Job First (WSJF) اختصاص می دهند. صاحبان کسب و کار همچنین با مدیریت محصول و راه حل همکاری می کنند تا اطمینان حاصل کنند که کار برنامه ریزی شده برای PI حاوی ترکیب مناسبی از سرمایه گذاری است که به فرصت های کوتاه مدت (افق ۱) و استراتژی بلند مدت (افق ۲ و ۳) می پردازد. و ظرفیت کافی برای راه حل های از کار انداختن تخصیص داده شده است (افق ۰).

برنامه ریزی PI – در طول برنامه ریزی PI، صاحبان کسب و کار فعالانه در فعالیت های کلیدی، از جمله ارائه چشم انداز، بررسی پیش نویس طرح، تخصیص ارزش تجاری به اهداف PI تیم، و تصویب طرح های نهایی شرکت می کنند.

کارگاه بازرسی و تطبیق (I&A) – در طول کارگاه I&A، صاحبان کسب و کار بازخوردی را در مورد تناسب راه حل برای هدف در طول نمایش سیستم (یا راه حل نمایشی) ارائه می دهند. بازخورد صاحب کسب و کار بسیار مهم است، زیرا فقط آنها می توانند راهنمایی هایی را که قطار برای ادامه مسیر یا انجام اقدامات اصلاحی نیاز دارد، ارائه دهد. علاوه بر این، آنها به ارزیابی ارزش واقعی به دست آمده در مقابل برنامه کمک می کنند و در کارگاه حل مسئله آتی شرکت می کنند.

جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوطه، لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع چشم انداز پورتفولیو برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است.