ویژگی سازمان عقلایی چیست؟ سازمان ها با سیستم عقلایی چگونه کار می کنند؟
در این مقاله قصد داریم به سیستم ها و سازمان های عقلایی بپردازیم و نقش عقل و منطق را در مدیریت سازمانها مورد بررسی قرار دهیم. مدیریت عقلایی در سازمان و بکارگیری یک سیستم عقلایی سازمان می تواند مزایا و معایبی داشته باشد که به دقت مورد بررسی قرار گرفته اند. سازمان عقلایی با خود بروکراسی اداری به همراه دارد و بدین منظور انواع سیستم های بروکراتیک مورد نیز تشریح شده اند و نظریه ها و دیدگاه های مختلف در مورد سازمان عقلایی مورد بحث قرار گرفته است.
سازمانها به عنوان سیستم های عقلایی
از دیدگاه سیستم عقلایی، سازمان ابزاری است كه برای رسیدن به هدف‌های مشخص طراحی شده است. واژه عقلایی به محدوده‌ای از یك سری فعالیت‌ها اشاره می‌كند كه به نحوی سازمان یافته‌اند كه منجر به دست‌یابی به هدف‌هایی از پیش تعیین شده با حداكثر كارآیی می‌شوند.
از دیدگاه نگرش سیستم عقلایی، رفتار سازمان به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود كه به وسیله عواملی هدف‌دار و هماهنگ اجرا می‌گردد. بیان فوق بر تصور حسابگری عقلایی دلالت می‌كند و واژه‌هایی مانند اطلاعات، كارآیی، بهینه کردن، اجرا، طراحی را به طور مكرر در مورد سازمان به كار می‌برند. نظریه‌پردازان سیستم عقلایی بر ویژگی تعیین هدف و رسمیت تأكید می‌ورزند، زیرا كه هر كدام از این عوامل، نقش مهمی در عقلایی كردن فعالیت‌های سازمانی دارند.
تعیین هدف از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های سازمان عقلایی است. اهداف تصور مقاصد مطلوب هستند. این تصور بر حسب میزان دقت و معین بودن معیار مطلوبیت اهداف تفاوت می‌كند. اهداف معین نه تنها معیاری برای انتخاب از میان فعالیت‌های جایگزین را مشخص می‌كند بلكه تصمیمات در مورد چگونگی طراحی ساختار را نیز هدایت می‌كنند. بعضی از سازمانها از اهداف كاملاً مبهم و كلی حمایت می‌كنند، اما در عملیات روزانه خود از هدف‌های نسبتاً معینی كه معیاری برای انتخاب از میان فعالیت‌های جایگزین و یا برای طراحی ساختار سازمانی به دست دهد، استفاده می‌كنند.
رسمیت دیگر ویژگی مشترک بین نظریات عقلایی است. همه نظریه‌پردازان سیستم عقلایی موجودیت و اهمیت ساختار رسمیت یافته را مسلم فرض می‌كنند. یك ساختار زمانی رسمی است كه قواعدی كه بر رفتار تأثیر می‌گذارند كاملاً دقیق و واضح فرموله بندی شده، و نقش‌ها و روابط نقش‌ها مستقل از نظریات شخصی افراد شاغل آن سیستم‌ها، در ساختار از پیش تعیین شده باشند. رسمیت ممكن است از طریق استاندارد كردن و یا منظم كردن رفتار به عنوان تلاشی برای قابل پیش بینی‌تر كردن آن تلقی شود. رسمیت همچنین تلاش برای هر چه روشن‌تر و عینی‌تر كردن ساختار روابط بین یكسری از نقش‌ها و اصولی است كه بر رفتار سیستم حاكمیت دارند. رسمیت می‌تواند از طریق راه‌های غیرمستقیم به خردگرایی كمك نماید. علاوه بر آماده‌تر ساختن رفتار برای طرح‌ریزی آگاهانه، ساختاری كردن انتظارات پیش از وقوع كنش‌های متقابل می تواند مزیت‌های دیگری را نیز به دنبال داشته باشد.
مكاتب علمی منتخب دیدگاه سازمان عقلایی کدامند؟
مكاتب منتخب مكتب سازمان عقلایی كه در اینجا بررسی می‌شوند عبارتند از: مدیریت علمی تیلور، نظریه اداری فایول، نظریه بوروكراسی وبر، نظریه رفتار اداری سایمون؛ البته می توان تعداد بیشتری از دیدگاه های موجود در رباطه با سازمان عقلایی را بیان نمود ولی مشهور ترین مکاتب، به شرح ذیل می باشد. شما نیز پس از خواندن این مقاله می توانید ما را در یافتن مکاتب بیشتر یاری نمایید.
تعریف دقیق مدیریت علمی تیلور در سازمان عقلایی چیست؟
حركت اولیه دیدگاه مدیریت علمی از كارهای فردریك تیلور در اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم شروع شد. تیلور و پیروانش اصرار داشتند كه تجزیه علمی وظایفی كه از سوی كارگران انجام می‌گیرد برای كشف رویه‌هایی جهت كسب حداكثر بازده با حداقل وارده‌ها اعم از انرژی و منابع امكان‌پذیر است. این تلاش‌ها بر روی تجزیه و تحلیل وظایف فرد متمركز بود. اما این تلاش‌ها برای عقلایی كردن كار در سطح فرد كارگر به طور اجتناب‌ناپذیری به تغییرات در كل ساختار ترتیبات كاری منجر شد. تلاش‌های تیلور برای كارآمد ساختن كارهای بدنی كارگر به شدت منجر به سازماندهی تمامی جنبه‌های فرآیند تولید گردید.
البته صرفاً كارگران نبودند كه می‌بایستی با معرفی اصول مدیریت علمی تغییر نقش یابند. نقش مدیران نیز می‌بایست دگرگون گردد. تیلور آرزو داشت كه رویه‌های علمی و تحلیلی جایگزین فعالیت‌های دلخواه و دمدمی مدیران گردد. تیلور باور داشت كه قبول اصول مدیریت علمی از طرف دست‌اندركاران صنعت، مقدمه ورود به دوره جدیدی از امنیت صنعتی می‌شود؛ تیلور تصور می‌كرد، وقتی كه كار به طور علمی طرح‌ریزی شود، دیگر در مورد میزان انجام كار و میزان مزد دریافتی هر فرد برای كارش بحثی باقی نمی‌ماند. جوهره اصلی دیدگاه تیلور تركیبی از اخلاق پروتستان، داروینیسم اجتماعی و بینشی از انسان كه فقط با انگیزه‌های اقتصادی برانگیخته می‌شود. این دیدگاه به طور وسیعی از طرف مدیران امریكایی پذیرفته شد.
تعریف دقیق نظریه اداری فایول در سازمان عقلایی چیست؟
نظریه اداری فایول در سازمان عقلایی بر كاركردهای مدیریت تأكید داشت و كوشش می‌نمود تا اصول كلی اداری برای عقلایی كردن فعالیت‌های سازمان را تدوین نماید. نظریه‌پردازان مدیریت اداری برای عقلایی كردن سازمان از بالا به پایین كار كردند. تدوین کنندگان متفاوت این دیدگاه بر تعداد اصول مورد لزوم یا فرمول‌بندی دقیق بسیاری از اصول خاص به توافق نرسیدند. اما بر دو نوع فعالیت مهم یعنی هماهنگی و تخصص گرایی توافق شایان ملاحظه‌ای وجود داشت. به منظور هماهنگی فعالیت‌ها اصول اساسی متعددی تدوین یافت: اصل سلسله مراتب، اصل وحدت فرماندهی، اصل حیطه نظارت، اصل استثنا، اصل تخصص، اصل دایره بندی و اصل صف و ستاد.
البته بعدها انتقاداتی بر این اصول گرایی وارد شد. نظریه‌پردازان منتقد اعلام كردند كه اصول مدیریت در بهترین وجه صرفاً راهنمای كلی برای تصمیم گیری استراتژیک هستند. گیولیك هشدار می‌دهد كه محققان امور اداری همان‌طوری كه كیمیاگران به دنبال كیمیا بودند، جستجوی درازمدتی برای یافتن یك اصل تام و مؤثر برای تقسیم كار ادارات نمودند. از دیدگاه گیولیك ظاهراً جستجوی آن‌ها بیهوده بود و مؤثرترین سیستم برای تقسیم كار ادارات وجود ندارد.
بدون شك قوی‌ترین انتقاد از اصول مدیریت ادعایی از سوی نظریه‌پردازان اداری از سوی هربرت سایمون مطرح شد؛ او همه این اصول را یك به یك بررسی كرده و نشان داد كه با بسیاری از این اصول وقتی دو به دو در برابر هم قرار گیرند، یكدیگر را نقض می‌کنند.
تعریف دقیق نظریه بوروکراسی وبر در سازمان عقلایی چیست؟
تحلیل‌های وبر از ساختار اداری، نشان دهنده علاقه شدید وی به ارائه جنبه‌های بی‌نظیر تمدن غربی بود. تحلیل وبر از سیستم‌های اداری زمانی كه دیدگاه او در مجموعه بزرگ‌تر فرهنگی بررسی شود كاملاً قابل درك می‌گردد. وبر در سنخ شناسی معروف خود سه نوع قدرت را مشخص می‌كند:
قدرت سنتی: كه بر مبنای باور تثبیت یافته در زمینه تقدس سنت‌های دیرین و مشروعیت اعمال قدرت تحت آن می‌باشد. این نوع قدرت را می توان در سیستم های خانوادگی که در آن قدرت از پدر به پسر بزرگ منتقل می شود مشاهده نمود.
قدرت عقلایی ـ قانونی: كه بر مبنای باور به مشروعیت الگوهای هنجاری مقررات و باور به حقوق كسانی است كه تحت آن قوانین به اعمال قدرت و صدور دستورات می‌پردازند.
قدرت كاریزماتیک: كه بر مبنای دلبستگی به تقدسی خاص، شجاعت یا ویژگی شخصی و الگوهای هنجاری یا نظمی است كه از طرف فردی استثنایی ظاهر و مقرر شده است.
به همراه هر نوع قدرت، ساختار اداری مجزای مربوط به آن قرار دارد. قدرت سنتی موجب پیدایش ساختارهای خاص و پراكنده‌ای می‌شود كه در حكومت‌های موروثی وجود دارد. ساده‌ترین راه برای تصور یك سیستم موروثی، تصور خانواده در یك مقیاس بزرگ می‌باشد.
قدرت عقلایی – قانونی مبنای ساختارهای خاص‌تر و كلی‌تری قرار می‌گیرند كه شكل بسیار پیشرفته آن بوروكراسی است. از دیدگاه وبر فقط روابط مبتنی بر قدرت عقلانی ـ قانونی و سنتی دارای ثبات كافی بوده و مبنایی جهت شكل بخشیدن به ساختارهای اداری دائمی را ارائه می‌دهند. اشكال كاریزما در دوره‌های بی‌ثباتی و بحران پدید می‌آید، یعنی زمانی كه معیارهای استثنایی به كار می‌آید و ظاهراً از جانب افرادی كه دارای موهبت روح و فكر استثنائی‌اند ارائه می‌شود. برای بقای چنین حركت‌هایی آن‌ها می‌بایست با ایجاد ساختارهای سنتی «جدید» و یا ساختارهای بوروكراتیك جدید به سمت یك یا چند شكل باثبات حركت كنند. كاریزما شكل عادی می‌گیرد یعنی دایره هواداران آن وسعت می‌یابد و شامل افراد بیشتر ولی با تعهد كمتری می‌شود. این سنخ شناسی مبنای نظریه معروف وبر درباره ویژگی‌های ساختار بوروكراتیك قرار می‌گیرد. از نظر وبر، بوروكراسی نوع خاصی از ساختار اداری است كه بر مبنای قدرت قانونی ـ عقلایی بنا نهاده شده است. ویژگی‌های بوروكراسی وبر عبارتند از:
ویژگی‌های بوروكراسی در سازمان چیست؟
۱. تقسیم كار ثابت بین اعضاء
۲. سلسله مراتب مشاغل
۳. یك سری مقررات عمومی حاكم بر عملكرد
۴. جداسازی شكل مالكیت و حقوق خصوصی از شكل اداری آن
۵. انتخاب پرسنل بر مبنای ویژگی‌های فنی
۶. استخدام اعضا برای طول دوران خدمت
وبر معتقد است كه سیستم‌های بوروكراتیك با جنبه‌های زیر از شکل‌های ساختاری سنتی متمایز می‌شوند:
۱. حوزه اختیارات قانونی به روشنی مشخص شده است.
۲. ساختار ادارات از اصل سلسله مراتب پیروی می‌كند.
۳. سیستمی آگاهانه از مقررات بر تصمیمات و فعالیت‌های اداری حاكمیت دارد.
۴. ابزارهای تولید یا اداره به شغل و نه به شاغل تعلق دارند و قابل استفاده شخصی نیستند.
۵. مأموران بر مبنای كیفیات فنی شغل انتصاب (و نه انتخاب) می‌شوند و به آن‌ها حقوق داده می‌شود.
۶. استخدام مأموران از طرف سازمان برای تمام مدت دوران خدمت است.
وقتی كه لیست ویژگی‌های بوروكراسی «وبر» و جنبه‌های مرتبط سیستم‌های موروثی را كنار هم قرار می‌دهیم، افق روشن‌تری از پیام اصلی وبر روشن می‌شود. او هر عنصر بوروكراسی را به عنوان راه‌حل یك مشكل و یا عیب سیستم اداری قدیمی‌تر تلقی نمود.
به منظور تحت پوشش قرار دادن هر دو جنبه عناصر مجزا و روابط متقابل آن‌ها، وبر مفهوم «تیپ ایده‌آل» را به كار گرفت. این دیدگاه در جهت جداسازی عناصری تلاش دارد كه بارزترین ویژگی پدیده مورد مطالعه تلقی می‌شود. واژه تیپ ایده‌آل، به تیپ خاصی كه به صورت هنجاری انتخاب شده است، اشاره ندارند بلكه بیشتر به ترسیم مدل ساده‌ای اهتمام می‌ورزد كه توجه خود را به بارزترین جنبه‌ها معطوف می‌دارد. انتقادات زیادی بر دیدگاه وبر وارد شده است كه در ادامه به بررسی مهم‌ترین آن‌ها می‌پردازیم؛
نارسایی‌های بوروكراسی از دیدگاه مرتون چیست؟
مرتون توجه خود را به سوی نارسایی یادگیری سازمانی معطوف ساخت. از نظر وی اعضای سازمان به نتایج مطلوبی كه در اثر واكنش به شرایطی مشابه گرفته‌اند پای بند می‌شوند و اگر چه ادامه نشان دادن واكنش آن‌ها به شرایطی تقریباً مشابه بعدی سازمانشان را دچار مشكل كند، كماكان به نشان دادن همان‌گونه واكنش به محرك‌هایی از آن دست ادامه می‌دهند. به نظر مرتون عناصر ساختار سازمانی شخصیت اعضای آن را تغییر می‌دهند. در اینجا منظور از شخصیت ادامه رابطه نسبتاً پایدار میان برخی محرك‌ها و واكنش‌های مكرر و مشخص نسبت به آن‌هاست. در واقع شخصیت به الگوی واكنشی كه به آسانی و به سرعت تغییر نمی‌كند اطلاق می‌شود.
مرتون مجموعه فرضیه‌های خود را با تمركز بر توقع رأس سازمان در مورد تحت كنترل درآمدن و تحت كنترل نگه داشتن سازمان آغاز می‌كند. این توقع و خواست افراد صدرنشین به صورت تأكید مداوم بر حداکثر سازی قابلیت پیش بینی شدن رفتار اعضا یا سازمان جلوه می‌كند. از دید صدرنشینان سازمان مسئولیت و قابلیت پیش‌بینی رفتارها و حركات اعضا لازمه كنترل پذیری سازمان است. روش‌هایی كه می‌توانند حركت سازمان را قابل اطمینان یا قابل پیش‌بینی كنند، چارچوب‌هایی هستند كه ما آن‌ها را ساختار «مكانیكی» رفتار آدمی می‌دانیم.
كاهش روابط شخصی میان اعضای سازمان، افزایش میزان جذب مقررات به وسیله اعضا و حاكم شدن روابط خشك و بی‌روح میان آنان و كاهش جستجوگری برای یافتن راهکارهای مؤثر در هم می‌آمیزند تا رفتار و حركات اعضای سازمان را كاملاً قابل پیش‌بینی كنند. به عبارتی موجب سلب انعطاف رفتارهای طبیعی آدم‌ها می‌شوند.
پیامدهای انعطاف ناپذیری رفتار سازمان چیست؟
انعطاف‌ناپذیری رفتار سازمان سه پیامد مهم دارد: نخست اینكه میزان قابل پیش‌بینی شدن بودن رفتار را افزایش می‌دهد. از این رو تمایل سازمان نسبت به پاسخ‌گویی به نیاز اصلی خود كه همانا حفظ بقای سازمانی است، برآورده می‌شود.
دوم آنكه در اثر انعطاف‌ناپذیری رفتار سازمانی قابلیت دفاع از اقدامات اعضا افزایش می‌یابد. مواردی كه از هر جا به اعضای سازمان ارجاع می‌شود دقیقاً با تقسیم‌بندی‌های ساده‌ای كه از قبل در قالب دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها، مقررات و نظایر آن گنجانده شده‌اند تطبیق داده می‌شوند.
سوم آنكه هر چند تقریباً همه سازمانها در جهان هدف اصلی خود را به طور ضمنی یا صریح جلب رضایت مراجعان اعلام می‌دارند. انعطاف‌ناپذیری رفتارها تحقق این هدف را عملاً نفی می‌كند. مراجعه كننده سازمان در بهترین شرایط پاسخی در حدود خواسته‌های از پیش تعیین شده دریافت می‌كند و چون تقریباً هیچ تقسیم‌بندی نمی‌تواند همه موارد را از قبل در خود بگنجاند نارضایتی مراجعان به سازمان حتی قبل از ابراز شدن آن قابل پیش‌بینی است.
نارسایی بوروكراسی از دیدگاه سلزنیک چگونه است؟
از نظر سلزنیك، نیاز به اعمال كنترل منجر به تفویض اختیار می‌شود. سلزنیک عواقب خواسته و ناخواسته استفاده از شیوه‌های كنترلی مانند تفویض اختیار را خاطرنشان می‌سازد. به علاوه سلزنیك نشان می‌دهد كه این پی‌آمدها از تلاش برای حفظ شالوده‌های در هم تنیده روابط بسیار خشك و غیرشخصی در سازمان ناشی می‌شود.
سلزنیك معتقد است كه در سازمان‌های بوروكراتیك مشكلات با تأكید مقامات بالا بر اعمال كنترل شروع می‌شود. در واكنش به این تأكیدی كه بر اعمال كنترل می‌شود نظامی مبتنی بر تفویض اختیار زیاد استقرار می‌یابد.
تفویض اختیار به لحاظ تحقق هدف‌های كلی سازمانی آثاری مثبت و منفی دارد. تفویض اختیار ضمن كمك به تحقق هدف‌های سازمانی، می‌تواند سازمان را از رسیدن به هدف‌ها منحرف می‌سازد. تعجب‌آور این است كه طبق نظریه سلزنیك ظاهراً شدت و ضعف دست‌یابی به هدف‌ها تأثیر چندانی در شدت تفویض اختیار ندارد. به عبارت دیگر این گونه میتوان نتیجه گرفت كه به نظر سلزنیك ماهیت بوروكراسی ضرورت تفویض اختیار را ایجاب می‌كند و هر قدر بوروكراسی بیشتر تثبیت شود تفویض اختیار بیشتر خواهد بود و این امر به رغم دور شدن سازمان از هدف‌های اصلی خود تحقق خواهد یافت.
نارسایی بوروكراسی از دیدگاه گولدنر چگونه است؟
گولدنر تلاش می‌كند تا نشان دهد كه روش‌های كنترل مورد استفاده برای حفظ تعادل و بقای یك واحد، تعادل و امكان بقای كلان سیستم مربوط را به هم می‌زند و آثار این اتفاق دوباره از طریق حلقه بازخورد به آن خرده سیستم یا واحد برمی‌گردد.
به نظر گولدنر صدرنشینان سلسله مراتب اداری بر تدوین مقرراتی كلی، خشك و بی‌روح تاكید دارند. متعاقباً این مقررات به عنوان پاسخی به خواست مدیران رده بالا به اجرا در می‌آید. اجرایی شدن این مقررات صرف‌نظر از پی‌آمدهای دیگری كه دارد باعث نامشهود شدن روابط قدرت در درون گروه‌ها می‌شود.
ظاهر بودن اختلاف قدرت اعضای گروه‌ها یا واحدها ضمن تأثیر و تأثر متقابل با هنجارهای گروه‌ها در مورد مساوات و توزیع قدرت مشروعیت نقش سرپرستی را تحت تأثیر قرار می‌دهد. این امر بر شدت تنش‌های درون گروهی اثر می‌گذارد. در فرهنگ‌هایی كه هنجارهای برابری پذیرفته شده است نامشهود بودن روابط قدرت منجر به افزایش مشروعیت سرپرستی و كاهش تنش‌های درون گروهی می‌شود.
گولدنر معتقد است كه این عواقب مطلوب تدوین و اجرای مقررات واقعاً به وقوع می‌پیوندد، بقای گروه كاری به عنوان یك واحد عملیاتی به صورتی اساسی تحت تأثیر مقررات كلی تضمین می‌شود و در نتیجه استفاده از مقررات بیش از پیش مورد تأكید قرار می‌گیرد.
اما در همین حال مقررات كاری رفتار غیرقابل قبول را نیز تعریف می‌كند. به این ترتیب آگاهی اعضای سازمان در مورد حداقل رفتارها و میزان كار قابل قبول بالا می‌رود. فراهم آمدن زمینه آشنایی دقیق اعضای سازمان با حداقل رفتارها و عملكردهای قابل قبول در حالی كه ایشان هدف‌های سازمانی را به خوبی فهم و جذب نكرده‌اند باعث می‌شود اعضای سازمان عملكردهای خود را به حداقل ممكن برسانند. بدیهی است كه هدف‌های سازمانی با عملكردهای حداقل تحقق پیدا نمی‌كنند و این نوع رفتار موجب دور شدن سازمان از هدف‌های خود می‌شود.
گولدنر در تحلیل وضعیت ناشی از اقدامات مدیر جدید برای افزایش كارآیی توانست میان سه رفتار بوروكراتیك تفكیك قائل شود. او این سه حالت را به ترتیب، شبه بوروكراسی، بوروكراسی نماینده و بوروكراسی تنبیه مدار نامید و ارزش‌ها و تضادهای خاص هر كدام توضیح داد.
در شبه بوروكراسی، مقررات از خارج از سازمان یا از بیرون یك گروه بر آن تحمیل می‌شود، مثل وقتی كه یك شركت بیمه ارائه دهنده خدمات به یك سازمان، مقرراتی از قبیل، رعایت «سیگار كشیدن ممنوع» را به آن سازمان تحمیل می‌كند و یا وقتی كه از اعضای یك گروه خواسته می‌شود تا فعالیت‌های خود را به رؤسای خارج از سازمان خود دقیقاً گزارش كنند. در چنین حالتی نه رؤسا و نه مرئوسان هیچ كدام خود را در تدوین مقررات دخیل نمی‌یابند، و در استقرار آن‌ها نیز شركت نمی‌جویند و بدین لحاظ مقررات را مشروع تلقی نمی‌كنند.
گولدنر در توضیح بوروكراسی نماینده یكی از جنبه‌های نظریه وبر را در نظر گرفته و بسط می‌دهد. این جنبه به موقعیتی مربوط است كه در آن مقررات از طرف «متخصصینی» كه اقتدارشان را كلیه اعضای سازمان پذیرا هستند، مطرح می‌شود. در این حالت رؤسا و مرئوسان تنها مقرراتی را می‌پذیرند كه با ارزش‌های خودشان سازگار باشد و کسانی شأن اجتماعی می‌یابند كه خود را با آن مقررات تطبیق دهند.
بوروكراسی مبتنی بر تنبیه چیست؟
گولدنر در تشریح نوع سوم بوروكراسی كه به آن بوروكراسی مبتنی بر تنبیه یا تنبیه محور نام داد می‌گوید كه مقررات یا در پاسخ به فشارهای مدیریت و یا در واكنش به گردنكشی‌های كارگران تدوین و اعمال می‌شود. منظور از اعمال آن مقررات این است كه طرف مقابل وادار به تمكین شود. این نوع بوروكراسی بر عناصر اقتدار و فرماندهی تأكید دارد- یعنی همان عواملی كه از دیدگاه تئوری و بر سلسله مراتب به حساب می‌آیند.
شكل‌هایی از هر سه نوع بوروكراسی یاد شده می‌توانند در هر لحظه به صورتی كاملاً محسوس و یا نامحسوس در هر سازمانی در كنار یكدیگر همزیستی كنند و اصولاً شاید بهتر باشد كه از سه حالت فوق تحت عنوان «طرق مختلف عملكرد بوروكراتیك» یاد شود. منظور از طریق بوروكراسی مبتنی بر مقررات كه نسبت به دیگر طرق بوروكراسی كاربرد بیشتری دارد ایجاد سازمانی كارآ است كه بتواند به گونه‌ای هماهنگ با روال‌ها و مقررات عقلایی عمل كند. این طریقه كنترل سازمانی به استفاده از مقررات عام و بی‌روح تأكید دارد. مقرراتی كه از تأكید بر قدرت شخصی كسانی كه بر اریكه قدرت تكیه زده‌اند می‌كاهد.
كاهش از قدرت شخصی قدرتمندان به نوبه خود به كاهش تنش‌های مابین افراد منجر می‌شود و به این ترتیب كارآیی افزایش می‌یابد و ناگزیر تأكید بر استفاده از مقررات بی‌روح بوروكراتیك بیشتر می‌شود، و چنانكه وبر خاطر نشان ساخته است، در واقع همان تأكید بر مقررات بی‌روح نقطه قوت بوروكراسی است.
گولدنر معتقد است در ذات بوروكراسی كه بخواهد بر یك سیستم اختیار منبعث از دانش و تخصص و اختیار ناشی از نظم و رعایت سلسله مراتب مبتنی باشد تناقضی نهفته است. از یك طرف دانش و تخصص، به اختیار و اقتدار مشروعیت می‌بخشد و از سوی دیگر اختیار و اقتدار به واسطه پست و مقام حاصل می‌شود. این تناقض بالاخص در سازمان‌هایی بروز می‌كند كه ناچار از استخدام جمع كثیری از افراد حرفه‌ای هستند كه دانش فنی آنان به مراتب بیش از دانش فنی كسانی است كه به لحاظ سلسله مراتب سازمانی در مراتب بالاتری از آنان قرار دارند.
گولدنر دو گروه از مدیرانی را كه یا از نظر دانش فنی و یا از جهت مرتبه سازمانی بالاتر هستند با توجه به همین معیارها (دانش فنی و یا مرتبه سازمانی) از یكدیگر جدا می‌كند. وی گروه متخصصین را «جهان وطن‌ها» و گروه سازمانی‌ها را «خانه وطن‌ها» یا «محلی‌ها» می‌خواند. جهان وطن‌ها، مدیرانی هستند كه نسبت به سازمان‌های خویش وفاداری چندانی احساس نمی‌كنند، بلكه بیشتر خود را به مهارت‌های حرفه‌ای خود متعهد می‌بینند. آنان به امور و مسائل عمدتاً از زاویه حرفه‌ای نگاه می‌كنند. مثلاً آنان در درجه اول خود را مهندس یا حسابدار می‌بینند تا كارمند یا مدیر سازمان. خانه وطن‌ها مدیرانی هستند كه نسبت به سازمان خویش فوق‌العاده وفادارند اما تعهد چندانی در قبال مهارت‌های حرفه‌ای خود ندارند آنان خود را «افراد سازمان» می‌انگارند. سازمانها میل دارند كارمندانشان نسبت به آن‌ها وفادار باشند. اما در عین حال به طور منطقی می‌خواهند كارآیی خود را افزایش دهند. این بلاتكلیفی ذاتی نیز علت دیگر بروز تنش در سازمان‌های جدید است.
تعریف دقیق بوروكراسی ماشینی چیست؟
انتقاد دیگر بر بوروكراسی توسط وارن بینس مطرح شد. از دید وی این شكل از سازمان در حال حاضر با توجه به واقعیات معاصر نوعی ساختار سازمانی متحجر و از رده خارج شده محسوب می‌شود. بوروكراسی از نیازهای سازمان برای نظم، دقت و نیازمندی كاركنان به رفتارهای منصفانه نشأت گرفت. این مدل شكل ایده‌آل و مناسب برای ارزش‌ها و نیازمندی‌های «عصر ویكتوریا» بود. چهار عامل را میتوان به عنوان تهدیدهای مستقیم بر علیه بوروكراسی برشمرد.
- تغییرات پیش‌بینی نشده: بوروكراسی با تعریف دقیق از سلسله مراتب و قوانین با نیازمندی‌های متغیر محیط معاصر سازگار نیست.
- رشد اندازه سازمان: در عمل عنصر پیچیدگی، تقریباً به طور غیرقابل تغییری در هر زمان كه تغییرات قابل ملاحظه‌ای در اندازه سازمان پیش می‌آید، هویدا می‌گردد.
- تنوع فزاینده: رشد سریع و تغییرات شدید و تخصصی شدن فزاینده، با سلسله مراتب دقیقاً تعریف شده، قوانین و رویه‌های ثابت و غیرشخصی سازگار نیست.
- تغییر در فلسفه و تفکر مدیریتی: مدیران امروز با یك تغییر ظریف ولی قابل پیش‌بینی در فلسفه وجودی سازمان و مدیریت مواجه هستند.
اودی مطرح كرد مدل وبر در تعیین یكسری متغیرهای ساختاری نباید به عنوان موضوع تعریف بلكه باید به عنوان موضوعی كه قابل بررسی تجربی باشد، در نظر گرفته شود. وی ادعای وبر را در مورد اینكه سازمان‌های بوروكراتیك لزوماً دارای شكل عقلایی نیز می‌باشند زیر سوال برد. اودی ویژگی‌های بوروكراتیك این سازمانها را كه شامل جنبه‌هایی مانند ساختار قدرت سلسله مراتبی و ستاد اداری تخصصی می‌باشد از ویژگی‌های «عقلایی» آن كه شامل اهداف مشخص و محدود و توزیع پاداش بر مبنای حاصل كار می‌شد جدا كرد.
اودی دریافت سازمان‌هایی كه دارای جنبه‌های بوروكراتیك بیشتری هستند، نسبت به سازمان‌هایی كه فاقد آن می‌باشند، جنبه‌های عقلایی بیشتری را ارائه نمی‌دهند. این نقدها و یافته‌های مرتبط، اعتبار تیپ ایده‌آل وبر و یا حداقل مفهوم وی از بوروكراسی را كه به سیستم‌های اداری عقلایی اطلاق می‌شد، زیر سوال بردند.
بررسی دقیق نوشته‌های وبر روشن می‌كند كه او بین عقلایی گرایی عملی یا كاركردی و عقلایی گرایی رسمی فرق قائل شده و بوروكراسی را به مفهوم دومی عقلایی دانسته است. عقلایی گرایی رسمی به منشاء عمل یعنی قوانین و مقررات اشاره دارد.
تعریف دقیق نظریه رفتار اداری سایمون در سازمان عقلایی چیست؟
سایمون پیشنهاد جایگزینی «انسان اقتصادی» را كه به وسیله منافع شخصی برانگیخته شده و به طور كامل از كلیه جایگزین‌های موجود آگاه است با چهره انسانی‌تری به نام «انسان اداری» داد. انسانی كه به دنبال تعقیب منافع شخصی است، اما همیشه نمی‌داند كه آن‌ها چه هستند، فقط از تعدادی از جایگزین‌های ممكن آگاه است و به دنبال استقرار یك راه‌حل مناسب در مقابل یك راه‌حل بهینه است.
از دیدگاه سایمون سازمان هم تصمیم‌گیری را تسهیل كرده و هم افراد را در تصمیماتی كه اتخاذ می‌نمایند، پشتیبانی می‌كند. وی خاطرنشان می‌كند كه هدف‌ها تنها در مواردی كه وارد حیطه تصمیمات افراد می‌شوند بر رفتار اثر می‌گذارند. هدف‌ها مبانی ارزشی لازم برای تصمیمات را فراهم می‌آورند.
سایمون سلسله مراتبی از اهداف را تشریح می‌كند كه هر سطح آن به عنوان یك هدف، نسبت به سطوح پایین و یك وسیله نسبت به سطوح بالایی تلقی می‌شود. از طریق ساختار سلسله مراتبی اهداف، رفتار به سمت انسجام و ثبات سوق می‌یابد. برای هر عضو مجموعه جایگزین‌های رفتاری بر حسب مقیاس جامعی از ارزش‌ها تعیین می‌شود.
مدل نفوذ سازمان سایمون بر كنترل بدون مزاحمت افراد تأكید دارد؛ آموزش و كانالیزه كردن اطلاعات و توجه كردن نسبت به صدور دستورات و تنبیهات نقش بیشتری در ایجاد رفتار قابل اطمینان بازی می‌كند. با فراهم آوردن هدف‌های فرعی منسجم، انتظارات ثابت، اطلاعات و تسهیلات لازم، برنامه‌های عملكردی عادی و به طور كلی یك سری محدودیت‌هایی كه در چارچوب آن‌ها تصمیمات اتخاذ می‌گردند. سازمان این مفروضات را در اختیار افراد قرار می‌دهند.
جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع سازمان عقلایی برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.