ویژگی سازمان عقلایی چیست؟ سازمان ها با سیستم عقلایی چگونه کار می کنند؟

در این مقاله قصد داریم به سیستم ها و سازمان های عقلایی بپردازیم و نقش عقل و منطق را در مدیریت سازمانها مورد بررسی قرار دهیم. مدیریت عقلایی در سازمان و بکارگیری یک سیستم عقلایی سازمان می تواند مزایا و معایبی داشته باشد که به دقت مورد بررسی قرار گرفته اند. سازمان عقلایی با خود بروکراسی اداری به همراه دارد و بدین منظور انواع سیستم های بروکراتیک مورد نیز تشریح شده اند و نظریه ها و دیدگاه های مختلف در مورد سازمان عقلایی مورد بحث قرار گرفته است.

سازمان‌ها به عنوان سیستم های عقلایی

از دیدگاه سیستم عقلایی، سازمان ابزاری است که برای رسیدن به هدف‌های مشخص طراحی شده است. واژه عقلایی به محدوده‌ای از یک سری فعالیت‌ها اشاره می‌کند که به نحوی سازمان یافته‌اند که منجر به دست‌یابی به هدف‌هایی از پیش تعیین شده با حداکثر کارآیی می‌شوند.

از دیدگاه نگرش سیستم عقلایی، رفتار سازمان به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که به وسیله عواملی هدف‌دار و هماهنگ اجرا می‌گردد. بیان فوق بر تصور حسابگری عقلایی دلالت می‌کند و واژه‌هایی مانند اطلاعات، کارآیی، بهینه کردن، اجرا، طراحی را به طور مکرر در مورد سازمان به کار می‌برند. نظریه‌پردازان سیستم عقلایی بر ویژگی تعیین هدف و رسمیت تأکید می‌ورزند، زیرا که هر کدام از این عوامل، نقش مهمی در عقلایی کردن فعالیت‌های سازمانی دارند.

تعیین هدف از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های سازمان عقلایی است. اهداف تصور مقاصد مطلوب هستند. این تصور بر حسب میزان دقت و معین بودن معیار مطلوبیت اهداف تفاوت می‌کند. اهداف معین نه تنها معیاری برای انتخاب از میان فعالیت‌های جایگزین را مشخص می‌کند بلکه تصمیمات در مورد چگونگی طراحی ساختار را نیز هدایت می‌کنند. بعضی از سازمان‌ها از اهداف کاملاً مبهم و کلی حمایت می‌کنند، اما در عملیات روزانه خود از هدف‌های نسبتاً معینی که معیاری برای انتخاب از میان فعالیت‌های جایگزین و یا برای طراحی ساختار سازمانی به دست دهد، استفاده می‌کنند.

رسمیت دیگر ویژگی مشترک بین نظریات عقلایی است. همه نظریه‌پردازان سیستم عقلایی موجودیت و اهمیت ساختار رسمیت یافته را مسلم فرض می‌کنند. یک ساختار زمانی رسمی است که قواعدی که بر رفتار تأثیر می‌گذارند کاملاً دقیق و واضح فرموله بندی شده، و نقش‌ها و روابط نقش‌ها مستقل از نظریات شخصی افراد شاغل آن سیستم‌ها، در ساختار از پیش تعیین شده باشند. رسمیت ممکن است از طریق استاندارد کردن و یا منظم کردن رفتار به عنوان تلاشی برای قابل پیش بینی‌تر کردن آن تلقی شود. رسمیت همچنین تلاش برای هر چه روشن‌تر و عینی‌تر کردن ساختار روابط بین یکسری از نقش‌ها و اصولی است که بر رفتار سیستم حاکمیت دارند. رسمیت می‌تواند از طریق راه‌های غیرمستقیم به خردگرایی کمک نماید. علاوه بر آماده‌تر ساختن رفتار برای طرح‌ریزی آگاهانه، ساختاری کردن انتظارات پیش از وقوع کنش‌های متقابل می تواند مزیت‌های دیگری را نیز به دنبال داشته باشد.

مکاتب علمی منتخب دیدگاه سازمان عقلایی کدامند؟

مکاتب منتخب مکتب سازمان عقلایی که در اینجا بررسی می‌شوند عبارتند از: مدیریت علمی تیلور، نظریه اداری فایول، نظریه بوروکراسی وبر، نظریه رفتار اداری سایمون؛ البته می توان تعداد بیشتری از دیدگاه های موجود در رباطه با سازمان عقلایی را بیان نمود ولی مشهور ترین مکاتب، به شرح ذیل می باشد. شما نیز پس از خواندن این مقاله می توانید ما را در یافتن مکاتب بیشتر یاری نمایید.

تعریف دقیق مدیریت علمی تیلور در سازمان عقلایی چیست؟

حرکت اولیه دیدگاه مدیریت علمی از کارهای فردریک تیلور در اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم شروع شد. تیلور و پیروانش اصرار داشتند که تجزیه علمی وظایفی که از سوی کارگران انجام می‌گیرد برای کشف رویه‌هایی جهت کسب حداکثر بازده با حداقل وارده‌ها اعم از انرژی و منابع امکان‌پذیر است. این تلاش‌ها بر روی تجزیه و تحلیل وظایف فرد متمرکز بود. اما این تلاش‌ها برای عقلایی کردن کار در سطح فرد کارگر به طور اجتناب‌ناپذیری به تغییرات در کل ساختار ترتیبات کاری منجر شد. تلاش‌های تیلور برای کارآمد ساختن کارهای بدنی کارگر به شدت منجر به سازماندهی تمامی جنبه‌های فرآیند تولید گردید.

البته صرفاً کارگران نبودند که می‌بایستی با معرفی اصول مدیریت علمی تغییر نقش یابند. نقش مدیران نیز می‌بایست دگرگون گردد. تیلور آرزو داشت که رویه‌های علمی و تحلیلی جایگزین فعالیت‌های دلخواه و دمدمی مدیران گردد. تیلور باور داشت که قبول اصول مدیریت علمی از طرف دست‌اندرکاران صنعت، مقدمه ورود به دوره جدیدی از امنیت صنعتی می‌شود؛ تیلور تصور می‌کرد، وقتی که کار به طور علمی طرح‌ریزی شود، دیگر در مورد میزان انجام کار و میزان مزد دریافتی هر فرد برای کارش بحثی باقی نمی‌ماند. جوهره اصلی دیدگاه تیلور ترکیبی از اخلاق پروتستان، داروینیسم اجتماعی و بینشی از انسان که فقط با انگیزه‌های اقتصادی برانگیخته می‌شود. این دیدگاه به طور وسیعی از طرف مدیران امریکایی پذیرفته شد.

تعریف دقیق نظریه اداری فایول در سازمان عقلایی چیست؟

نظریه اداری فایول در سازمان عقلایی بر کارکردهای مدیریت تأکید داشت و کوشش می‌نمود تا اصول کلی اداری برای عقلایی کردن فعالیت‌های سازمان را تدوین نماید. نظریه‌پردازان مدیریت اداری برای عقلایی کردن سازمان از بالا به پایین کار کردند. تدوین کنندگان متفاوت این دیدگاه بر تعداد اصول مورد لزوم یا فرمول‌بندی دقیق بسیاری از اصول خاص به توافق نرسیدند. اما بر دو نوع فعالیت مهم یعنی هماهنگی و تخصص گرایی توافق شایان ملاحظه‌ای وجود داشت. به منظور هماهنگی فعالیت‌ها اصول اساسی متعددی تدوین یافت: اصل سلسله مراتب، اصل وحدت فرماندهی، اصل حیطه نظارت، اصل استثنا، اصل تخصص، اصل دایره بندی و اصل صف و ستاد.
البته بعدها انتقاداتی بر این اصول گرایی وارد شد. نظریه‌پردازان منتقد اعلام کردند که اصول مدیریت در بهترین وجه صرفاً راهنمای کلی برای تصمیم گیری‌ استراتژیک هستند. گیولیک هشدار می‌دهد که محققان امور اداری همان‌طوری که کیمیاگران به دنبال کیمیا بودند، جستجوی درازمدتی برای یافتن یک اصل تام و مؤثر برای تقسیم کار ادارات نمودند. از دیدگاه گیولیک ظاهراً جستجوی آن‌ها بیهوده بود و مؤثرترین سیستم برای تقسیم کار ادارات وجود ندارد.

بدون شک قوی‌ترین انتقاد از اصول مدیریت ادعایی از سوی نظریه‌پردازان اداری از سوی هربرت سایمون مطرح شد؛ او همه این اصول را یک به یک بررسی کرده و نشان داد که با بسیاری از این اصول وقتی دو به دو در برابر هم قرار گیرند، یکدیگر را نقض می‌کنند.

تعریف دقیق نظریه بوروکراسی وبر در سازمان عقلایی چیست؟

تحلیل‌های وبر از ساختار اداری، نشان دهنده علاقه شدید وی به ارائه جنبه‌های بی‌نظیر تمدن غربی بود. تحلیل وبر از سیستم‌های اداری زمانی که دیدگاه او در مجموعه بزرگ‌تر فرهنگی بررسی شود کاملاً قابل درک می‌گردد. وبر در سنخ شناسی معروف خود سه نوع قدرت را مشخص می‌کند:
قدرت سنتی: که بر مبنای باور تثبیت یافته در زمینه تقدس سنت‌های دیرین و مشروعیت اعمال قدرت تحت آن می‌باشد. این نوع قدرت را می توان در سیستم های خانوادگی که در آن قدرت از پدر به پسر بزرگ منتقل می شود مشاهده نمود.

قدرت عقلایی ـ قانونی: که بر مبنای باور به مشروعیت الگوهای هنجاری مقررات و باور به حقوق کسانی است که تحت آن قوانین به اعمال قدرت و صدور دستورات می‌پردازند.

قدرت کاریزماتیک: که بر مبنای دلبستگی به تقدسی خاص، شجاعت یا ویژگی شخصی و الگوهای هنجاری یا نظمی است که از طرف فردی استثنایی ظاهر و مقرر شده است.

به همراه هر نوع قدرت، ساختار اداری مجزای مربوط به آن قرار دارد. قدرت سنتی موجب پیدایش ساختارهای خاص و پراکنده‌ای می‌شود که در حکومت‌های موروثی وجود دارد. ساده‌ترین راه برای تصور یک سیستم موروثی، تصور خانواده در یک مقیاس بزرگ می‌باشد.

قدرت عقلایی – قانونی مبنای ساختارهای خاص‌تر و کلی‌تری قرار می‌گیرند که شکل بسیار پیشرفته آن بوروکراسی است. از دیدگاه وبر فقط روابط مبتنی بر قدرت عقلانی ـ قانونی و سنتی دارای ثبات کافی بوده و مبنایی جهت شکل بخشیدن به ساختارهای اداری دائمی را ارائه می‌دهند. اشکال کاریزما در دوره‌های بی‌ثباتی و بحران پدید می‌آید، یعنی زمانی که معیارهای استثنایی به کار می‌آید و ظاهراً از جانب افرادی که دارای موهبت روح و فکر استثنائی‌اند ارائه می‌شود. برای بقای چنین حرکت‌هایی آن‌ها می‌بایست با ایجاد ساختارهای سنتی «جدید» و یا ساختارهای بوروکراتیک جدید به سمت یک یا چند شکل باثبات حرکت کنند. کاریزما شکل عادی می‌گیرد یعنی دایره هواداران آن وسعت می‌یابد و شامل افراد بیشتر ولی با تعهد کمتری می‌شود. این سنخ شناسی مبنای نظریه معروف وبر درباره ویژگی‌های ساختار بوروکراتیک قرار می‌گیرد. از نظر وبر، بوروکراسی نوع خاصی از ساختار اداری است که بر مبنای قدرت قانونی ـ عقلایی بنا نهاده شده است. ویژگی‌های بوروکراسی وبر عبارتند از:

ویژگی‌های بوروکراسی در سازمان چیست؟

۱. تقسیم کار ثابت بین اعضاء
۲. سلسله مراتب مشاغل
۳. یک سری مقررات عمومی حاکم بر عملکرد
۴. جداسازی شکل مالکیت و حقوق خصوصی از شکل اداری آن
۵. انتخاب پرسنل بر مبنای ویژگی‌های فنی
۶. استخدام اعضا برای طول دوران خدمت
وبر معتقد است که سیستم‌های بوروکراتیک با جنبه‌های زیر از شکل‌های ساختاری سنتی متمایز می‌شوند:
۱. حوزه اختیارات قانونی به روشنی مشخص شده است.
۲. ساختار ادارات از اصل سلسله مراتب پیروی می‌کند.
۳. سیستمی آگاهانه از مقررات بر تصمیمات و فعالیت‌های اداری حاکمیت دارد.
۴. ابزارهای تولید یا اداره به شغل و نه به شاغل تعلق دارند و قابل استفاده شخصی نیستند.
۵. مأموران بر مبنای کیفیات فنی شغل انتصاب (و نه انتخاب) می‌شوند و به آن‌ها حقوق داده می‌شود.
۶. استخدام مأموران از طرف سازمان برای تمام مدت دوران خدمت است.

وقتی که لیست ویژگی‌های بوروکراسی «وبر» و جنبه‌های مرتبط سیستم‌های موروثی را کنار هم قرار می‌دهیم، افق روشن‌تری از پیام اصلی وبر روشن می‌شود. او هر عنصر بوروکراسی را به عنوان راه‌حل یک مشکل و یا عیب سیستم اداری قدیمی‌تر تلقی نمود.
به منظور تحت پوشش قرار دادن هر دو جنبه عناصر مجزا و روابط متقابل آن‌ها، وبر مفهوم «تیپ ایده‌آل» را به کار گرفت. این دیدگاه در جهت جداسازی عناصری تلاش دارد که بارزترین ویژگی پدیده مورد مطالعه تلقی می‌شود. واژه تیپ ایده‌آل، به تیپ خاصی که به صورت هنجاری انتخاب شده است، اشاره ندارند بلکه بیشتر به ترسیم مدل ساده‌ای اهتمام می‌ورزد که توجه خود را به بارزترین جنبه‌ها معطوف می‌دارد.  انتقادات زیادی بر دیدگاه وبر وارد شده است که در ادامه به بررسی مهم‌ترین آن‌ها می‌پردازیم؛

نارسایی‌های بوروکراسی از دیدگاه مرتون چیست؟

مرتون توجه خود را به سوی نارسایی یادگیری سازمانی معطوف ساخت. از نظر وی اعضای سازمان به نتایج مطلوبی که در اثر واکنش به شرایطی مشابه گرفته‌اند پای بند می‌شوند و اگر چه ادامه نشان دادن واکنش آن‌ها به شرایطی تقریباً مشابه بعدی سازمانشان را دچار مشکل کند، کماکان به نشان دادن همان‌گونه واکنش به محرک‌هایی از آن دست ادامه می‌دهند. به نظر مرتون عناصر ساختار سازمانی شخصیت اعضای آن را تغییر می‌دهند. در اینجا منظور از شخصیت ادامه رابطه نسبتاً پایدار میان برخی محرک‌ها و واکنش‌های مکرر و مشخص نسبت به آن‌هاست. در واقع شخصیت به الگوی واکنشی که به آسانی و به سرعت تغییر نمی‌کند اطلاق می‌شود.

مرتون مجموعه فرضیه‌های خود را با تمرکز بر توقع رأس سازمان در مورد تحت کنترل درآمدن و تحت کنترل نگه داشتن سازمان آغاز می‌کند. این توقع و خواست افراد صدرنشین به صورت تأکید مداوم بر حداکثر سازی قابلیت پیش بینی شدن رفتار اعضا یا سازمان جلوه می‌کند. از دید صدرنشینان سازمان مسئولیت و قابلیت پیش‌بینی رفتارها و حرکات اعضا لازمه کنترل پذیری سازمان است. روش‌هایی که می‌توانند حرکت سازمان را قابل اطمینان یا قابل پیش‌بینی کنند، چارچوب‌هایی هستند که ما آن‌ها را ساختار «مکانیکی» رفتار آدمی می‌دانیم.

کاهش روابط شخصی میان اعضای سازمان، افزایش میزان جذب مقررات به وسیله اعضا و حاکم شدن روابط خشک و بی‌روح میان آنان و کاهش جستجوگری برای یافتن راهکارهای مؤثر در هم می‌آمیزند تا رفتار و حرکات اعضای سازمان را کاملاً قابل پیش‌بینی کنند. به عبارتی موجب سلب انعطاف رفتارهای طبیعی آدم‌ها می‌شوند.

پیامدهای انعطاف ناپذیری رفتار سازمان چیست؟

انعطاف‌ناپذیری رفتار سازمان سه پیامد مهم دارد: نخست اینکه میزان قابل پیش‌بینی شدن بودن رفتار را افزایش می‌دهد. از این رو تمایل سازمان نسبت به پاسخ‌گویی به نیاز اصلی خود که همانا حفظ بقای سازمانی است، برآورده می‌شود.

دوم آنکه در اثر انعطاف‌ناپذیری رفتار سازمانی قابلیت دفاع از اقدامات اعضا افزایش می‌یابد. مواردی که از هر جا به اعضای سازمان ارجاع می‌شود دقیقاً با تقسیم‌بندی‌های ساده‌ای که از قبل در قالب دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها، مقررات و نظایر آن گنجانده شده‌اند تطبیق داده می‌شوند.

سوم آنکه هر چند تقریباً همه سازمان‌ها در جهان هدف اصلی خود را به طور ضمنی یا صریح جلب رضایت مراجعان اعلام می‌دارند. انعطاف‌ناپذیری رفتارها تحقق این هدف را عملاً نفی می‌کند. مراجعه کننده سازمان در بهترین شرایط پاسخی در حدود خواسته‌های از پیش تعیین شده دریافت می‌کند و چون تقریباً هیچ تقسیم‌بندی نمی‌تواند همه موارد را از قبل در خود بگنجاند نارضایتی مراجعان به سازمان حتی قبل از ابراز شدن آن قابل پیش‌بینی است.

نارسایی بوروکراسی از دیدگاه سلزنیک چگونه است؟

از نظر سلزنیک، نیاز به اعمال کنترل منجر به تفویض اختیار می‌شود. سلزنیک عواقب خواسته و ناخواسته استفاده از شیوه‌های کنترلی مانند تفویض اختیار را خاطرنشان می‌سازد. به علاوه سلزنیک نشان می‌دهد که این پی‌آمدها از تلاش برای حفظ شالوده‌های در هم تنیده روابط بسیار خشک و غیرشخصی در سازمان ناشی می‌شود.

سلزنیک معتقد است که در سازمان‌های بوروکراتیک مشکلات با تأکید مقامات بالا بر اعمال کنترل شروع می‌شود. در واکنش به این تأکیدی که بر اعمال کنترل می‌شود نظامی مبتنی بر تفویض اختیار زیاد استقرار می‌یابد.

تفویض اختیار به لحاظ تحقق هدف‌های کلی سازمانی آثاری مثبت و منفی دارد. تفویض اختیار ضمن کمک به تحقق هدف‌های سازمانی، می‌تواند سازمان را از رسیدن به هدف‌ها منحرف می‌سازد. تعجب‌آور این است که طبق نظریه سلزنیک ظاهراً شدت و ضعف دست‌یابی به هدف‌ها تأثیر چندانی در شدت تفویض اختیار ندارد. به عبارت دیگر این گونه می‌توان نتیجه گرفت که به نظر سلزنیک ماهیت بوروکراسی ضرورت تفویض اختیار را ایجاب می‌کند و هر قدر بوروکراسی بیشتر تثبیت شود تفویض اختیار بیشتر خواهد بود و این امر به رغم دور شدن سازمان از هدف‌های اصلی خود تحقق خواهد یافت.

نارسایی بوروکراسی از دیدگاه گولدنر چگونه است؟

گولدنر تلاش می‌کند تا نشان دهد که روش‌های کنترل مورد استفاده برای حفظ تعادل و بقای یک واحد، تعادل و امکان بقای کلان سیستم مربوط را به هم می‌زند و آثار این اتفاق دوباره از طریق حلقه بازخورد به آن خرده سیستم یا واحد برمی‌گردد.

به نظر گولدنر صدرنشینان سلسله مراتب اداری بر تدوین مقرراتی کلی، خشک و بی‌روح تاکید دارند. متعاقباً این مقررات به عنوان پاسخی به خواست مدیران رده بالا به اجرا در می‌آید. اجرایی شدن این مقررات صرف‌نظر از پی‌آمدهای دیگری که دارد باعث نامشهود شدن روابط قدرت در درون گروه‌ها می‌شود.

ظاهر بودن اختلاف قدرت اعضای گروه‌ها یا واحدها ضمن تأثیر و تأثر متقابل با هنجارهای گروه‌ها در مورد مساوات و توزیع قدرت مشروعیت نقش سرپرستی را تحت تأثیر قرار می‌دهد. این امر بر شدت تنش‌های درون گروهی اثر می‌گذارد. در فرهنگ‌هایی که هنجارهای برابری پذیرفته شده است نامشهود بودن روابط قدرت منجر به افزایش مشروعیت سرپرستی و کاهش تنش‌های درون گروهی می‌شود.

گولدنر معتقد است که این عواقب مطلوب تدوین و اجرای مقررات واقعاً به وقوع می‌پیوندد، بقای گروه کاری به عنوان یک واحد عملیاتی به صورتی اساسی تحت تأثیر مقررات کلی تضمین می‌شود و در نتیجه استفاده از مقررات بیش از پیش مورد تأکید قرار می‌گیرد.

اما در همین حال مقررات کاری رفتار غیرقابل قبول را نیز تعریف می‌کند. به این ترتیب آگاهی اعضای سازمان در مورد حداقل رفتارها و میزان کار قابل قبول بالا می‌رود. فراهم آمدن زمینه آشنایی دقیق اعضای سازمان با حداقل رفتارها و عملکردهای قابل قبول در حالی که ایشان هدف‌های سازمانی را به خوبی فهم و جذب نکرده‌اند باعث می‌شود اعضای سازمان عملکردهای خود را به حداقل ممکن برسانند. بدیهی است که هدف‌های سازمانی با عملکردهای حداقل تحقق پیدا نمی‌کنند و این نوع رفتار موجب دور شدن سازمان از هدف‌های خود می‌شود.

گولدنر در تحلیل وضعیت ناشی از اقدامات مدیر جدید برای افزایش کارآیی توانست میان سه رفتار بوروکراتیک تفکیک قائل شود. او این سه حالت را به ترتیب، شبه بوروکراسی، بوروکراسی نماینده و بوروکراسی تنبیه مدار نامید و ارزش‌ها و تضادهای خاص هر کدام توضیح داد.

در شبه بوروکراسی، مقررات از خارج از سازمان یا از بیرون یک گروه بر آن تحمیل می‌شود، مثل وقتی که یک شرکت بیمه ارائه دهنده خدمات به یک سازمان، مقرراتی از قبیل، رعایت «سیگار کشیدن ممنوع» را به آن سازمان تحمیل می‌کند و یا وقتی که از اعضای یک گروه خواسته می‌شود تا فعالیت‌های خود را به رؤسای خارج از سازمان خود دقیقاً گزارش کنند. در چنین حالتی نه رؤسا و نه مرئوسان هیچ کدام خود را در تدوین مقررات دخیل نمی‌یابند، و در استقرار آن‌ها نیز شرکت نمی‌جویند و بدین لحاظ مقررات را مشروع تلقی نمی‌کنند.
گولدنر در توضیح بوروکراسی نماینده یکی از جنبه‌های نظریه وبر را در نظر گرفته و بسط می‌دهد. این جنبه به موقعیتی مربوط است که در آن مقررات از طرف «متخصصینی» که اقتدارشان را کلیه اعضای سازمان پذیرا هستند، مطرح می‌شود. در این حالت رؤسا و مرئوسان تنها مقرراتی را می‌پذیرند که با ارزش‌های خودشان سازگار باشد و کسانی شأن اجتماعی می‌یابند که خود را با آن مقررات تطبیق دهند.

بوروکراسی مبتنی بر تنبیه چیست؟

گولدنر در تشریح نوع سوم بوروکراسی که به آن بوروکراسی مبتنی بر تنبیه یا تنبیه محور نام داد می‌گوید که مقررات یا در پاسخ به فشارهای مدیریت و یا در واکنش به گردنکشی‌های کارگران تدوین و اعمال می‌شود. منظور از اعمال آن مقررات این است که طرف مقابل وادار به تمکین شود. این نوع بوروکراسی بر عناصر اقتدار و فرماندهی تأکید دارد- یعنی همان عواملی که از دیدگاه تئوری و بر سلسله مراتب به حساب می‌آیند.

شکل‌هایی از هر سه نوع بوروکراسی یاد شده می‌توانند در هر لحظه به صورتی کاملاً محسوس و یا نامحسوس در هر سازمانی در کنار یکدیگر همزیستی کنند و اصولاً شاید بهتر باشد که از سه حالت فوق تحت عنوان «طرق مختلف عملکرد بوروکراتیک» یاد شود. منظور از طریق بوروکراسی مبتنی بر مقررات که نسبت به دیگر طرق بوروکراسی کاربرد بیشتری دارد ایجاد سازمانی کارآ است که بتواند به گونه‌ای هماهنگ با روال‌ها و مقررات عقلایی عمل کند. این طریقه کنترل سازمانی به استفاده از مقررات عام و بی‌روح تأکید دارد. مقرراتی که از تأکید بر قدرت شخصی کسانی که بر اریکه قدرت تکیه زده‌اند می‌کاهد.

کاهش از قدرت شخصی قدرتمندان به نوبه خود به کاهش تنش‌های مابین افراد منجر می‌شود و به این ترتیب کارآیی افزایش می‌یابد و ناگزیر تأکید بر استفاده از مقررات بی‌روح بوروکراتیک بیشتر می‌شود، و چنانکه وبر خاطر نشان ساخته است، در واقع همان تأکید بر مقررات بی‌روح نقطه قوت بوروکراسی است.

گولدنر معتقد است در ذات بوروکراسی که بخواهد بر یک سیستم اختیار منبعث از دانش و تخصص و اختیار ناشی از نظم و رعایت سلسله مراتب مبتنی باشد تناقضی نهفته است. از یک طرف دانش و تخصص، به اختیار و اقتدار مشروعیت می‌بخشد و از سوی دیگر اختیار و اقتدار به واسطه پست و مقام حاصل می‌شود. این تناقض بالاخص در سازمان‌هایی بروز می‌کند که ناچار از استخدام جمع کثیری از افراد حرفه‌ای هستند که دانش فنی آنان به مراتب بیش از دانش فنی کسانی است که به لحاظ سلسله مراتب سازمانی در مراتب بالاتری از آنان قرار دارند.

گولدنر دو گروه از مدیرانی را که یا از نظر دانش فنی و یا از جهت مرتبه سازمانی بالاتر هستند با توجه به همین معیارها (دانش فنی و یا مرتبه سازمانی) از یکدیگر جدا می‌کند. وی گروه متخصصین را «جهان وطن‌ها» و گروه سازمانی‌ها را «خانه وطن‌ها» یا «محلی‌ها» می‌خواند. جهان وطن‌ها، مدیرانی هستند که نسبت به سازمان‌های خویش وفاداری چندانی احساس نمی‌کنند، بلکه بیشتر خود را به مهارت‌های حرفه‌ای خود متعهد می‌بینند. آنان به امور و مسائل عمدتاً از زاویه حرفه‌ای نگاه می‌کنند. مثلاً آنان در درجه اول خود را مهندس یا حسابدار می‌بینند تا کارمند یا مدیر سازمان. خانه وطن‌ها مدیرانی هستند که نسبت به سازمان خویش فوق‌العاده وفادارند اما تعهد چندانی در قبال مهارت‌های حرفه‌ای خود ندارند آنان خود را «افراد سازمان» می‌انگارند. سازمان‌ها میل دارند کارمندانشان نسبت به آن‌ها وفادار باشند. اما در عین حال به طور منطقی می‌خواهند کارآیی خود را افزایش دهند. این بلاتکلیفی ذاتی نیز علت دیگر بروز تنش در سازمان‌های جدید است.

تعریف دقیق بوروکراسی ماشینی چیست؟

انتقاد دیگر بر بوروکراسی توسط وارن بینس مطرح شد. از دید وی این شکل از سازمان در حال حاضر با توجه به واقعیات معاصر نوعی ساختار سازمانی متحجر و از رده خارج شده محسوب می‌شود. بوروکراسی از نیازهای سازمان برای نظم، دقت و نیازمندی کارکنان به رفتارهای منصفانه نشأت گرفت. این مدل شکل ایده‌آل و مناسب برای ارزش‌ها و نیازمندی‌های «عصر ویکتوریا» بود. چهار عامل را می‌توان به عنوان تهدیدهای مستقیم بر علیه بوروکراسی برشمرد.

• تغییرات پیش‌بینی نشده: بوروکراسی با تعریف دقیق از سلسله مراتب و قوانین با نیازمندی‌های متغیر محیط معاصر سازگار نیست.
• رشد اندازه سازمان: در عمل عنصر پیچیدگی، تقریباً به طور غیرقابل تغییری در هر زمان که تغییرات قابل ملاحظه‌ای در اندازه سازمان پیش می‌آید، هویدا می‌گردد.
• تنوع فزاینده: رشد سریع و تغییرات شدید و تخصصی شدن فزاینده، با سلسله مراتب دقیقاً تعریف شده، قوانین و رویه‌های ثابت و غیرشخصی سازگار نیست.
• تغییر در فلسفه و تفکر مدیریتی: مدیران امروز با یک تغییر ظریف ولی قابل پیش‌بینی در فلسفه وجودی سازمان و مدیریت مواجه هستند.

اودی مطرح کرد مدل وبر در تعیین یکسری متغیرهای ساختاری نباید به عنوان موضوع تعریف بلکه باید به عنوان موضوعی که قابل بررسی تجربی باشد، در نظر گرفته شود. وی ادعای وبر را در مورد اینکه سازمان‌های بوروکراتیک لزوماً دارای شکل عقلایی نیز می‌باشند زیر سوال برد. اودی ویژگی‌های بوروکراتیک این سازمان‌ها را که شامل جنبه‌هایی مانند ساختار قدرت سلسله مراتبی و ستاد اداری تخصصی می‌باشد از ویژگی‌های «عقلایی» آن که شامل اهداف مشخص و محدود و توزیع پاداش بر مبنای حاصل کار می‌شد جدا کرد.
اودی دریافت سازمان‌هایی که دارای جنبه‌های بوروکراتیک بیشتری هستند، نسبت به سازمان‌هایی که فاقد آن می‌باشند، جنبه‌های عقلایی بیشتری را ارائه نمی‌دهند. این نقدها و یافته‌های مرتبط، اعتبار تیپ ایده‌آل وبر و یا حداقل مفهوم وی از بوروکراسی را که به سیستم‌های اداری عقلایی اطلاق می‌شد، زیر سوال بردند.

بررسی دقیق نوشته‌های وبر روشن می‌کند که او بین عقلایی گرایی عملی یا کارکردی و عقلایی گرایی رسمی فرق قائل شده و بوروکراسی را به مفهوم دومی عقلایی دانسته است. عقلایی گرایی رسمی به منشاء عمل یعنی قوانین و مقررات اشاره دارد.

تعریف دقیق نظریه رفتار اداری سایمون در سازمان عقلایی چیست؟

سایمون پیشنهاد جایگزینی «انسان اقتصادی» را که به وسیله منافع شخصی برانگیخته شده و به طور کامل از کلیه جایگزین‌های موجود آگاه است با چهره انسانی‌تری به نام «انسان اداری» داد. انسانی که به دنبال تعقیب منافع شخصی است، اما همیشه نمی‌داند که آن‌ها چه هستند، فقط از تعدادی از جایگزین‌های ممکن آگاه است و به دنبال استقرار یک راه‌حل مناسب در مقابل یک راه‌حل بهینه است.

از دیدگاه سایمون سازمان هم تصمیم‌گیری را تسهیل کرده و هم افراد را در تصمیماتی که اتخاذ می‌نمایند، پشتیبانی می‌کند. وی خاطر‌نشان می‌کند که هدف‌ها تنها در مواردی که وارد حیطه تصمیمات افراد می‌شوند بر رفتار اثر می‌گذارند. هدف‌ها مبانی ارزشی لازم برای تصمیمات را فراهم می‌آورند.

سایمون سلسله مراتبی از اهداف را تشریح می‌کند که هر سطح آن به عنوان یک هدف، نسبت به سطوح پایین و یک وسیله نسبت به سطوح بالایی تلقی می‌شود. از طریق ساختار سلسله مراتبی اهداف، رفتار به سمت انسجام و ثبات سوق می‌یابد. برای هر عضو مجموعه جایگزین‌های رفتاری بر حسب مقیاس جامعی از ارزش‌ها تعیین می‌شود.

مدل نفوذ سازمان سایمون بر کنترل بدون مزاحمت افراد تأکید دارد؛ آموزش و کانالیزه کردن اطلاعات و توجه کردن نسبت به صدور دستورات و تنبیهات نقش بیشتری در ایجاد رفتار قابل اطمینان بازی می‌کند. با فراهم آوردن هدف‌های فرعی منسجم، انتظارات ثابت، اطلاعات و تسهیلات لازم، برنامه‌های عملکردی عادی و به طور کلی یک سری محدودیت‌هایی که در چارچوب آن‌ها تصمیمات اتخاذ می‌گردند. سازمان این مفروضات را در اختیار افراد قرار می‌دهند.

جهت ارتقاء سطح کیفی مقالات و تکمیل مباحث مربوط لطفا نظرات و دیدگاههای خود را در پایان این مقاله درج کنید، همچنین چند مقاله مرتبط با موضوع سازمان عقلایی برای مخاطبان سایت شریف استراتژی به اشتراک گذاشته شده است.

• What Is Rational Organization?
• Rational Modern Organization Theory
• What Is Rational Organization Theory? 
• Chapter Two: Organizations as Rational Systems
• Rational System Definition of Organizations